Payhawk propose un fichier d'audit pour chaque dépense de l'entreprise qui vous permet de voir et de reconstituer l'historique d'une dépense et son paiement dans le système.
Afficher l'historique d'une dépense concerne tout particulièrement les entreprises situées en Allemagne, car cette fonctionnalité suit la directive allemande pour la tenue et la conservation des livres, registres et documents sous forme électronique (GoBD) et permet aux équipes Finance d'effectuer la comptabilité numérique.
Pour afficher l'histoire des dépenses dans Payhawk :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Dépenses.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez l'option Afficher l'historique. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, vous pourrez voir l'ensemble des mises à jour des dépenses dont :
Le nom de la personne qui a effectué les modifications.
L'heure à laquelle les modifications ont eu lieu.
Le statut d'exportation, la date d'exportation, le nom de la personne qui a exporté les données, etc. Il peut s'agir, par exemple, des événements d'exportation en direct ERP (comptabilité) en cas d'intégration active en direct. S'il n'y a pas d'intégration en direct active, cela correspondra alors aux événements d'exportation pour toute exportation de fichiers réalisée depuis l'application Exporter.
Si une autre valeur se trouvait précédemment dans le champ mis à jour, elle s'affichera également dans Payhawk.
Pour quitter la boîte de dialogue Historique de la dépense, cliquez sur X.
