Cuando tiene una conexión activa con un sistema de RR. HH., los datos de sus empleados se transfieren automáticamente a Payhawk, reduciendo así el esfuerzo manual para dar de alta a los empleados que empiezan y dar de baja a los que se van y conservando la coherencia de los datos maestros en todos los sistemas.
Sobrescribir los datos de los empleados
Si están disponibles en su sistema de RR. HH., los siguientes datos del empleado se sobrescribirán en Payhawk:
Nombre y apellidos.
Números de teléfono: si se ha cambiado un número de teléfono, la próxima vez que el empleado se conecte a Payhawk, se le pedirá que verifique el nuevo.
Este mecanismo también se aplicará a la sincronización de datos posterior.
Por motivos de seguridad, las direcciones de correo electrónico que se hayan modificado en el sistema no se sobrescriben automáticamente en Payhawk. Se notificará a los administradores de Payhawk acerca de las discrepancias y podrán tomar las medidas oportunas.
Añadir empleados
Al establecer la conexión entre Payhawk y su sistema de RRHH, todos los empleados a los que haya permitido el acceso se añadirán a Payhawk automáticamente y recibirán una invitación por correo electrónico por parte del sistema.
Cuando los datos se sincronizan inicialmente desde el sistema de RR. HH., los usuarios de Payhawk se emparejan con los empleados en el sistema de RR. HH. basándose en sus direcciones de correo electrónico. Cuando el mecanismo de sincronización de datos no pueda identificar un usuario de Payhawk con una dirección de correo electrónico concreta, añadirá automáticamente al empleado como nuevo usuario y le enviará un enlace de invitación para iniciar sesión en Payhawk.
Restringir la sincronización de empleados
Puede restringir que los empleados de su sistema de RRHH se sincronicen con Payhawk al establecer la conexión entre los dos sistemas. Para ello, debe configurar las credenciales de acceso deseadas en su sistema de RRHH para que no sean utilizadas por Payhawk para la sincronización.
Dado que la configuración de las restricciones es diferente para cada sistema de RRHH, consulte la documentación y los recursos de Merge:
Eliminar empleados
Con la sincronización de datos inicial, los usuarios de Payhawk que no coincidan con sus direcciones de correo electrónico en el sistema de RR. HH. serán considerados usuarios externos y serán denunciados a los administradores de Payhawk como no coincidentes. Si se supone que no deben tener acceso al sistema, puede eliminarlos manualmente.
En las siguientes ejecuciones de sincronización de datos, la eliminación de los empleados del sistema de RR. HH. tendrá como resultado la eliminación de los usuarios de la cuenta de Payhawk a la que estén asociados y la congelación de sus tarjetas en esta cuenta.
Para asegurar la correcta eliminación de los empleados del sistema Payhawk, se recomienda dar de baja o desactivar a los empleados en su sistema de RRHH en lugar de eliminarlos.
Informes y frecuencia de sincronización
Tras la sincronización inicial de los datos de RR. HH., Payhawk activará automáticamente sincronizaciones diarias cada 24 horas.
Después de cada ejecución de sincronización de datos de RR. HH., los administradores de Payhawk recibirán:
Un correo electrónico resumiendo los empleados nuevos que se han añadido a Payhawk.
Un correo electrónico para cada usuario de Payhawk desactivado con los detalles correspondientes: por ejemplo, sus tarjetas.