Los equipos financieros pueden exportar los datos de los gastos y los pagos de las transacciones liquidadas desde la sección Exportar y, a continuación, utilizar esos datos con fines contables para compartirlos con sistemas ERP y software de contabilidad externos.
Sin embargo, para que el equipo de finanzas pueda seleccionar y utilizar una plantilla de exportación de contabilidad desde la sección Exportar, los administradores de Payhawk tienen que activarla primero desde la cuenta de Payhawk correspondiente.
Si ya has personalizado plantillas Excel o CSV, es posible que algunas de las funciones de las plantillas de contabilidad predefinidas no estén disponibles.
Activación de las plantillas de exportación de contabilidad
Para activar la plantilla de exportación de contabilidad deseada:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ir a la pestaña Ajustes > Exportaciones > Plantillas.
Haz clic en el botón + Añadir plantilla.
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona el formato de plantilla deseado pulsando Utilizar este botón.
Introduzca un nombre para la plantilla y haga clic en Añadir.
Una vez confirmada la selección, la plantilla de contabilidad se añade a la lista de plantillas en la sección Ajustes > Exportaciones > Plantillas > ACTIVO.
Asignación de cuentas para plantillas de exportación de contabilidad
Para poder compartir los datos contables de la plantilla de exportación especificada con el sistema ERP externo o el software de contabilidad que utilices, tendrás que rellenar los valores de ID externos para que se puedan asignar las cuentas entre los dos sistemas.
Ir a la pestaña Ajustes > Exportaciones > Asignación de cuentas.
En la lista de tipos de gastos, cuentas de fondos, cuentas concretas y nombres de entidades de Payhawk, rellena los ID externos correspondientes.
En Asignación personalizada, rellena los campos personalizados que has creado en Payhawk y que desees exportar con la plantilla de contabilidad. Para añadir más campos personalizados, utiliza el botón + Añadir.
Cuando termines, haz clic en Guardar cambios para que la asignación de datos puedan aplicarse a la plantilla.
Archivo de las plantillas de exportación de contabilidad
Si ya no necesitas una plantilla de contabilidad, puedes archivarla.
Ir a la sección Ajustes > Exportaciones > Plantillas > ACTIVO.
Haz clic en el menú de tres puntos de la plantilla de contabilidad que deseas archivar y selecciona la opción Archivar.
Como resultado, la plantilla archivada se moverá a la sección Ajustes > Exportaciones > Plantillas > ARCHIVADO.
Alternativamente:
Ve a Ajustes > Exportaciones > Plantillas.
Selecciona la plantilla que desees haciendo clic en ella.
Haz clic en el menú de tres puntos de la parte superior derecha y selecciona Archivar.
Restauración de las plantillas de exportación de contabilidad
Aunque hayas archivado una plantilla de contabilidad, puedes restaurar su estado activo si necesitas volver a utilizarla:
Ir a la sección Ajustes > Exportaciones > Plantillas > ARCHIVADO.
Haz clic en el menú de tres puntos de la plantilla de contabilidad que desee activar y seleccione la opción Restaurar.
Como resultado, la plantilla restaurada se moverá a la sección Ajustes > Exportaciones > Plantillas > ACTIVO.
Cambio de nombre de las plantillas de contabilidad
Para renombrar una plantilla de contabilidad:
Ve a Ajustes > Exportaciones > Plantillas.
Selecciona la plantilla que desees haciendo clic en ella.
Haz clic en el menú de tres puntos de la parte superior derecha y selecciona Renombrar.
En el cuadro de diálogo que se abre, modifica el nombre y haz clic en Renombrar.
Eliminación de plantillas de contabilidad
Para eliminar una plantilla de contabilidad utilizada para una exportación programada, debes configurar otra plantilla que se utilizará para la exportación programada.
Para eliminar una plantilla de contabilidad de forma permanente:
Ve a Ajustes > Exportaciones > Plantillas.
Haz clic en el menú de tres puntos de la plantilla que desees y seleccione la opción Eliminar.
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la casilla y haz clic en Eliminar plantilla.
Alternativamente:
Ve a Ajustes > Exportaciones > Plantillas.
Selecciona la plantilla que desees haciendo clic en ella.
Haz clic en el menú de tres puntos de la parte superior derecha y selecciona Eliminar.
En el cuadro de diálogo que se abre selecciona la casilla y haz clic en Eliminar plantilla.
Publicación y activación de plantillas
Para que los contables de Payhawk de tu empresa empiecen a utilizar plantillas de contabilidad, tienes que publicarlas para que su última versión esté disponible para su uso en la aplicación Exportar.
Ve a Ajustes > Exportaciones > Plantillas.
Selecciona la plantilla que desees haciendo clic en ella.
Haz clic en el botón Publicar plantilla. Como resultado, se mostrará una confirmación.
Visualización del historial de actualizaciones de la plantilla
Cualquier cambio que los administradores de Payhawk realicen en una plantilla de contabilidad podrá verse en el registro histórico de esa plantilla.
Ve a Ajustes > Exportaciones > Plantillas.
Selecciona la plantilla que desees haciendo clic en ella.
Haz clic en el menú de tres puntos de la parte superior derecha y selecciona Ver historial. Como resultado, se abrirá el diálogo con el historial de plantillas para que puedas verlo.
Desde aquí, puedes restaurar una versión anterior o duplicar una versión anterior y establecerla como nueva plantilla.
Restauración de versiones de plantillas anteriores
En el cuadro de diálogo que muestra el historial de plantillas, haz clic en el menú de tres puntos situado junto a la versión que deseas restaurar y selecciona la opción Restaurar esta versión. Como resultado, se actualizará la versión actual y el registro del historial mostrará la acción.
Duplicación de plantillas de contabilidad
Puedes utilizar una plantilla de contabilidad existente y crear otra sobre ella. En estos casos, puedes duplicar la plantilla existente.
En el cuadro de diálogo que muestra el historial de plantillas, haz clic en el menú de tres puntos situado junto a la versión que deseas duplicar y selecciona la opción Duplicar como nueva plantilla. Como resultado, la versión actual se añadirá a la lista de plantillas activas.
