Dans le cadre du processus de confirmation des informations des dépenses, les utilisateurs autorisés de votre entreprise peuvent programmer les paiements de factures à leur date d'échéance, ou programmer les paiements de factures et les dépenses remboursables à une date spécifique, ou encore les traiter immédiatement après autorisation.
Un administrateur Payhawk de votre entreprise peut configurer l'exécution du paiement par défaut pour les factures, soit immédiatement, soit à la date d'échéance de la dépense. Le paramètre de paiement par défaut sera visible dans le champ Exécution du paiement.
Par défaut, les paiements remboursables sont exécutés immédiatement après l'autorisation. Pour définir une autre exécution de paiement par défaut, consultez l'article sur la configuration des remboursements.
Exécution des paiements planifiés dans les délais
Les paiements planifiés seront exécutés à 11 h 00 CET le jour fixé.
Planification d'un paiement de facture ou d'un remboursement
Vous pouvez programmer le paiement d'une facture ou d'une dépense remboursable, telle que des frais kilométriques ou des indemnités journalières, par virement bancaire de la manière suivante :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Confirmer les informations.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Dans le menu déroulant Méthode d'exécution du paiement, planifiez le paiement en utilisant l'une des options suivantes :
Payer maintenant – La sélection de cette option déclenche le paiement de la dépense immédiatement après qu'elle ait été autorisée par les utilisateurs définis par les workflows de votre entreprise.
(Paiements de factures uniquement)Date d'échéance – En sélectionnant cette option, le cycle de paiement de la dépense sera déclenché à sa date d'échéance, elle-même détectée et remplie automatiquement par l'OCR de Payhawk.
Notez que les dates d’échéance ne peuvent être fixées que dans le futur. Si vous essayez de planifier une dépense pour une date d'échéance passée, le système affichera une erreur et la date d'exécution sera fixée à la date du jour.
Date spécifique – En sélectionnant cette option, vous pouvez choisir dans le calendrier une date à laquelle le cycle de paiement de la dépense sera déclenché.
Notez que les dates antérieures seront désactivées et que vous ne pourrez fixer une date spécifique que dans le futur.
Lorsque la confirmation des informations de la dépense est terminée, cliquez sur Confirmer les informations.
Ainsi, la dépense sera déplacée sous l'onglet Payer > Autoriser pour que les personnes autorisées de votre entreprise puissent procéder au paiement ou confirmer sa planification.
Programmation des paiements de factures et des remboursements de manière groupée
Vous pouvez planifier deux ou plusieurs paiements de factures ou de frais remboursables, tels que des frais kilométriques ou des indemnités journalières, à payer par virement bancaire de la manière suivante :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Payer > Confirmer les informations.
Sélectionnez les dépenses souhaitées en cochant les cases correspondantes.
Dans la liste déroulante Exécution du paiement, sélectionnez la méthode d'exécution du paiement (Date d'échéance pour les factures et Payer maintenant ou Date spécifique pour les factures, les indemnités kilométriques, les indemnités journalières et les autres remboursements).
(Pour les factures uniquement) Dans la liste déroulante Référence, sélectionnez la référence souhaitée pour les paiements de factures sélectionnés qui font partie du cycle de paiement groupé (numéro de document, date du document, ou les deux combinés).
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre à droite, cliquez sur Confirmation.
Ainsi, tous les paiements planifiés seront déplacés sous l'onglet Payer > Autoriser afin que les personnes concernées au sein de votre entreprise puissent les traiter.
Pour plus d'informations concernant le report ou le paiement immédiat des factures planifiées et des dépenses remboursables, consultez l'article relatif à la gestion des paiements planifiés.