Par conception, Payhawk exporte les factures de dépenses vers Microsoft Dynamics 365 Finance en tant que Factures de fournisseur. Comme toutes les dépenses ne sont pas des factures, vous pouvez désormais exporter toutes les dépenses de reçus sous forme d’entrées de journal depuis Payhawk.
Cette capacité signifie que les entités qui ont automatisé l’exportation de leurs dépenses seront en mesure d’éviter l’inconvénient de déclarer automatiquement les factures aux autorités fiscales gouvernementales lors de l’importation d’une dépense de reçu.
Pour obtenir davantage d’informations, consultez l’article sur l’Exportation des dépenses et des paiements de Payhawk vers Microsoft Dynamics 365 Finance.
Activation de l’exportation des reçus en tant qu’entrées de journal
Pour activer l’exportation des dépenses de reçus en tant qu’entrées de journal dans Microsoft Dynamics 365 Finance, sélectionnez l’option correspondante dans le menu déroulant de l’assistant de configuration lors de l’établissement de la connexion entre Payhawk et l’ERP.
Sur le même écran, choisissez un compte Comptes fournisseurs dans la liste disponible dans Microsoft Dynamics 365 Finance pour effectuer l’exportation des reçus.
Exportation des reçus en tant qu’entrées de journal
Pour exporter une dépense de Payhawk en tant qu’entrée de journal dans Microsoft Dynamics 365 Finance, sélectionnez Reçu dans le menu déroulant Type de document lors du téléchargement de cette dépense dans l’application Dépenses.
Le champ Type de document sera disponible pour la dépense, sauf si la visibilité du Type de document est définie sur Personne dans l’application Paramètres.
Données relatives aux reçus exportées dans Microsoft Dynamics 365 Finance
Après avoir marqué une dépense comme vérifiée, Payhawk exportera la dépense du reçu sous forme d’entrée de journal, ce qui se traduira par la création des catégories suivantes dans le système ERP sous l’onglet Lignes :
Le champ Débit affichera la Catégorie de dépenses que vous avez sélectionnée dans Payhawk.
Le champ Crédit affichera le compte Comptes fournisseurs que vous avez sélectionné dans le système ERP.
Le champ Nom affichera le Nom du fournisseur que vous avez sélectionné dans Payhawk. En cas de remboursement, Payhawk considérera l’employé en tant que fournisseur.
Outre ces champs spécifiques, Payhawk exportera les mêmes données que les autres exportations :
Toutes les catégorisations seront appliquées de la même manière aux factures des fournisseurs (service, classe, emplacement, segment, champ du corps de la transaction).
Un document sera associé dans l’onglet Communication.
Lorsque le paiement aura été effectué par Payhawk puis réglé, Payhawk créera automatiquement un paiement de facture et l’appliquera au journal ouvert. L’onglet Impact du GL affichera les données suivantes :
Le champ Débit affichera le compte Compte fournisseur que vous avez sélectionné dans le système ERP.
Le champ Crédit affichera le compte bancaire dans Payhawk.