Cet article fournit des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) liées à la gestion multi-entités dans Payhawk.
Puis-je transférer automatiquement des documents d'une adresse e-mail d'entreprise centralisée vers la boîte de réception ?
Si vous êtes un administrateur de groupe dans Payhawk, vous pouvez transférer des documents (reçus ou factures) vers la Boîte de réception de reçus payés ou impayés depuis une seule adresse e-mail d'entreprise centralisée (par exemple, finance@your-company.com) en ajoutant cette adresse e-mail en tant qu'utilisateur de chaque entité du groupe.
Dès réception de l'e-mail dans la boîte de réception des reçus, le système Payhawk tentera de définir la société à laquelle le document fait référence en lisant le nom de la société et la TVA indiquée sur le reçu ou la facture.
Si cette tentative aboutit et que la dépense a été payée (l'e-mail a été envoyé à paid@payhawk.me), le système joindra automatiquement le reçu à la dépense payée dans l'entité concernée.
Si la tentative aboutit et que la dépense n'a pas été payée (la facture a été envoyée à unpaid@payhawk.me), le système essaiera automatiquement de créer la dépense par rapport au reçu ou à la facture dans l'entité respective.
Si la tentative échoue, Payhawk enverra une notification à la Boîte de réception de l'utilisateur enregistré avec l'adresse e-mail centralisée et lui demandera de sélectionner l'entreprise dans laquelle la dépense doit être créée.
Comment fait Payhawk pour rediriger des documents vers la boîte de réception, notamment les dépenses d’employés enregistrés au sein de plusieurs entités du groupe ?
Lorsque des collaborateurs transfèrent des documents relatifs à des dépenses payées ou impayées et associées à différentes entités du groupe vers la boîte de réception, Payhawk effectue les vérifications suivantes :
Pour associer le document à la bonne entité, le système vérifie le nom de l’entreprise ainsi que le numéro de TVA.
Afin d’associer le document à la bonne dépense, le système vérifie le montant total dans la devise de l’entité, le nom du fournisseur ainsi que l’adresse e-mail de l’utilisateur.
Lorsqu'un flux de travail de groupe déclenche une approbation, utilise-t-il la devise de consolidation du groupe ou la devise de chaque entité ?
Un flux de travail de groupe utilise toujours le montant prédéfini dans le groupe et applique la devise locale de chaque entité.
Par exemple, si le seuil d'approbation est fixé à 50, l'approbation sera déclenchée à 50 GBP pour une entité britannique, 50 USD pour une entité américaine et 50 EUR pour une entité grecque.