Payhawk n'exporte que les transactions réglées dans les rapports que vous pouvez générer dans le système, ainsi que lorsque le système envoie des données à des systèmes ERP intégrés, tels que Oracle NetSuite, Xero, DUO (DATEV), et QuickBooks Online.
Transactions par carte autorisées
Parfois, il se peut que vous voyiez sur votre compte une dépense par carte désignée comme étant Autorisée avec un statut de paiement En attente de règlement. Cela signifie que la transaction a été approuvée par votre banque ou l'émetteur de votre carte, mais qu'elle n'a pas encore été totalement traitée par le commerçant.
Lorsque vous utilisez votre carte de crédit ou de débit pour effectuer un achat, le commerçant vérifie auprès de votre banque si les fonds ou les crédits disponibles sont suffisants. À ce stade, la transaction est marquée comme étant Autorisée.
Même si l'argent n'a pas encore été transféré au commerçant, une retenue temporaire est opérée sur le montant. Votre solde disponible est ainsi réduit jusqu'à ce que la transaction soit finalisée. Le commerçant dépose alors une demande de règlement de la transaction afin de recevoir les fonds. Chez certains commerçants, cette procédure peut être plus longue, ce qui fait que le paiement demeure En attente de règlement jusqu'à ce qu'il soit réglé. Pour obtenir de plus amples informations, consultez l'article Pourquoi ma transaction par carte est-elle en attente ?.
Spécificités des transactions par carte autorisées
Les réseaux de cartes ont recours à un système « juste à temps » afin de communiquer les détails de la transaction au commerçant dans un délai précis. Dans le cas où le commerçant ne traite pas les informations à temps, l'autorisation reste visible pour vous mais peut ne pas apparaître pour le commerçant.
Dans ces cas précis, la retenue de vos fonds arrivera automatiquement à expiration dans un délai maximum de 7 jours (en fonction de la politique du réseau de cartes), et les fonds seront restitués sur votre compte. Ce processus est géré par le réseau de cartes et ne peut pas être accéléré ou influencé par Payhawk.
Transactions par carte réglées
Les transactions par carte réglées correspondent à l'étape finale du processus de paiement, à savoir le moment où le montant de l'achat a été correctement transféré du compte du titulaire de la carte vers le compte du commerçant. La transaction n'est donc plus en attente et le paiement est finalisé.
Implications comptables des transactions non apurées
Pour une raison quelconque, cette autorisation peut ne pas être effacée. Cela signifie que la transaction n’a pas été réglée et que l’argent n’a pas été versé.
Par conséquent, le paiement ne peut pas être rapproché. Donc, si vous l’avez déjà rapproché parce que vous pensiez que le paiement a été effectué, vous devrez effectuer beaucoup de travail supplémentaire manuellement. C’est la raison pour laquelle Payhawk n’exporte que les transactions par carte réglées dans les rapports et vers les systèmes ERP.
Affichage des transactions réglées dans Payhawk
Pour vérifier l'étape d'une transaction par carte :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Tableau de bord > Dépenses.
Sélectionnez la dépense que vous souhaitez vérifier. À côté du montant, vous verrez le statut Payé pour les transactions par carte réglées.
Vous pouvez également afficher le statut de la dépense dans sa section détails du Paiement.
Pour les paiements par carte réglés, le système utilise l’étiquette Réglé dans la section Paiement de la dépense.
Pour les paiements par virement bancaire réglés, le système utilise l’étiquette Succès dans la section Paiement de la dépense.