Disponibilité pour les clients
À compter du 26 juin, vous pourrez configurer vos exportations comptables à l'aide de notre tout nouveau Générateur de modèles de comptabilité. Cet article vous permettra de découvrir quelles sont les nouvelles fonctionnalités. Si vous souhaitez bénéficier d'un accès anticipé à cette fonctionnalité, contactez votre Gestionnaire de compte.
Chaque fichier ou feuille de modèle personnalisé comporte un en-tête, un corps et un pied de page. L'en-tête et le pied de page sont facultatifs.
Vous pouvez configurer des paramètres de mise en page individuels pour les lignes, les colonnes et les cellules de chaque fichier ou feuille de modèle.
Les options de mise en page et de formatage que vous appliquez aux lignes, colonnes et cellules de chaque fichier remplacent les paramètres de formatage définis de manière générale pour le modèle (le cas échéant).
Dans Paramètres > Exportations, sélectionnez le modèle souhaité et le fichier que vous souhaitez modifier. Sur l'écran suivant, sous Mise en page, cliquez sur Configurer. L'écran suivant charge le tableau avec les données incluses dans le fichier ou la feuille du modèle.
Une fois que vous avez terminé les modifications, cliquez sur Modifications terminées.
Définition de l'en-tête et du pied de page
Chaque fichier ou feuille comporte son propre en-tête et pied de page, dont la configuration est facultative.
S'il est défini, l'en tête affiche les informations au début de chaque fichier ou feuille de modèle.
Pour ajouter une nouvelle ligne à l'en-tête, cliquez sur + Ajouter une ligne.
Pour supprimer la ligne d'en-tête actuelle, cliquez sur Supprimer le groupe.
Si ce paramètre est défini, le pied de page affiche les informations à la fin de chaque fichier ou feuille de modèle.
Pour ajouter une nouvelle ligne au pied de page, cliquez sur + Ajouter une ligne.
Pour supprimer la ligne de pied de page actuelle, cliquez sur Supprimer le groupe.
Pour ajouter ou modifier une valeur existante dans une cellule d'en-tête ou de pied de page, cliquez dessus. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, mettez à jour les informations et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Configuration du corps de texte
Pour chaque type de données que vous avez décidé d'inclure dans le fichier, vous avez la possibilité de définir les informations relatives à chaque dépense, paiement ou dépôt à inclure dans l'exportation.
Ajout de groupes de lignes et définition des données générales
Par exemple, si vous souhaitez exporter des dépenses, Pour chaque dépense vous propose de configurer les options suivantes :
Ajouter un groupe de lignes – Ajoute une ou plusieurs lignes qui seront affichées une fois pour chaque dépense.
Ajouter un groupe de lignes comptables – Ajoute une ou plusieurs lignes qui seront affichées pour chaque ligne comptable de la dépense.
Ajouter un groupe de lignes de transactions – Ajoute une ou plusieurs lignes qui seront affichées pour chaque paiement de la dépense.
Modification de groupes de lignes
Vous pouvez appliquer des actions à un en-tête de section en cliquant sur son menu à trois points.
Ajouter une ligne – Ajoute une nouvelle ligne à la section.
Déplacer vers le bas ou Déplacer vers le haut – Déplace la section après ou avant la section adjacente.
Supprimer le groupe – Supprime la section introduite par cet en-tête.
Configuration des lignes
Vous pouvez appliquer plusieurs actions à une ligne à l'intérieur du fichier ou de la feuille de modèle en cliquant sur son menu contextuel.
La liste des options disponibles comporte les configurations suivantes :
Dupliquer – Duplique la ligne en copiant les mêmes valeurs.
Insérer nouvelle – Insère une nouvelle ligne vierge.
Configurer la visibilité – Vous permet d'afficher ou de masquer les données en fonction de différents critères et du respect ou non de la condition de ligne définie en rapport avec ces critères. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour ajouter une nouvelle règle, cliquez sur + Ajouter une règle.
Pour supprimer une règle, cliquez sur l'icône Corbeille.
Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas – Déplace la ligne avant ou après la ligne adjacente.
Supprimer – Supprime la ligne.
Configuration des colonnes
Vous pouvez appliquer plusieurs action à une colonne à l'intérieur du fichier ou de la feuille de modèle en cliquant sur son menu contextuel.
La liste des options disponibles comporte les configurations suivantes :
Dupliquer – Duplique la colonne en copiant les mêmes valeurs.
Insérer nouvelle – Insère une nouvelle colonne vierge.
Déplacer vers la gauche ou Déplacer vers la droite – Déplace la colonne vers la gauche ou la droite de la colonne adjacente.
Supprimer – Supprime la colonne.
Configuration des cellules
Lors de la configuration des cellules de votre fichier ou de votre feuille, vous pouvez soit ajouter du texte librement saisi, soit commencer votre saisie par une accolade ({) et invoquer l'un des champs d'exportation disponibles à sélectionner.
Vous pouvez définir et regrouper des valeurs pour chaque cellule en cliquant sur la cellule souhaitée et en sélectionnant l'une des options disponibles. Par exemple, vous pouvez configurer une cellule pour qu'elle affiche :
L'employé qui a soumis la dépense et la note de frais.
Le montant net de base de la dépense et la date de son paiement.
Définition des fonctions de cellules
Vous pouvez définir une fonction d'une cellule.
Par exemple, pour agréger le montant total des cellules de la colonne :
Cliquez sur la cellule souhaitée.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez la fonction et les critères à lui appliquer. Cliquez sur Terminé.
Sélectionnez le formatage que vous souhaitez appliquer au résultat de la fonction.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour définir des règles supplémentaires, cliquez sur Appliquer les conditions et répétez les étapes.
Définition des valeurs conditionnelles des cellules
Vous pouvez définir et regrouper des conditions pour les données affichées par une cellule en sélectionnant Appliquer une condition et en saisissant les règles souhaitées.
Pour ajouter une nouvelle règle, cliquez sur + Ajouter une autre condition.
Pour enregistrer vos mises à jour, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour supprimer une condition, cliquez sur le menu à trois points correspondant et sélectionnez l'option Supprimer.
Par exemple, vous pouvez déterminer que :
Si le document de dépense est un reçu, l'exportation utilisera l'entrée de l'ID du journal externe.
Si le document de dépense est une facture, l'exportation utilisera l'entrée de l'ID du compte externe.
Dans tous les autres cas, la cellule restera vide.
Aperçu et téléchargement des dépenses
Vous pouvez prévisualiser les dépenses sélectionnées dans le fichier ou la feuille modèle et les télécharger localement.
Ouvrir le fichier.
Cliquez sur Aperçu.
Sélectionnez les dépenses que vous souhaitez télécharger.
Cliquez sur Télécharger l'aperçu.
