Lorsque vous mettez en place la structure de votre entreprise dans Payhawk et que vous invitez des employés à rejoindre vos équipes, le système vous demandera de définir leurs rôles. Ce rôle attribué détermine leur niveau d'accès et de visibilité sur les données des dépenses de votre entreprise au sein de la plateforme.
Rôles par défaut dans Payhawk
Lorsque vous invitez un employé, vous devez lui attribuer l'un des rôles par défaut fournis par Payhawk, comme décrit dans le tableau ci-dessous.
Rôle | Droits |
Employé | Les employés de Payhawk sont détenteurs de cartes d'entreprise Payhawk émises par leur entreprise. Ils peuvent soumettre et classer leurs dépenses, mais également consulter les détails relatifs à leurs cartes et aux abonnements associés. |
Comptable | Les comptables Payhawk disposent de toutes les permissions des employés Payhawk, avec des capacités supplémentaires. Ils peuvent gérer et vérifier les dépenses, modifier les données extraites et exporter les informations relatives aux dépenses à des fins de reporting ou de comptabilité. |
Administrateur | Les administrateurs Payhawk disposent d'un accès complet, y compris tous les droits accordés aux comptables Payhawk. En outre, ils peuvent émettre et désactiver des cartes d'entreprise, ajuster les limites des cartes, configurer et appliquer des politiques de dépenses, activer ou désactiver les retraits d'argent, inviter de nouveaux employés sur la plateforme et gérer la facturation Payhawk et d'autres paramètres administratifs. |
Autres rôles dans Payhawk
En plus des rôles par défaut attribués aux employés dans Payhawk, vous pouvez attribuer des rôles supplémentaires qui correspondent à vos workflows internes et à vos besoins organisationnels.
Payhawk vous permet de créer des rôles en rapport avec la structure de votre entreprise, comme par exemple
Responsable d'équipe
Responsable de second niveau
Responsable de catégorie
Responsable de champ personnalisé
Employés spécifiques pour les workflows d'approbation personnalisés
Pour plus d'informations, consultez l'article sur les approbateurs de workflow.
Règles générales en matière de visibilité dans Payhawk
L'attribution d'un rôle à un employé dans Payhawk définit ses droits spécifiques en matière de visibilité. Payhawk limite l'accès aux dépenses, aux achats et aux notes de frais en fonction de certaines conditions :
Un employé ne peut consulter que les dépenses ou les demandes d'achat qu'il a personnellement soumises (c'est-à-dire qu'il en est le propriétaire) ou celles qui sont associées à une équipe dont il a été désigné comme Responsable d'équipe.
Les modifications apportées aux rôles des utilisateurs n'ont d'incidence que sur la visibilité des dépenses futures. Les workflows et les approbations existants pour les dépenses déjà soumises ne sont pas affectés.
Les dépenses soumises sans affectation d'équipe appropriée peuvent interrompre les workflows d'approbation. Par défaut, ces dépenses sont acheminées vers les administrateurs Payhawk pour approbation. Pour plus de détails, consultez l'article relatif aux attributions de workflows.
Rôles des utilisateurs et visibilité au niveau de l'équipe
Dans Payhawk, les rôles et les affectations d'équipe jouent un rôle clé dans la détermination de ce que les employés peuvent voir sur la plateforme. La visibilité des dépenses est régie par le rôle d'utilisateur d'un employé et son association avec des équipes spécifiques :
Les employés peuvent consulter les dépenses ou les demandes d'achat qu'ils ont soumises, ainsi que celles liées aux équipes qu'ils gèrent.
Si un employé n'appartient pas à l'équipe associée à une dépense ou ne la gère pas, il n'aura pas accès à cette dépense.
Dans les scénarios hors bureau, les approbations de workflow peuvent être déléguées ; cependant, les droits de visibilité ne sont pas transférés. Par conséquent, les approbateurs délégués doivent effectuer les approbations directement à partir de la boîte de réception Payhawk.
Certains rôles, tels que les administrateurs Payhawk ou les Responsables d'équipe désignés, peuvent soumettre des dépenses au nom d'autres employés.
Changements de rôles et modifications de comptes
Lorsqu'un rôle Payhawk est modifié (par exemple, d'employé à comptable), les droits de visibilité de l'utilisateur seront mis à jour en conséquence. Cependant, les workflows ne sont affectés que pour les dépenses soumises après le changement. Cette approche garantit que les workflows existants pour les dépenses soumises précédemment restent intacts et ne soient pas perturbés.
Les modifications apportées aux paramètres du compte, telles que les changements de méthodes de paiement ou d'attributions des cartes, peuvent temporairement affecter l'affichage des notes de frais. Pour éviter toute perturbation, assurez-vous que toutes les transactions sont correctement associées et à jour.
Meilleures pratiques en matière de soumission et d'acheminement des dépenses
Pour maintenir une visibilité précise et s'assurer que les dépenses soient correctement acheminées pour approbation, suivez ces bonnes pratiques :
Les employés doivent toujours remplir tous les champs obligatoires, en particulier le champ Équipe, avant de soumettre une dépense. Des informations manquantes ou incorrectes peuvent perturber à la fois la visibilité et le workflow d'approbation.
Si une dépense a été mal acheminée, les propriétaires doivent demander qu'elle leur soit renvoyée, mettre à jour les champs nécessaires et la soumettre à nouveau. Cela déclenchera un workflow d'approbation actualisé sur la base des informations corrigées.