Met Payhawk kun je dagvergoedingen rechtstreeks binnen het platform aanmaken en terugbetalen. Het systeem biedt een Excel-sjabloon dat al is ingevuld met standaard dagvergoedingstarieven op basis van de regels van het land waar je bedrijf is gevestigd. Je kunt dit sjabloon downloaden en aanpassen om je eigen tarieven voor het berekenen van dagvergoedingen en het vaststellen van aftrekposten op te nemen.
Zodra je het sjabloon hebt aangepast, kunnen je medewerkers dagvergoedingsaanvragen indienen door hun reisgegevens in te voeren. Het systeem berekent dan automatisch de dagvergoeding voor de reis op basis van de duur, de bestemming en de inbegrepen maaltijden.
De dagvergoedingen die in het standaard Excel-sjabloon per land worden voorgesteld, zijn gebaseerd op openbare bronnen en zijn alleen bedoeld als algemene richtlijn. Deze suggesties zijn geen juridisch, fiscaal of financieel advies. Bedrijven blijven zelf verantwoordelijk voor het controleren en aanpassen van hun beleid aan hun specifieke situatie en moeten juridisch, fiscaal of HR-advies inwinnen voordat ze deze suggesties gebruiken of implementeren.
Soorten dagvergoedingsbeleid
Afhankelijk van de regels in het land, gebruikt Payhawk een beleid op basis van dag- of uurtarieven om de kosten te berekenen.
Dagvergoedingen berekenen op basis van dagtarieven
Het beleid voor dagvergoedingen op basis van dagtarieven berekent vergoedingen op basis van hele of halve reisdagen, volgens de regels van de lokale wetgeving in elk ondersteund land.
Het Excel-sjabloon met dagvergoedingen op basis van dagtarieven is gebaseerd op de officiële tarieven in de betreffende landen, zoals Duitsland, Spanje en Frankrijk, en gebruikt deze als standaardwaarden.
Zie voor meer informatie het artikel over dagtarieven voor het berekenen van dagvergoedingen.
Dagvergoedingen berekenen op basis van uurtarieven
Het beleid voor dagvergoedingen op basis van uurtarieven berekent de dagvergoeding op basis van het aantal uren dat op een locatie is doorgebracht, in plaats van op basis van vaste kalenderdagen.
Het Excel-sjabloon met dagvergoedingen op basis van uurtarieven is gebaseerd op de officiële tarieven in de betreffende landen, zoals het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Oostenrijk, en gebruikt deze als standaardwaarden.
Met het beleid voor dagvergoedingen op basis van uurtarieven kunnen werknemers voor langere reizen één dagvergoeding indienen in plaats van meerdere kostenposten aan te maken.
Zie voor meer informatie het artikel over uurtarieven voor het berekenen van dagvergoedingen.