Par défaut, les Administrateurs de groupe voient le tableau de bord du groupe qui fournit un certain nombre d'options pour le suivi des finances et des opérations multi-entités.
Le tableau de bord du groupe permet d'accéder rapidement aux informations suivantes :
La liste de toutes vos entités dans Payhawk avec un aperçu des cartes et des employés.
Une colonne d'état (couverture) pour chaque entité, indiquant si ses fonds sont suffisants pour couvrir ses dépenses et abonnements.
Les dépenses et abonnements dus.
Un aperçu de toutes les dépenses non approuvées (en attente), non examinées et impayées.
Liste des entités
Dans le menu déroulant de chaque entité, vous pouvez obtenir des informations sur :
Le nombre d'employés dans l'entité. Affiche à la fois les utilisateurs actifs dans l'entité et ceux avec des invitations en attente.
Le nombre de cartes de l'entité. Affiche à la fois les cartes actives et celles avec des activations en attente.
Les fonds actuellement disponibles de l'entité dans leurs devises respectives.
État de fonds suffisants
À côté des fonds, une colonne de couverture indique si le solde dans sa devise respective est suffisant pour couvrir les dépenses pour une période sélectionnée.
De cette manière, les administrateurs de groupe reçoivent des informations sur :
Lorsqu'ils doivent déposer des fonds pour couvrir les dépenses à venir.
Le montant des fonds nécessaires.
Si les fonds actuels sont suffisants, c'est-à-dire que les fonds actuels peuvent couvrir les dépenses et abonnements dus, l'état sera SUFFISANT.
Si les dépenses et abonnements dus dépassent les fonds disponibles, l'état deviendra INSUFFISANT, ce qui signalera à l'administrateur de déposer des fonds.
Sur la base des informations contenues dans le tableau de bord du groupe, les administrateurs de groupe peuvent effectuer les opérations suivantes :
Utilisez l'écart entre les fonds et les dépenses à venir comme référence.
Gagnez du temps et naviguez à partir de cette vue jusqu'au solde respectif lorsqu’ils doivent effectuer des dépôts simplement en cliquant dessus.
Notez que les dépenses à venir n'incluent pas les prévisions de mouvement de carte. Les administrateurs peuvent utiliser des avertissements de faible solde au niveau de l'entité pour atténuer ce risque et être avertis à temps. En cas d'avertissement, l'état sera INSUFFISANT.
Dépenses et abonnements dus
L'onglet Dépenses dues affiche le montant des virements bancaires impayés examinés et des dépenses remboursables dues avant la date d'aujourd'hui. Pour voir toutes les dépenses que l'entité doit payer, cliquez sur la somme. De cette manière, l'administrateur de groupe peut voir une vue plus détaillée des dépenses dues pour une entité individuelle.
L'onglet Abonnements dus affiche le montant des abonnements à venir dus durant le mois en cours. Pour voir tous les paiements d'abonnement d'entité à venir, cliquez sur la somme.
Aperçu des opérations
Les colonnes En attente, À examiner et À payer indiquent aux administrateurs de groupe la quantité de travail en cours à effectuer pour chaque entité. Le nombre de dépenses par entité est surligné en bleu, tandis qu'un clic sur le menu déroulant des entités individuelles décompose les dépenses par devise.
En attente affiche le nombre de dépenses (créées avant la date d'aujourd'hui) qui ne sont pas encore approuvées. Cela permet à l'administrateur de groupe de suivre les employés ou les responsables ayant des éléments en attente lors de la clôture du mois.
À examiner indique le nombre de dépenses (avec une date de document antérieure à la date d'aujourd'hui) qui n'ont pas été examinées. Les administrateurs de groupe peuvent ensuite se concentrer sur la finalisation des dépenses non examinées pour terminer leur clôture de fin de mois.
À payer indique combien de dépenses (dues avant la date d'aujourd'hui) sont prêtes à être payées jusqu'à une date donnée. Les administrateurs de groupe peuvent ensuite accéder à ces dépenses et régler tout paiement impayé.
