Het onkostentype dagvergoeding configureren

Je kunt de instellingen voor het onkostentype dagvergoeding in Payhawk configureren op basis van de vereisten van je bedrijf.

Dagvergoedingen in- en uitschakelen

Schakel als volgt het onkostentype 'dagvergoeding' in (of uit) voor je bedrijf:

Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar Instellingen > onkostentypen.
Selecteer dagvergoeding.
Schakel de knop in zodat medewerkers binnen je bedrijf declaraties voor dagvergoedingen kunnen aanmaken. In dit voorbeeld zijn dagvergoedingen ingeschakeld.
Je kunt dagvergoedingen ook uitzetten door de knop uit te schakelen.
Klik in het dialoogvenster op inschakelen om je instellingen te bevestigen.

Beleid voor dagvergoedingen aanmaken

Je kunt voor een bepaalde periode een beleid voor dagvergoedingen aanmaken op basis van de behoeften van je bedrijf.

Maak als volgt een beleid voor dagvergoedingen aan:

Ga naar Instellingen > onkostentypen > dagvergoeding.
Klik in het tabblad beleidsregels op + nieuw beleid.
Voer in het dialoogvenster de naam en duur in van het nieuwe beleid. Onkosten die overeenkomen met de betreffende tijdsintervallen reflecteren de tarieven die je binnen het beleid definieert.
Houd er rekening mee dat je geen dagvergoedingsbeleid kunt aanmaken als er al een beleid bestaat met overlappende data.
Klik op wijzigingen opslaan om het dagvergoedingsbeleid aan te maken.
Download in het volgende scherm het Excel-sjabloonbestand met de vooraf gedefinieerde dagtarieven door te klikken op de link ons sjabloon. Zie voor meer informatie over de standaardberekeningen in het sjabloonbestand de sectie over het berekenen van dagvergoedingen via het Payhawk-sjabloon.
Open het Excel-bestand lokaal en bewerk de informatie op basis van je specifieke vereisten. Sla het bestand op.
Klik in Payhawk op importeer tarieven.

Voeg in het dialoogvenster je lokaal bijgewerkte Excel-bestand toe. Klik op wijzigingen opslaan. De tarieven die je hebt geüpload worden gedistribueerd onder het nieuwe dagvergoedingsbeleid.

Payhawk-sjabloon voor het berekenen van dagvergoedingen

Het Excel-sjabloonbestand van Payhawk met dagtarieven is gebaseerd op de officiële Duitse tarieven van 2022 als standaardwaarden en bevat de volgende kolommen:

Bestemming. Dit is het land of de stad waar de medewerker naartoe reist.
- Als de medewerker op dezelfde dag naar meerdere locaties reist, gebruikt Payhawk het tarief van de laatst bezochte locatie op die dag.
- Als de medewerker een stad selecteert waar geen tarief voor is ingevoerd, dan gebruikt Payhawk het landtarief.
- Als de medewerker een land selecteert waar geen tarief voor is ingevoerd, gebruikt Payhawk het standaardtarief anders onderaan de lijst.
Bestemmingscode. Dit is de code van het land of de stad.
Halve dag. Dit tarief wordt toegepast als de medewerker tussen de 8 en 24 uur in een stad verblijft. Als je bedrijf voor deze verblijfsduur geen apart tarief hanteert, kun je de waarden kopiëren uit de kolom met het dagtarief.
Als je reis tussen de 8 en 24 uur duurt maar verspreid is over twee kalenderdagen, dan worden de tarieven eerste/laatste dag toegepast. Kom je bijvoorbeeld vandaag in de namiddag aan op je bestemming en vertrek je morgen rond het middaguur, dan wordt vandaag verwerkt als de eerste dag van je reis en morgen als de laatste. Zo worden de tarieven eerste/laatste dag op elke dag toegepast.
Eerste/laatste dag. Dit tarief wordt toegepast op de eerste en laatste dag van de reis. Als je bedrijf voor deze verblijfsduur geen apart tarief hanteert, kun je de waarden kopiëren uit de kolom met het dagtarief.
Volledige dag. Dit tarief wordt toegepast op alle verblijven van minimaal 24 uur.
Als de zakenreis twee kalenderdagen of langer duurt, worden de tarieven eerste/laatste dag en volledige dag als volgt toegepast:
- Voor een tweedaagse reis zijn twee tarieven eerste/laatste dag vereist.
- Voor een driedaagse reis zijn twee tarieven eerste/laatste dag vereist en een tarief volledige dag.
Ontbijt. Lunch. Diner.
- Sommige bedrijven en landen werken met aftrekposten. Als maaltijden gratis worden aangeboden, betaald worden met een zakelijke kaart of als maaltijden worden aangeboden als onderdeel van een declarabele reis of accommodatie, moet er een percentage worden afgetrokken van de vergoeding per kalenderdag - bijvoorbeeld een gratis ontbijt verstrekt door het hotel waar de medewerker verblijft of een gratis diner bij een conferentie.
- De aftrekbare percentages van het volledige dagtarief in het sjabloon zijn als volgt: ontbijt - 20%, lunch - 40% en diner - 40%.

Beleid voor dagvergoedingen bewerken en verwijderen

Bewerk als volgt een bestaand dagvergoedingsbeleid:

Ga naar Instellingen > onkostentypen > dagvergoeding.
Ga naar het gewenste dagvergoedingsbeleid en klik op het optiemenu (drie stippen): Selecteer de optie beleid bewerken.
Werk in het dialoogvenster de informatie bij en klik op wijzigingen opslaan.

Verwijder als volgt een bestaand dagvergoedingsbeleid:

Ga naar het gewenste dagvergoedingsbeleid en klik op het optiemenu (drie stippen): Selecteer de optie verwijderen.
Vink in het dialoogvenster het selectievakje aan en klik op beleid verwijderen.

Als je de geldigheidsduur van een dagvergoedingsbeleid wilt aanpassen of verwijderen terwijl er nog onkosten openstaan die onder dat beleid vallen, dan geeft Payhawk een waarschuwing weer en kun je niet doorgaan totdat deze onkosten zijn verrekend.

Bestaande dagtarieven bijwerken

Om je bestaande dagtarieven binnen een dagvergoedingsbeleid bij te werken, download je ze in Excel, werk je ze bij en maak je een nieuwe import.

Ga naar het gewenste dagvergoedingsbeleid en klik op het optiemenu (drie stippen): Selecteer de optie download tarieven als .xlsx. Het Excel-bestand met je huidige dagtarieven voor dit beleid worden lokaal opgeslagen.
Werk de gegevens bij en sla het bestand op.
Klik in Payhawk op het optiemenu (drie stippen). Selecteer de optie importeer tarieven.
Upload in het dialoogvenster je lokale bestand en klik op wijzigingen opslaan.
Houd er rekening mee dat Payhawk eventuele openstaande dagvergoedingen met de oude tarieven automatisch bijwerkt.