Om een aankoop aan te maken in Payhawk, moet je informatie over de gewenste artikelen invullen, eventuele aankoopgegevens toevoegen die je Payhawk-beheerders verplicht hebben gesteld en de aankoop indienen.
Je moet in ieder geval de volgende informatie opgeven bij het aanmaken van een aankoop in Payhawk:
Een omschrijving van de aangevraagde goederen of diensten.
Hoeveel artikelen je wilt inkopen.
De valuta van de aankoop.
Het nettobedrag per artikel voor de aangevraagde goederen of de totale nettoprijs voor de aangevraagde diensten.
Als er een beoordeling vereist is, wordt de aankoop verplaatst naar het tabblad beoordelen, waar het inkoopteam de aankoop kan beoordelen. Als er geen beoordeling vereist is, wordt de aankoop rechtstreekt verplaatst naar het tabblad goedkeuren, waar de toegewezen goedkeurders de aankoop kunnen goedkeuren op basis van de vooraf gedefinieerde workflows van je bedrijf.
Bijzonderheden
Je kunt kortingen, inruilingen, retourneringen en dergelijke toevoegen door artikelen met negatieve eenheidsprijzen aan je aankoop toe te voegen.
Je hoeft geen leverancier op te geven om je aankoop te laten beoordelen of goedkeuren. Maar voordat Payhawk je aankoop kan koppelen aan de betreffende uitgaven op basis van de geüploade facturen, moet je wel de everanciersgegevens toevoegen.
Aankopen aanmaken
Maak als volgt in het Payhawk-webportaal een aankoop aan:
Ga naar inkooporders. Klik op de knop + nieuw.
In het schermpje dat opent:
Beschrijf bij opmerking het doel van de aankoop.
Voer bij leverancier de naam in van de leverancier voor de artikelen die je aanvraagt (optioneel).
Payhawk heeft een leverancier nodig om de aankoop en gerelateerde uitgaven te koppelen. Ook wordt de naam van de leverancier gebruikt als aankoopnaam.
Kies in het veld herhaling uit het drop-downmenu of de aankoop periodiek wordt herhaald of niet en vul de duur in (optioneel).
Upload in het veld een document bijvoegen een document voor je aankoop, bijvoorbeeld de offerte van de leverancier (optioneel).
Klik op doorgaan.
Aankoopitems en -gegevens toevoegen
Ga nadat je de aankoop hebt aangemaakt naar het tabblad indienen en selecteer de aankoop om de aankoopgegevens in te vullen zoals informatie over de gewenste artikelen en eventuele verplichte aankoopvelden.
Op basis van de aankoopveldinstellingen die door de Payhawk-beheerders van je bedrijf zijn geconfigureerd, probeert de OCR van Payhawk automatisch aankoopgegevens uit een eventueel bijgevoegd document te halen. Dit document kan bijvoorbeeld een offerte van je leverancier zijn of een screenshot van een winkelwagentje. Payhawk analyseert de regelitems en vult gegevens in zoals hoeveelheden en eenheidsprijzen.
De aankoopitemvelden worden automatisch ingevuld op basis van de actieve veldsuggestiestrategie, als deze is ingeschakeld.
Opgehaalde gegevens worden aangegeven met een ster.
Voeg als volgt informatie over de gewenste artikelen en de vereiste gegevens toe, indien van toepassing:
Ga naar het tabblad inkooporders > indienen en selecteer de aankoop.
Bekijk onder items de automatisch opgehaalde aankoopgegevens.
Voeg eventuele ontbrekende informatie aan zoals de beschrijvingen van de artikelen. Ook kun je optioneel aantallen en eenheidsprijzen opgeven.
Klik op indienen.