Fijn dat je voor Payhawk hebt gekozen! Omdat Payhawk een gereguleerde financiële instelling is, hebben we bepaalde bedrijfsdocumenten en legitimatiebewijzen van vertegenwoordigers nodig voordat we je toegang tot het platform mogen geven. Zie voor meer informatie over de regels die Payhawk volgt en het identiteitsverificatieproces dit artikel over compliance en verificatie.
We vatten eerst de belangrijkste aanvraagvoorwaarden, de gevraagde informatie en de aanvraagprocedure samenvatten.
Aanvraagvoorwaarden & gevraagde informatie
Accountregistratie - Verwijst naar de eerste installatie waarbij basisbedrijfsgegevens worden verstrekt en een account wordt aangemaakt.
Bedrijfseigenaren of uiteindelijk begunstigden - Hierbij hebben we de volledige naam, nationaliteit en een duidelijke scan van een geldig identiteitsbewijs (paspoort of nationale identiteitskaart) nodig. Dit geldt voor personen die 25% of meer van het bedrijf in bezit hebben. Of in zeldzame gevallen meer dan 10%.
Bedrijfsdirecteuren - Hierbij hebben we van één of meer directeuren de volledige namen, geboortedata en door de overheid uitgegeven identiteitsbewijzen en paspoorten nodig. Als het bedrijf meerdere directeuren heeft, vragen we ook informatie van andere directeuren en vertegenwoordigers.
Gewenst gebruik - Een korte beschrijving van hoe het bedrijf van plan is om de diensten van Payhawk te gebruiken, zoals uitgavenbeheer en werknemerskaarten.
Bedrijfsregistratieadres - Het officiële adres van het geregistreerde kantoor van het bedrijf. Dit adres moet overeenkomen met de gegevens in het officiële handelsregister.
Identiteitsverificatie - Payhawk maakt gebruik van een beveiligd identiteitsverificatiesysteem (Onfido) om de identiteit van bestuurders en uiteindelijk begunstigden te controleren. Dit proces kan bestaan uit een combinatie van scans van identiteitsbewijzen, gezichtsherkenningstechnologie en andere methoden om identiteit vast te stellen.
Benodigde bedrijfsdocumenten- In de meeste gevallen:
Uittreksel uit het handelsregister en/of bedrijvenregister - een actueel uittreksel waar de registratiegegevens van het bedrijf worden vermeld.
Eigendomsstructuur van het bedrijf - Een visuele weergave van de eigendomsstructuur van het bedrijf, met alle eigendomsniveaus die leiden tot de uiteindelijk begunstigden. Dit diagram moet door een bestuurder van het bedrijf van een datum zijn voorzien en getekend.
Een uittreksel waaruit de eigendomsstructuur blijkt van alle entiteiten die leiden naar de uiteindelijk begunstigden - Documentatie waarmee het eigendom van entiteiten wordt bewezen, vooral als er sprake is van meerdere lagen van eigendom (zoals moedermaatschappijen).
Statuten - Het oprichtingsdocument van het bedrijf waarin de structuur, bevoegdheden en regels van het bedrijf zijn vastgelegd.
Overzicht van het aanvraagproces
Payhawk is actief in 32 Europese landen en de aanvraagprocedure verschilt iets per regio. Hieronder vind je de belangrijkste stappen voor alle bedrijven die een Payhawk-account aanvragen.
*In sommige gevallen