Pour importer des documents de dépenses dans Payhawk, vous pouvez prendre une photo en utilisant l'appareil photo de votre téléphone et bénéficier de la fonctionnalité OCR de Payhawk, importer des images depuis votre galerie, ajouter des fichiers PDF depuis votre dossier Fichier, ou partager des documents directement depuis votre e-mail en utilisant la fonction d'importation de fichiers de votre appareil.
Vous pouvez également utiliser les outils d'appareil photo intégrés pour améliorer la qualité des documents et joindre plusieurs documents à une seule dépense, si nécessaire.
Prendre des photos des reçus et des factures ou les ajouter sous forme d'images et de fichiers à partir de votre téléphone
Lorsque vous créez une dépense sur votre appareil mobile, vous pouvez joindre un reçu ou une facture en utilisant l'une des méthodes suivantes, en fonction de votre situation :
Utiliser l'appareil photo de votre téléphone pour capturer le document au moment de la création de la dépense.
La technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) de Payhawk détectera automatiquement le document, prendra la photo, ajustera ses bords et extraira les données du fournisseur pour vous.
Vous pouvez également prendre la photo manuellement si vous le souhaitez.
Importer une image depuis la galerie photo de votre téléphone.
Joindre un fichier à partir du dossier Fichier de votre téléphone.
Importation de plusieurs reçus et facturespour une dépense
Dans Payhawk, vous pouvez ajouter deux ou plusieurs reçus et factures à une dépense, à la fois lors de la création de la dépense et par la suite.
L'extraction de données de Payhawk suggérera les données de dépenses du premier document que vous importez.
Pour joindre plusieurs reçus ou factures à une facture, à une dépense remboursable ou à une dépense par carte déjà créée, ouvrez la dépense et appuyez sur le bouton +(plus). Pour plus d'informations, consultez l'article relatif à la création et à la soumission de dépenses à partir de l'application mobile Payhawk.
Vous pouvez ajouter des documents supplémentaires aux dépenses soumises, non soumises ou renvoyées. Pour ce faire, commencez par sélectionner l'option Modifier, puis appuyez sur le bouton + (plus) pour importer d'autres fichiers.
Si vous avez accidentellement importé un reçu ou une facture dans la mauvaise dépense, vous pouvez le/la déplacer vers la bonne dépense en utilisant l'option Déplacer vers une autre dépense dans le portail web Payhawk.
Rotation des reçus et factures joints
Après avoir pris une photo de votre document de dépenses, vous pouvez faire pivoter l'image en appuyant sur l'icône Modifier.
Amélioration de la lisibilité des reçus et des factures jointes
Si les données de la note de frais sont difficiles à lire, vous pouvez améliorer leur lisibilité en utilisant les modes d'affichage disponibles via l'icône Étoiles.
Suppression et remplacement des reçus et factures joints
Si l'image d'un reçu ou d'une facture que vous avez importé(e) lors de la création de la dépense est de mauvaise qualité, vous pouvez la remplacer de la manière suivante :
Ouvrez la dépense, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Rejeter le document.
Confirmez votre action en appuyant à nouveau sur Rejeter le document.
Vous pouvez à présent prendre une nouvelle photo ou importer une image ou un fichier de meilleure qualité à partir de votre appareil mobile.
Si la dépense a déjà été approuvée ou vérifiée, demandez au responsable de l’approbation ou au responsable de la vérification de vous la renvoyer. Une fois la dépense renvoyée, vous pourrez la modifier et remplacer le document par la version correcte.
Importation de reçus et de factures sur Payhawk via la fonctionnalité de partage de fichiers de votre appareil
Vous pouvez également utiliser la fonction native de partage de fichiers de votre appareil mobile pour importer des reçus ou des factures, enregistrés sous forme de fichiers ou d'images, directement vers Payhawk.
Sur votre téléphone, ouvrez l'image ou le fichier.
Appuyez sur le bouton Partager.
Dans la liste des options, sélectionnez l'application mobile Payhawk.
Suivez les instructions.
Association manuelle des factures qui ne correspondent pas aux dépenses
Les factures envoyées sur la boîte de réception Payhawk sont automatiquement associées aux dépenses correspondantes.
Si le système ne trouve pas de correspondance, vous devrez faire correspondre manuellement la note de frais à la dépense de la manière suivante :
Vérifiez votre boîte de réception Payhawk pour rechercher les factures sans correspondance.
Procédez manuellement à la mise en correspondance de la facture avec la dépense appropriée dans le système.
Confirmez que la facture est correctement associée à l'enregistrement de la dépense.
