Lorsque vous invitez des employés à rejoindre vos équipes, vous devrez leur attribuer un rôle Payhawk et, si nécessaire, étendre leurs autorisations en leur attribuant des rôles de responsables d'équipe ou d'assistants exécutifs. Ces rôles et extensions de rôles définissent les autorisations de vos employés et l'accès à la visibilité des données de dépenses de l'entreprise dans Payhawk.
Règles générales de visibilité dans Payhawk
L'attribution d'un rôle Payhawk à un employé définit ses droits de visibilité spécifiques. Payhawk limite l'accès aux dépenses, aux demandes et au reporting de dépenses en fonction de certaines conditions :
Les employés qui se sont vus attribuer le rôle d'employé Payhawk ne peuvent consulter que les dépenses ou les demandes qu'ils ont personnellement soumises.
Les employés qui se sont vus attribuer l'extension du rôle de responsable d'équipe peuvent accéder aux dépenses, aux cartes et aux demandes associées à leurs équipes.
Les employés qui se sont vu attribuer l'extension du rôle d'assistant de direction peuvent accéder aux dépenses, aux cartes et aux demandes du dirigeant auquel ils ont été affectés.
Certains rôles, tels que les administrateurs Payhawk, peuvent soumettre des dépenses pour le compte d'autres employés.
Les modifications apportées au rôle Payhawk d'un employé n'auront un impact que sur sa visibilité pour les dépenses futures. Les workflows et les approbations existants pour les dépenses précédemment soumises ne seront pas affectés.
Les dépenses soumises sans affectation d'équipe appropriée peuvent interrompre les workflows d'approbation. Par défaut, ces dépenses sont acheminées vers les administrateurs Payhawk pour approbation. Pour plus d'informations, consultez l'article sur les attributions du workflow.
Visibilité basée sur l'équipe
L'accès des employés aux dépenses, cartes et demandes liées à l'équipe dans Payhawk est déterminé par le rôle qui leur est attribué, leur association avec des équipes spécifiques et l'attribution éventuelle de l'extension de rôle de responsable d'équipe. Pour plus d'informations, consultez les détails sur les Extensions de rôle de Payhawk.
Modifications de rôles et de comptes
Lorsque le rôle Payhawk attribué à un employé est modifié (par exemple, d'employé à comptable), les droits de visibilité de l'employé sont mis à jour en conséquence. Cependant, les workflows d'approbation ne sont affectés que pour les dépenses soumises après le changement. Cette approche garantit que les workflows existants pour les dépenses soumises précédemment restent intacts et ne sont pas perturbés.
Les modifications apportées aux paramètres du compte, telles que les changements de méthodes de paiement ou d'affectation des cartes, peuvent temporairement affecter l'affichage du reporting de dépenses. Pour éviter toute perturbation, assurez-vous que toutes les transactions sont correctement liées et à jour.
Bonnes pratiques pour la soumission des dépenses et l'acheminement correct
Pour maintenir une visibilité précise et s'assurer que les dépenses sont correctement acheminées pour approbation, suivez les meilleures pratiques suivantes :
Les employés doivent toujours remplir tous les champs obligatoires, en particulier le champ Équipe, avant de soumettre une dépense. Des informations manquantes ou incorrectes peuvent perturber à la fois la visibilité et le workflow d'approbation.
Si une dépense a été mal acheminée, les propriétaires doivent demander qu'elle leur soit renvoyée, mettre à jour les champs nécessaires et la soumettre à nouveau. Cela déclenchera un workflow d'approbation actualisé sur la base des informations corrigées.