Les demandes sont essentielles pour garantir un processus d'approvisionnement transparent et organisé qui permet aux entreprises de suivre et de contrôler efficacement leurs dépenses. Elles fournissent un enregistrement clair des biens ou des services demandés, ce qui simplifie la communication entre les acheteurs et les fournisseurs.
Pour des informations détaillées sur le cycle de vie des demandes dans Payhawk, y compris les étapes, les actions disponibles, les rôles et les responsabilités, consultez la vue d'ensemble des demandes pour les comptables.
Configuration des paramètres de la demande
Vous pouvez configurer divers paramètres pour les demandes et les bons de commande (s'ils sont activés pour votre entreprise) dans Payhawk.
Types de demandes
Les types de demandes sont définis dans Paramètres > Demandes > Types. Vous pouvez configurer des types de demandes spécifiques que les employés peuvent utiliser lorsqu'ils soumettent des demandes, par exemple, Logiciel. Chaque type de demande comprend un ensemble de champs par défaut et vous pouvez également définir des champs personnalisés pour collecter des informations spécifiques à ce type. En outre, vous pouvez associer des champs personnalisés existants pour mieux adapter la demande aux besoins de votre entreprise.
Bons de commande
Les bons de commande, s'ils sont activés pour votre compte Payhawk, sont définis dans Paramètres > Demandes > Bons de commande. Vous pouvez configurer les détails des bons de commande tels que les droits de soumission des employés, la numérotation de la demande d'achat, le logo de l'entreprise et l'e-mail central de facturation.
Bon de réception
Les bons de réception sont définis dans Paramètres > Demandes > Bon de réception. Vous pouvez configurer les catégories de dépenses de vos demandes ou bons de commandes qui nécessiteront un bon de réception, ce qui déclenchera un processus de rapprochement à 3 facteurs pour ces catégories.
Règles d'écart
Les règles d'écart sont définies dans Paramètres > Demandes > Règles. Vous pouvez configurer des règles qui s'appliqueront en cas d'écart entre les quantités demandées et reçues, par exemple, et dans quels cas les demandes peuvent être clôturées automatiquement.
Rapprochement à 2 et 3 facteurs
Lorsque la facture du fournisseur et le bon de réception (le cas échéant) sont reçus, le système Payhawk vérifie les documents pour détecter d'éventuels écarts.