In sommige gevallen kan Payhawk om aanvullende documentatie of details vragen om de bedrijfsstructuur, het eigendom of om naleving van plaatselijke regelgeving te verifiëren. Dit kan voorkomen als de oorspronkelijke informatie onvolledig is of als aanvullende verificatie vereist is.

Een bedrijf geregistreerd in het Verenigd Koninkrijk is eigendom van een beheermaatschappij gevestigd in Gibraltar. Aangezien het handelsregister van Gibraltar niet openbaar is, moet de aanvrager de eigendomsstructuur van de beheermaatschappij opgeven. De Gibraltarese onderneming heeft 3 individuele aandeelhouders met elk meer dan 25%. Het compliance-team moet de 3 aandeelhouders verifiëren, ongeacht hun nationaliteit.

Een in Duitsland geregistreerd bedrijf heeft een Amerikaanse entiteit als aandeelhouder die meer dan 40% van de aandelen in handen heeft. Zelfs als het Amerikaanse bedrijf Payhawk niet gebruikt, heeft het compliance-team nog steeds toegang nodig tot een bedrijfsdocument waarin de eindeigenaren of controlerende personen worden vermeld (afhankelijk van het type rechtspersoon kan dit bijvoorbeeld een recente belastingaangifte of een lijst van aandeelhouders zijn).

Een in Spanje geregistreerd bedrijf heeft meerdere moedermaatschappijen, waarvan enkele in de EU en enkele daarbuiten. Omdat in sommige bedrijfsregisters (zowel binnen als buiten de EU) de aandeelhouders niet openbaar worden gemaakt, kan niet de volledige eigendomsketen worden getraceerd. Daarom heeft het compliance-team van Payhawk een structuurdiagram nodig waarin alle moedermaatschappijen worden weergegeven. Voor partijen buiten de EU hebben we ondersteunende documenten nodig, zoals een uittreksel uit het handelsregister.

Een bedrijf geregistreerd in Frankrijk heeft een moedermaatschappijen in Nederland. Bij het Nederlandse moederbedrijf zijn er drie personen die ieder 33% van de aandelen bezitten. In dergelijke gevallen zal het compliance-team vragen om een uittreksel uit het UBO-register, waarop de aandeelhouders staan vermeld, evenals persoonlijke gegevens en de identiteitsbewijzen van de drie uiteindelijk begunstigden van de Franse onderneming.

Een Zweeds beursgenoteerd bedrijf heeft geen meerderheidsaandeelhouders die meer dan 25% van het kapitaal bezitten. Het compliance-team vraagt documenten op die de beursnotering aantonen, evenals identificatiegegevens en legitimatiebewijzen namens de directeuren van het bedrijf die optreden als controlepersonen.

Een Nederlands bedrijf heeft een juridische entiteit als bestuurder, dat wil zeggen dat een ander bedrijf als bestuurder is aangesteld. In dit geval worden de personen die tot bestuurder van het besturende bedrijf zijn benoemd, beschouwd als bestuurders van het Nederlandse bedrijf. Daarom moeten deze personen worden geverifieerd op hun identiteit en zal het compliance-team hun identiteitsdocumenten opvragen.