Cet article apporte des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) concernant la Boîte de réception des reçus dans Payhawk.
Puis-je définir des règles de transfert pour la Boîte de réception des reçus ?
Si vous recevez régulièrement des factures d'un fournisseur, vous pouvez créer des règles de transfert dans votre Boîte de réception afin que Payhawk puisse recevoir automatiquement toutes ces factures. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la configuration des règles de transfert pour la Boîte de réception des reçus Payhawk.
Que se passe-t-il si mon utilisateur fait partie de plusieurs comptes ?
Si votre utilisateur fait partie de plusieurs comptes, Payhawk lira la facture via ses algorithmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d'extraction de données pour trouver votre compte et vos dépenses corrects. Le traitement réussi des documents relatifs aux dépenses via la Boîte de réception des reçus, même si vous faites partie de plusieurs entités, est pris en charge.
Que puis-je faire si le document relatif aux dépenses n’est pas traité avec succès ?
Il arrive parfois que votre document relatif aux dépenses ne peut pas être traité avec succès si, par exemple, vous faites partie de plusieurs comptes Payhawk et que le choix de l'un d'entre eux n'est pas clair.
Pour traiter manuellement votre demande de Boîte de réception et votre document relatif aux dépenses en attente :
Depuis le portail Web Payhawk ou l'application mobile, ouvrez votre Boîte de réception .
Recherchez la demande de Boîte de réception contenant le document que vous devez traiter. Cliquez sur Joindre à une dépense existante.
Sélectionnez l'entité pour le compte de laquelle la dépense a été effectuée. Cliquez sur + Ajouter comme nouvelle dépense.
Sélectionnez le mode de paiement de la dépense, par exemple, si elle est payée avec l'argent de l'employé, cochez Remboursement puis cliquez sur Ajouter [numéro] dépense.
Le document est alors traité et apparaît sous l'onglet Tous où vous trouverez tous les documents traités automatiquement.
Que puis-je faire si mon e-mail contient plusieurs pièces jointes ?
Payhawk traite chaque pièce jointe comme une dépense distincte. Cela signifie que :
Si l'e-mail est envoyé à unpaid@payhawk.me, Payhawk créera une dépense Virement bancaire pour chaque document.
Si l'e-mail a été envoyé à paid@payhawk.me, Payhawk tentera de faire correspondre chaque e-mail à une dépense existante, qu'elle soit accompagnée ou non d'un document.
Si la tentative échoue, vous pourrez traiter manuellement le téléchargement des documents relatifs aux dépenses.
Que puis-je faire si j'envoie une facture impayée à l'adresse e-mail de la Boîte de réception des reçus payés ?
Même si le document relatif à une dépense impayée a été envoyé à l'adresse e-mail paid@payhawk.me de la Boîte de réception des reçus, vous pouvez toujours créer une nouvelle dépense à laquelle vous souhaitez joindre votre document.
Puis-je configurer une règle de transfert pour la boîte de réception des factures de mon entreprise ?
Si vous disposez d'une adresse e-mail d'entreprise commune pour traiter toutes vos factures, contactez votre représentant de réussite client Payhawk pour vous aider dans la configuration.
Comment les employés sauront-ils où envoyer les documents relatifs aux dépenses ?
La Boîte de réception des reçus est disponible sous le profil personnel de chaque employé. Pour plus d'informations, consultez la section sur comment localiser la Boîte de réception de reçus et copier les adresses e-mail des dépenses payées et impayées.