Je kunt de instellingen voor het onkostentype dagvergoeding in Payhawk configureren op basis van de vereisten van je bedrijf.
Dagvergoedingen in- en uitschakelen
Schakel als volgt het onkostentype 'dagvergoeding' in (of uit) voor je bedrijf:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar Instellingen > onkostentypen.
Selecteer dagvergoeding.
Schakel de knop in zodat medewerkers binnen je bedrijf declaraties voor dagvergoedingen kunnen aanmaken. In dit voorbeeld zijn dagvergoedingen ingeschakeld.
Je kunt dagvergoedingen ook uitzetten door de knop uit te schakelen.
Klik in het dialoogvenster op inschakelen om je instellingen te bevestigen.
Beleid voor dagvergoedingen aanmaken
Je kunt voor een bepaalde periode een beleid voor dagvergoedingen aanmaken op basis van de behoeften van je bedrijf.
Maak als volgt een beleid voor dagvergoedingen aan:
Ga naar Instellingen > onkostentypen > dagvergoeding.
Klik in het tabblad beleidsregels op + nieuw beleid.
Voer in het dialoogvenster de naam en duur in van het nieuwe beleid. Onkosten die overeenkomen met de betreffende tijdsintervallen reflecteren de tarieven die je binnen het beleid definieert.
Houd er rekening mee dat je geen dagvergoedingsbeleid kunt aanmaken als er al een beleid bestaat met overlappende data.
Klik op wijzigingen opslaan om het dagvergoedingsbeleid aan te maken.
Download in het volgende scherm het Excel-sjabloonbestand met de vooraf gedefinieerde dagtarieven door te klikken op de link ons sjabloon. Zie voor meer informatie over de standaardberekeningen in het sjabloonbestand de sectie over het berekenen van dagvergoedingen via het Payhawk-sjabloon.
Open het Excel-bestand lokaal en bewerk de informatie op basis van je specifieke vereisten. Sla het bestand op.
Klik in Payhawk op importeer tarieven.
Voeg in het dialoogvenster je lokaal bijgewerkte Excel-bestand toe. Klik op wijzigingen opslaan. De tarieven die je hebt geüpload worden gedistribueerd onder het nieuwe dagvergoedingsbeleid.
Beleid voor dagvergoedingen bewerken en verwijderen
Bewerk als volgt een bestaand dagvergoedingsbeleid:
Ga naar Instellingen > onkostentypen > dagvergoeding.
Ga naar het gewenste dagvergoedingsbeleid en klik op het optiemenu (drie stippen): Selecteer de optie beleid bewerken.
Werk in het dialoogvenster de informatie bij en klik op wijzigingen opslaan.
Verwijder als volgt een bestaand dagvergoedingsbeleid:
Ga naar het gewenste dagvergoedingsbeleid en klik op het optiemenu (drie stippen): Selecteer de optie verwijderen.
Vink in het dialoogvenster het selectievakje aan en klik op beleid verwijderen.
Als je de geldigheidsduur van een dagvergoedingsbeleid wilt aanpassen of verwijderen terwijl er nog onkosten openstaan die onder dat beleid vallen, dan geeft Payhawk een waarschuwing weer en kun je niet doorgaan totdat deze onkosten zijn verrekend.
Bestaande dagtarieven bijwerken
Om je bestaande dagtarieven binnen een dagvergoedingsbeleid bij te werken, download je ze in Excel, werk je ze bij en maak je een nieuwe import.
Ga naar het gewenste dagvergoedingsbeleid en klik op het optiemenu (drie stippen): Selecteer de optie download tarieven als .xlsx. Het Excel-bestand met je huidige dagtarieven voor dit beleid worden lokaal opgeslagen.
Werk de gegevens bij en sla het bestand op.
Klik in Payhawk op het optiemenu (drie stippen). Selecteer de optie importeer tarieven.
Upload in het dialoogvenster je lokale bestand en klik op wijzigingen opslaan.
Houd er rekening mee dat Payhawk eventuele openstaande dagvergoedingen met de oude tarieven automatisch bijwerkt.
Je kunt de bestaande dagtarieven ook bewerken, verwijderen en downloaden door de optie beheren van het beleid te selecteren, op het optiemenu (drie stippen) te klikken en de relevante optie te selecteren.
