Vous pouvez désormais trier et organiser de manière efficace les dépenses de votre entreprise en appliquant les filtres et les attributs de dépenses disponibles et en les regroupant au sein de catégories.
Les filtres vous permettent de regrouper les dépenses d'une entreprise en fonction des données sur les dépenses comme une catégorie de dépense ou un fournisseur ou en fonction de critères comme la personne à l'origine de la dépense, les dépenses vérifiées ou non, la personne ayant validé la dépense et bien d'autres.
Avantages
Il est possible de cumuler les filtres de dépenses, ce qui vous permet d'affiner et de personnaliser les résultats et de mieux comprendre le cycle de vie de vos dépenses. Par exemple, en appliquant les attributs du filtre Statut d'approbation, vous pouvez filtrer les dépenses en attente de validation, renvoyées ou pas encore soumises et rappelez aux employés de continuer.
En utilisant les filtres de dépenses et en enregistrant l'affichage filtré des dépenses, vous pouvez gagner du temps et de l'énergie en permettant à votre équipe Finance de suivre et de travailler sur leurs tâches de manière intelligente et transparente. Par exemple, différents comptables peuvent suivre des catégories de dépenses différentes.
Vous pouvez effectuer des opérations de dépenses groupées sur les dépenses filtrées. Par exemple, vous pouvez filtrer les dépenses qui ne dépassent pas un montant spécifique, les sélectionner et les payer de manière groupée. Vous pouvez aussi télécharger les dépenses filtrées en fonction des critères souhaités.
Spécificités
Les filtres de dépenses, comme, entre autres, la période de service et le numéro de document, ne deviennent disponibles qu'une fois que vous avez activé les champs de dépense respectifs dans l'application Paramètres.
Il est possible d'appliquer le filtre de dépenses Date d'échéance pour afficher les dépenses dont le paiement est prévu si votre entreprise a activé cette fonctionnalité.
Pour un meilleur suivi et une meilleure visibilité, vous pouvez utiliser des filtres d'exportation différents et les associer pour trier vos dépenses et vos paiements, par exemple, en fonction du statut d'exportation, de la personne qui les a exportés, de leur date d'exportation, du système ERP vers lequel elles ont été exportées, de leur numéro de dépense et de paiement externe et de bien d'autres paramètres.
Vous pouvez également filtrer vos dépenses en fonction de l'approbation en attente pour une étape du flux de travail d'approbation (par exemple, l'approbation du chef d'équipe) et en fonction d'un approbateur (par exemple, Jacob Jones).
Recherche dans les dépenses
Vous pouvez rechercher les dépenses de votre entreprise par:
Données générales : titre de la dépense, nom de l'employé, note, numéro du document.
Données des champs de dépenses : catégorie, nom du taux d'imposition, code du taux d'imposition, champs personnalisés.
Données relatives au fournisseur : nom du fournisseur, numéro de TVA du fournisseur.
Données relatives à la devise et au montant : devise payée, montant net, montant total, montant total de base.
Pour rechercher une dépense spécifique :
Dans le portail web Payhawk, allez dans Dépenses.
Cliquez sur l'icône Recherche. Dans le champ de saisie, sélectionnez les critères de recherche souhaités.
L'option de recherche s'applique aux dépenses de l'onglet des dépenses actuellement ouvert. Pour effectuer une recherche dans toutes les dépenses, assurez-vous d'avoir ouvert l'onglet Toutes.
Appliquer les filtres aux dépenses et aux paiements
Pour trier les dépenses de votre entreprise en fonction d'un ou plusieurs critères spécifiques :
Dans le portail web Payhawk, allez dans Dépenses.
Cliquez sur + Ajouter un filtre.
Dans le menu déroulant, sélectionnez l'attribut par lequel vous souhaitez filtrer vos dépenses. Dans cet exemple, choisissez État de l'approbation.
Dans le menu déroulant, sélectionnez le critère du filtre qui s'appliquera au statut de l'approbation d'une dépense.
Par exemple, vérifiez les options Non soumis et En attente d'approbation. Par conséquent, Non soumis filtrera tous les dépenses qui n'ont pas été soumises par des employés. En attente d'approbation filtrera toutes les dépenses soumises et en attente d'approbation.
Cliquez sur Effectué.
Une fois que vous avez filtré les dépenses de l'entreprise sur la base des critères de dépenses souhaités, vous pouvez enregistrer la vue filtrée pour y accéder rapidement ultérieurement en cas de besoin.