Les politiques de dépenses de Payhawk vous permettent de gérer plusieurs cartes avec une politique prédéfinie pour les limites de dépenses configurées et les paramètres de carte pour les cadres, les gestionnaires et les employés.
Toutes les cartes auxquelles une politique de dépenses a été attribuée sont soumises aux règles définies de cette politique.
Avantages salariés
Vous pouvez définir des contrôles de dépenses au niveau du groupe tout en gérant toutes les cartes en masse sans avoir à gérer des contrôles individuels.
Vous pouvez définir une limite pour l’approbation automatique des demandes ou définir des règles personnalisées avec plusieurs employés responsables de l’approbation de chaque seuil. Vous pouvez également définir une politique de dépenses rigide et fixer une limite mensuelle récurrente de zéro pour les employés, approuvant ainsi chaque demande au fur et à mesure qu’elle passe par le système.
Grâce aux contrôles de carte avancés pris en charge, vous pouvez personnaliser les politiques de dépenses Payhawk pour mettre sur liste noire des commerçants spécifiques ou interdire les dépenses dans un pays ou une région donné, par exemple.
Limites de dépenses
Dans Payhawk, les limites de dépenses définissent le montant qu’un titulaire de carte peut dépenser par transaction unique. Elles peuvent être définies pour des cartes individuelles ou dans le cadre des politiques de dépenses de votre entreprise.
Pour plus d’informations sur les limites de dépenses dans Payhawk et la liste complète, consultez la section sur les limites de dépenses pour les cartes individuelles.
Contrôles de cartes
Dans Payhawk, les contrôles autorisent ou bloquent les dépenses des fonds de l’entreprise. Ils peuvent être définis pour des cartes individuelles ou dans le cadre des politiques de dépenses de votre entreprise.
Pour plus d’informations sur les contrôles de carte dans Payhawk et la liste complète, consultez la section sur les contrôles de carte pour les cartes individuelles.
Aperçu de la politique de blocage automatique des cartes
Dans Payhawk, le blocage automatique est un mécanisme avancé de politique de dépenses. S’il est activé, il bloque automatiquement les cartes associées à cette politique de dépenses lorsque les titulaires de carte n’ont pas soumis leurs dépenses dans un délai prédéfini.
Pour activer le blocage automatique des cartes, vous devez définir :
Ce que Payhawk traitera comme une dépense « en retard », c’est-à-dire le nombre de jours pendant lesquels les documents relatifs à une dépense n’ont pas été soumis.
Le nombre de dépenses tardives que vous souhaitez tolérer avant de bloquer la carte.
Une fois que vous avez activé la limite de blocage automatique de la carte, le système commencera à suivre toutes les nouvelles dépenses pour les cartes auxquelles cette politique de dépenses est attribuée.
Pour éviter le blocage involontaire des cartes, le blocage automatique des cartes s’applique uniquement aux nouvelles dépenses.
Par conséquent :
Les titulaires de carte qui ont des dépenses en retard commenceront à voir des avertissements sur le portail web Payhawk et sur l’application mobile qui les inviteront à soumettre les documents manquants.
Si les titulaires de carte sont proches du seuil des dépenses de retard maximales prédéfinies, ils recevront une notification 24 heures à l’avance sur leur téléphone et par e-mail.
Si les titulaires de carte atteignent le seuil maximum, ils seront informés que leurs cartes sont bloquées par la politique de dépenses de leur entreprise.
Pour débloquer leurs cartes, les titulaires de cartes doivent soumettre leurs dépenses en retard. Dès que les dépenses en retard descendent en dessous du seuil de la politique de dépenses, Payhawk débloquera automatiquement leurs cartes. Pour plus d’informations, consultez les articles sur les politiques d’entreprise affectant les titulaires de cartes.
Le blocage automatique des cartes ne peut s'appliquer qu'aux cartes individuelles des employés.