Gestionar los campos de gastos integrados

Puedes determinar la visibilidad y las opciones necesarias para la revisión o la presentación para cada campo de gasto integrado al que se apliquen.

Opciones de visibilidad específicas

Payhawk te permite controlar los empleados que pueden ver campos de gastos específicos.

Las opciones de visibilidad disponibles para los siguientes campos de gastos son específicas:

El campo de gasto Documento solo puede establecerse en Todos.
Los campos de gastos Fecha del documento y Proveedor no pueden establecerse en Nadie.
El campo de gasto Tipo de impuesto no puede establecerse en Todos.

Si se ha desactivado la opción Permitir que los empleados sean miembros de varios equipos, el campo Equipo:

Mostrará las opciones de visibilidad Contables y Administradores y Nadie.
Mostrará el botón de conmutación Necesario para la revisión si la visibilidad está establecida en Contables y administradores.

Si se ha activado la opción Permitir que los empleados sean miembros de varios equipos en el menú Ajustes > Equipos, el campo de gastos Equipo:

Tiene la visibilidad establecida en Todos como solo lectura.
Muestra los botones de conmutación Obligatorio para la presentación del gasto y Necesario para la revisión que se pueden configurar.

Establecer la visibilidad de los campos de gastos integrados

Payhawk te facilita el control de los empleados que pueden ver campos de gastos específicos.

Para cambiar la visibilidad del campo de gastos Tipo de documento, por ejemplo:

Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Ajustes > Campos de gastos.
Haz clic en el campo de gasto integrado que quieras, por ejemplo, Tipo de documento.
Haz clic en el botón desplegable y selecciona los perfiles de usuario que pueden acceder al campo, por ejemplo, Contables y administradores.
Haz clic en Guardar cambios.

Especificar ajustes de revisión de campos de gastos integrados

Como administrador de Payhawk, también puedes definir qué campos de gastos integrados son necesarios para la revisión. Como resultado de esto, si se ha dejado en blanco alguno de los campos necesarios, los contables de Payhawk no podrán marcar el gasto como revisado (desde la aplicación Gastos).

Si la visibilidad del campo de gasto integrado es Nadie, el ajuste Necesario para la revisión no está disponible.

Para habilitar el ajuste Necesario para la revisión para un campo de gasto integrado:

Ve a Ajustes > Campos de gastos.
Haz clic en el campo de gasto integrado que quieras, por ejemplo, Fecha del documento.
Activa la opción Necesario para la revisión.

Especificar ajustes de envío de los campos de gastos integrados

Los campos obligatorios para el envío son aquellos que los empleados deben rellenar antes de presentar los gastos.

Obligatorio para la presentación del gasto solo está disponible si la visibilidad del campo de gasto integrado es Todos.

Para habilitar el ajuste Obligatorio para la presentación del gasto para un campo de gasto integrado:

Ve a Ajustes > Campos de gastos.
Haz clic en el campo de gasto integrado que quieras, por ejemplo, Fecha del documento.
Activa la opción Obligatorio para la presentación del gasto.

Configuración de las categorías de gastos

Las categorías de gastos proporcionan opciones adicionales para las estrategias de sugerencia relacionadas con la población automática de datos de gastos en el campo de categoría del gasto. Para obtener más información, consulte el artículo sobre las estrategias de sugerencia para las categorías de gastos y los campos de gastos personalizados.