Dans le cadre du processus de confirmation des informations associées à une dépense, les personnes ayant le droit de confirmer les informations peuvent planifier les paiements par virements bancaires aux dates d'échéance de la dépense, à une date spécifique ou immédiatement après l'autorisation.
L'exécution du paiement par défaut sera visible dans la liste déroulante Exécution du paiement et sera soit un paiement immédiat, soit un paiement à échéance en fonction des paramètres définis par votre administrateur Payhawk.
Les dépenses remboursables, les frais kilométriques et les indemnités journalières ne peuvent pas être programmées.
Heure d'exécution des paiements programmés
Les paiements programmés seront exécutés à 12 heures, heure bulgare (GMT+3), le jour fixé.
Planification de virements bancaires uniques
Pour planifier le paiement d’une dépense par virement bancaire :
Connexion au portail Web Payhawk.
Accédez à l'onglet Dépenses > Confirmer les coordonnées de paiement.
Sélectionnez la dépense souhaitée associée au virement bancaire en cliquant dessus.
À partir du menu déroulant Méthode d'exécution du paiement, planifiez le paiement pour :
Payer maintenant – en sélectionnant cette option, le cycle de paiement de la dépense sera déclenché immédiatement après son autorisation par les personnes autorisées de votre entreprise.
Date d'échéance – la date d'échéance de la dépense telle qu'elle a été détectée et automatiquement renseignée par l'OCR Payhawk.
Notez que les dates d’échéance ne peuvent être fixées que dans le futur. Si vous essayez de planifier une dépense pour une date d'échéance passée, le système affichera un avertissement et la date d'exécution sera définie sur aujourd'hui.
Date spécifique – sélectionnez la date du paiement planifié dans le calendrier.
Notez que les dates passées seront désactivées et vous ne pourrez définir qu'une date spécifique dans le futur.
Lorsque vous serez prêt(e) à confirmer les informations de la dépense, cliquez sur Confirmer les coordonnées de paiement. Ainsi, la dépense sera déplacée sous l'onglet À Payer > Autoriser pour que les personnes autorisées de votre entreprise puissent procéder au paiement ou confirmer sa planification.
Planification de virements bancaires de manière groupée
Vous pouvez planifier deux ou plusieurs virements bancaires de manière groupée :
Accédez à l'onglet Dépenses > À Payer > Confirmer les coordonnées de paiement.
Cochez la case des dépenses souhaitées.
Dans la liste déroulante Exécution du paiement, sélectionnez la méthode d'exécution du paiement.
Dans la liste déroulante Référence, sélectionnez la référence souhaitée pour chaque partie de paiement planifié du cycle de paiement groupé : numéro de document, date du document ou les deux combinés.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre sur la droite, cliquez sur Confirmer. Ainsi, tous les virements bancaires planifiés seront déplacés sous l'onglet À Payer > Autoriser afin que les personnes concernées au sein de votre entreprise puissent les traiter.
Pour obtenir davantage d'informations sur le replanification ou le paiement immédiat des virements bancaires planifiés, consultez l'article relatif à la gestion des paiements planifiés.