Les politiques de dépenses définissent un ensemble de limites de dépenses et de contrôles de carte avancés qui peuvent être attribués aux cartes des employés.
Créer une politique de dépenses
Pour créer une politique de dépenses dans votre entreprise :
Dans le portail web Payhawk, accédez à l’onglet Cartes > Politiques.
Cliquez sur le bouton + Nouveau. Si vous n’avez pas défini de politique de dépenses au préalable, cliquez sur le bouton Créer la première politique.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, renseignez les informations suivantes :
Sous Nom de la politique, indiquez un nom pour votre politique de dépenses.
Sous Limite de dépenses, définissez la limite de carte pour les cartes couvertes par la politique.
Sous Récurrence, définissez la période de rechargement du montant de la carte (par exemple, une limite mensuelle récurrente).
Sous Paramètres de limite, définissez la manière dont les titulaires de carte, dans le cadre de la politique de dépenses, seront autorisés à dépenser le montant de la carte :
Sélectionnez Augmenter à pour permettre le report de la demande de fonds sur les périodes de complément.
Sélectionnez Augmenter avec pour permettre aux fonds disponibles de la carte de s’accumuler au cours des périodes de rechargement.
Sélectionnez Régler sur pour définir une limite permanente pour chaque période de rechargement.
Sous Demandes de fonds, dans le menu déroulant, sélectionnez si les demandes de fonds supplémentaires des employés dans le cadre de la politique de dépenses seront autorisées ou bloquées. Si elles sont autorisées, définissez leur workflow d’approbation.
Cliquez sur Continuer. Sur l’écran suivant, vous pouvez désormais définir les contrôles de carte avancés pour votre politique de dépenses.
Configurer des contrôles de carte pour une politique de dépenses
Après avoir défini les limites de dépenses et les contrôles généraux de carte pour votre politique de dépenses, vous pouvez maintenant définir les contrôles avancés de carte pour la politique :
Sous Contrôles avancés :
Paiements en ligne : activez ou désactivez les paiements en ligne en activant ou en désactivant respectivement le bouton bascule.
Retraits aux distributeurs automatiques : activez ou désactivez les retraits aux distributeurs automatiques en activant ou en désactivant respectivement le bouton bascule. Si cette option est activée, définissez si les retraits aux distributeurs automatiques seront toujours autorisés ou uniquement autorisés sur demande soumise par les titulaires de carte en vertu de la politique.
Limite journalière : définissez une limite journalière en activant le bouton bascule. Si cette option est activée, indiquez le montant dans le champ de saisie.
Limite de transaction unique : définissez une limite de transaction unique en activant le bouton bascule. Si cette option est activée, saisissez le montant dans le champ de saisie.
Pays et région : définissez les pays ou régions dans lesquels vous souhaitez empêcher les transactions par carte en activant le bouton bascule. Si ce bouton est activé, sélectionnez les lieux spécifiques que vous souhaitez bloquer.
Jour et heure : définissez un fuseau horaire pour vos dépenses en activant le bouton bascule. Si ce bouton est activé, sélectionnez les jours et les heures.
Catégorie de marchand : autorisez uniquement des catégories de commerçants spécifiques en activant le bouton bascule. Si ce bouton est activé, sélectionnez les catégories dans la liste déroulante.
Marchand : mettez les marchands sur liste noire en activant le bouton bascule. Si ce bouton est activé, sélectionnez les marchands dans la liste déroulante.
Cartes à blocage automatique : activez ou désactivez la fonction de blocage automatique de la carte en allumant ou en désactivant respectivement le bouton bascule. Depuis la liste déroulante, sélectionnez le nombre de jours après lequel le système traitera une dépense aussi tard. Dans le champ suivant, sélectionnez le nombre de dépenses tardives qui, une fois atteintes, bloqueront automatiquement la carte du titulaire de carte respectif.
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer votre choix.
Modifier une politique de dépenses
Pour modifier une politique de dépenses existante dans votre entreprise :
Accédez à l’onglet Cartes > Politiques.
Sélectionnez la politique que vous souhaitez modifier en cliquant dessus.
Dans le champ Paramètres généraux, cliquez sur Modifier.
Modifiez les informations voulues et cliquez sur Enregistrer.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Oui pour confirmer vos modifications.
Modifier les contrôles de carte pour une politique de dépenses
Pour modifier les contrôles de carte avancés existants :
Accédez à l’onglet Cartes > Politiques.
Sélectionnez la politique souhaitée en cliquant dessus.
Dans le champ Contrôles avancés, cliquez sur le bouton Modifier.
Modifiez les informations voulues et cliquez sur Enregistrer.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Oui pour confirmer vos modifications.
Supprimer une politique de dépenses
Pour supprimer une politique de dépenses :
Accédez à l’onglet Cartes > Politiques.
Sélectionnez la politique que vous souhaitez supprimer en cliquant dessus.
Cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez l’option Supprimer.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Oui pour confirmer votre choix. Ainsi, toutes les cartes concernées appliqueront leurs paramètres individuels.
