L'intégration directe entre Payhawk et Xero vous permet d'avoir un contrôle total sur les données échangées entre les deux systèmes.
Payhawk effectue la synchronisation des données lors de la première connexion à Xero. Les administrateurs Payhawk peuvent éventuellement déclencher la synchronisation des données à la demande.
L'intégration crée ou met en correspondance un compte bancaire pour chaque devise active dans Payhawk. Vous indiquerez également la date de début des soldes que vous souhaitez synchroniser entre Payhawk et Xero.
Le diagramme suivant montre toutes les données qui sont automatiquement synchronisées entre les systèmes.
Transfert des paiements vers Xero
Pour des raisons comptables, Payhawk exporte uniquement les transactions réglées. Cela signifie que si un paiement a été autorisé, mais n'a pas encore été réglé, Payhawk ne l'exportera pas vers Xero.
Une fois une transaction réglée par la banque, sa date de règlement et son montant seront automatiquement exportés vers le compte bancaire Payhawk dans Xero sous forme de ligne de relevé bancaire.
Pour plus d'informations sur l'intégration Payhawk-Xero, consultez l'article sur la synchronisation de vos comptes Payhawk et Xero.
Transfert des dépôts vers Xero
Par défaut, une fois qu'un dépôt a été reçu, Payhawk envoie automatiquement la transaction de dépôt sous forme de ligne de relevé bancaire dans Xero.
Parfois, l'exportation automatique des dépôts n'est pas souhaitée en raison des paramètres prédéfinis requis. Dans ce cas, contactez Payhawk pour désactiver la fonction d'exportation automatique des dépôts.
Transfert des dépenses vers Xero
Une fois qu'une dépense a été examinée, Payhawk transmet cette dépense à Xero.
Ces conventions s’appliqueront aux dépenses spécifiques suivantes :
Les Dépenses par carte seront exportées en tant que Factures payées depuis le compte bancaire correspondant.
Les Dépenses en espèces seront exportées en tant que Factures payées.
Les Dépenses remboursables sont exportées en tant que Factures à payer. Pour les dépenses de remboursement, Payhawk utilise l'employé comme fournisseur.
Les Dépenses bancaires sont exportées en tant que Factures à payer.
Lorsque les factures impayées sont marquées comme payées ou payées directement via Payhawk, elles sont automatiquement mises à jour en tant que Factures payées si Payhawk réussit à les faire correspondre à un paiement sur Xero.
Association des factures aux paiements
Lorsqu'une facture d'achat sera enregistrée et si la dépense a été payée via Payhawk, Payhawk créera et associera automatiquement une entrée du journal de paiement.
Champs de données exportés vers Xero
Payhawk exporte les champs de données vers le système Xero suivants :
Fournisseur : si le fournisseur n'est pas dans le système Xero, Payhawk informera l'utilisateur qu'il peut s'agir d'un nouveau fournisseur et affichera l'option de le créer à partir de Payhawk ou, si le rôle de l'utilisateur est celui d'un employé, de le demander depuis un rôle d'administrateur.
Catégorie - Mise en correspondance avec le plan comptable Xero.
Numéro du document
Préfixe du numéro de document - Ce champ facultatif vous permet de donner un préfixe à toutes les dépenses effectuées via Payhawk et de les visualiser facilement pour les exporter vers Xero.
Date du document
Période de service - Une fois que l'administrateur aura modifié la date de la Période de service dans Payhawk, cela écrasera la Date du document de la dépense enregistrée dans le système ERP.
Date d'échéance - Pour toutes les dépenses bancaires, Payhawk exporte la date d'échéance. Si aucune date d'échéance n'est saisie, la date de la dépense est utilisée comme date d'échéance.
Note - La note explicative du titulaire de la carte pour la dépense est disponible dans le champ Description de la dépense dans Xero.
Image du document
Montant - Le montant total moins le taux d'imposition de la dépense.
Devise
Taux de TVA - Le taux d'imposition fourni par Xero.
Catégories de suivi - Payhawk importe les dimensions Xero et permet de les utiliser comme champs de dépenses.
Frais - Lorsque la transaction est accompagnée d'un frais, ce frais crée une entrée de journal de paiement distincte dans le compte dédié lors de la connexion au système ERP.