L'intégration directe entre Payhawk et MS Business Central vous permet d'avoir un contrôle total sur les données échangées entre les deux systèmes.
Payhawk effectue la synchronisation des données lors de la première connexion à MS Business Central. En option, les administrateurs de Payhawk peuvent déclencher la synchronisation des données à la demande.
L'intégration crée ou met en correspondance un compte bancaire pour chaque devise active dans Payhawk. Vous indiquerez également la date de début des soldes que vous souhaitez synchroniser entre Payhawk et MS Business Central.
Le diagramme suivant montre les données qui sont automatiquement synchronisées entre les systèmes.
Transfert des paiements vers MS Business Central
Les paiements seront exportés vers MS Business Central une fois que la dépense aura été exportée de Payhawk et enregistrée dans l'ERP - si la dépense reste à l'état de brouillon (non enregistrée), le paiement ne sera pas exporté. Cela signifie qu'un comptable ou un administrateur doit enregistrer la facture d'achat dans MS Business Central. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de comptabilisation par lots de l'ERP.
De plus, pour des raisons comptables, Payhawk n'exportera un paiement vers MS Business Central qu'une fois la transaction réglée. Par exemple, si vous avez exporté la dépense et l'avez enregistrée dans MS Business Central mais que le paiement n'a été qu'autorisé et pas encore réglé, Payhawk attendra que le paiement soit réglé et, alors seulement, l'exportera automatiquement dans MS Business Central.
Pour plus d'informations sur l'intégration du flux bancaire Payhawk-MS Business Central, voir l'article sur la Synchronisation des relevés bancaires avec MS Business Central.
Transfert des dépôts vers MS Business Central
Par défaut, une fois qu'un dépôt a été reçu, Payhawk transfère automatiquement la transaction de dépôt sous forme de ligne de relevé bancaire dans MS Business Central.
Parfois, l'exportation automatique des dépôts n'est pas souhaitée en raison des paramètres prédéfinis requis. Dans ce cas, contactez Payhawk pour désactiver la fonction d'exportation automatique des dépôts.
Transfert des dépenses vers MS Business Central
Une fois qu’une dépense a été examinée, Payhawk transfère cette dépense vers MS Business Central. Si le montant de la dépense est positif, Payhawk crée une facture d’achat. Si vous avez reçu une note de crédit à la place, le montant de la dépense sera négatif et Payhawk créera une note de crédit. Payhawk ne prend pas en charge les pièces jointes et les dimensions pour les notes de crédit.
Pour les frais de remboursement, Payhawk utilise l'employé comme fournisseur.
Pour les dépenses par carte et par virement bancaire avec reçus, le compte de solde de l'entrée du journal général est celui du fournisseur sélectionné dans la dépense Payhawk. Pour les dépenses remboursables, les frais kilométriques et les indemnités journalières avec reçus, le compte de solde de l'entrée du journal général est celui du propriétaire de la dépense dans la dépense Payhawk.
Association des factures aux paiements
Lorsqu'une facture d'achat sera enregistrée et si la dépense a été payée via Payhawk, Payhawk créera et associera automatiquement l'entrée du journal de paiement.
Champs de données exportés vers MS Business Central
Payhawk exporte les champs de données vers le système MS Business Central suivants :
Fournisseur - Si le fournisseur n'est pas dans le système MS Business Central, Payhawk informera l'utilisateur qu'il peut s'agir d'un nouveau fournisseur et affichera l'option de le créer à partir de Payhawk ou, si le rôle de l'utilisateur est celui d'un employé de Payhawk, de le demander à un administrateur de Payhawk.
Catégorie - Mise en correspondance avec le plan comptable MS Business Central.
Numéro du document
Date du document
Période de service - Une fois que l'administrateur de Payhawk aura modifié la date de la Période de service dans Payhawk, il écrasera la Date du document de la dépense enregistrée dans le système ERP.
Date d'échéance - Pour toutes les dépenses bancaires, Payhawk exporte la date d'échéance. Si aucune date d'échéance n'est saisie, la date de la dépense est utilisée comme date d'échéance.
Note - La note explicative du titulaire de la carte pour la dépense est disponible dans le champ Description de la dépense dans MS Business Central.
Image du document
Montant - Le montant total moins le taux d'imposition de la dépense.
Devise
Taux de TVA - Le taux de TVA fourni par MS Business Central.
Catégories de suivi - Payhawk importe les dimensions MS Business Central et permet de les utiliser comme champs de dépenses.
Frais - Lorsque la transaction est accompagnée d'un frais, ce frais crée une entrée de journal de paiement distincte dans le compte dédié lors de la connexion au système ERP.
Début de l'amortissement (date) et Fin de l'amortissement (date) :
Lors de l’exportation d’une dépense, les données du modèle du champ Échéancier d’amortissement dans Payhawk seront exportées par rapport au champ Code de report dans MS Business Central au niveau de la ligne de la facture fournisseur.
Si la date de Début de l’amortissement a été sélectionnée dans Payhawk, elle sera exportée par rapport au champ Date de début du calendrier de report.
Pour les factures d'achat ou les journaux d'achat (lorsque le type de document est respectivement une facture ou un reçu), le modèle de report sélectionné sera exporté vers le champ de données Code de report dans MS Business Central au niveau de la ligne de la facture d'achat ou du journal général.
La date de Fin de l'amortissement dans Payhawk n'a aucun impact sur cette dépense dans MS Business Central et n'est pas exportée car la période est en cours de calcul lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Calculer le calendrier. Pour une meilleure utilisation de cette fonctionnalité, Payhawk déclenche automatiquement le calcul du calendrier dans MS Business Central, éliminant ainsi le besoin pour les utilisateurs d'ouvrir manuellement chaque dépense et de cliquer sur le bouton de calcul.