Les cartes Payhawk expirent selon les modalités suivantes :
Les cartes physiques en plastique expirent 4 ans suivant leur date d'émission.
Les cartes en métal de qualité supérieure expirent 5 ans suivant leur date d'émission.
Les cartes virtuelles Payhawk expirent 4 ans suivant leur date d'émission.
Les cartes émises avant 2024 expirent 3 ans suivant leur date d'émission.
Le système assure le suivi de toutes les cartes Payhawk actives. Si une carte est sur le point d'expirer, nous vous en informons à l'avance par e-mail. À compter de leur date d'expiration, les cartes périmées seront automatiquement clôturées par le système.
Spécificités
Le numéro de la carte réémise sera identique à celui de la carte expirée.
Payhawk va rééditer et livrer vos cartes d'entreprise gratuitement sans que vous n'ayez à payer de frais d'expédition. Une fois la nouvelle carte activée, l'ancienne carte sera clôturée. Par conséquent, assurez-vous de transférer tous les abonnements marchands restants sur votre nouvelle carte.
Toutes les cartes réémises seront disponibles sur le compte du titulaire avant la date d'expiration des anciennes cartes.
Payhawk réémettra les cartes expirantes qui sont actives à la date de réémission. Pour éviter la réémission automatique de cartes, clôturez-les au préalable.
Le processus de réémission des cartes physiques
Lorsque vos cartes Payhawk physiques arrivent à expiration :
Deux mois avant la date d'échéance, les administrateurs Payhawk recevront un e-mail de notification indiquant le nombre et le type de cartes à réémettre, ainsi que l'adresse d'expédition et le destinataire autorisé de la carte enregistré dans Payhawk. Pour de plus amples informations, veuillez consulter l'article qui explique comment mettre à jour l'adresse de livraison par défaut de votre entreprise.
Un mois et demi avant la date d'échéance, les administrateurs de Payhawk recevront un e-mail de notification de Payhawk relatifs aux cartes qui arrivent à expiration.
Un mois avant la date d'expiration, Payhawk réémettra les cartes physiques arrivant à expiration et les administrateurs de Payhawk en seront avertis par le système. Les cartes physiques réémises seront envoyées à l'adresse d'expédition et au destinataire indiqués dans le système.
Le processus de réémission des cartes virtuelles
Lorsque vos cartes Payhawk virtuelles arrivent à expiration :
Deux mois avant la date d'échéance, les administrateurs de Payhawk recevront un e-mail de notification de Payhawk indiquant le nombre et le type de cartes à réémettre.
Un mois et demi avant la date d'échéance, les administrateurs de Payhawk recevront un e-mail de notification de Payhawk relatifs aux cartes qui arrivent à expiration.
Un mois avant la date d'échéance, les titulaires de carte recevront un avis relatif aux cartes émises à leur nom qui arrivent à expiration.
Dans le mois précédant l'expiration des cartes :
Les titulaires de carte peuvent réémettre leurs cartes depuis le portail Web Payhawk comme à partir de l'appli mobile lorsqu'ils le souhaitent.
À partir de l'onglet Expiration > Réémission programmée, les administrateurs Payhawk peuvent réémettre toute carte de société depuis le portail Web Payhawk lorsqu'ils le souhaitent. Toutes les cartes réémises seront visibles sous l'onglet Expiration > Réémission.
Chaque fois qu'une carte a été réémise de manière proactive, soit par un titulaire de carte, soit par un administrateur Payhawk, Payhawk avertira le titulaire de la carte ou les administrateurs Payhawk de votre société.
Si les cartes virtuelles arrivant à échéance n'ont pas été réémises de manière proactive par les titulaires de cartes ou par les administrateurs Payhawk, elles seront réémises automatiquement par le système un jour avant leur date d'expiration et seront immédiatement actives et visibles sur les comptes des titulaires de carte.
Notifications à l'intention des utilisateurs
Un employé sera informé que sa carte est sur le point d'expirer, que la carte a été réémise et qu'une carte physique réémise a été envoyée à l'adresse de livraison par défaut de votre entreprise.
Les notifications seront visibles dans l'application mobile et le portail web de Payhawk lorsque l'employé sélectionne la carte arrivant à expiration.
Contrairement aux cartes virtuelles qui sont immédiatement disponibles une fois réémises, les employés doivent activer leurs cartes physiques réémises dans l'application mobile avant de pouvoir commencer à les utiliser.