Uitgavenbeleid bij Payhawk stelt je in staat om meerdere kaarten te beheren met een vooraf gedefinieerd beleid voor geconfigureerde uitgavelimieten en kaartinstellingen voor directieleden, managers en medewerkers.
Alle kaarten die zijn toegewezen aan een uitgavenbeleid zijn onderhevig aan de gedefinieerde regels van dat beleid.
Voordelen
Je kunt uitgavenbeheerfuncties op groepsniveau definiëren en alle kaarten in bulk beheren zonder dat je hier individuele beheerfuncties voor nodig hebt.
Je kunt een limiet instellen voor automatische goedkeuring van verzoeken of aanpasbare regels definiëren waarbij meerdere medewerkers verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van elke drempel. Je kunt ook een strict uitgavenbeleid definiëren en voor medewerkers een terugkerende maandelijkse limiet van nul instellen, waardoor elk verzoek wordt goedgekeurd zodra het via het systeem binnenkomt.
Je kunt met de ondersteunde geavanceerde kaartbeheerfuncties ook je Payhawk-uitgavenbeleid aanpassen, om bijvoorbeeld bepaalde verkopers op de zwarte lijst te plaatsen of uitgaven in een bepaald land of regio te blokkeren.
Uitgavenlimieten
In Payhawk definiëren uitgavenlimieten hoeveel een kaarthouder per transactie kan uitgeven. Dit kan voor individuele kaarten worden ingesteld, of als onderdeel van het uitgavenbeleid van je bedrijf.
Zie voor meer informatie over uitgavenlimieten in Payhawk en de complete lijst de sectie over uitgavenlimieten voor individuele kaarten.
Kaartbeheerfuncties
In Payhawk kun je via beheerfuncties het uitgeven van bedrijfsgelden toestaan of blokkeren. Dit kan voor individuele kaarten worden ingesteld, of als onderdeel van het uitgavenbeleid van je bedrijf.
Voor een compleet overzicht van kaartcontroles in Payhawk en de volledige lijst met opties, ga je naar de sectie over kaartcontroles voor individuele kaarten.
Overzicht van beleid voor het automatisch blokkeren van kaarten
Automatisch blokkeren is een geavanceerd uitgavenbeleidmechanisme in Payhawk. Eenmaal ingeschakeld, worden kaarten die onder dit uitgavenbeleid vallen automatisch geblokkeerd als de kaarthouders hun uitgaven niet binnen een vooraf gedefinieerde periode indienen.
Je moet het volgende definiëren om het automatisch blokkeren van kaarten in te schakelen:
Wat Payhawk als een 'achterstallige' declaratie beschouwt, dat wil zeggen, hoeveel dagen de documenten bij een uitgave niet zijn ingediend.
Hoeveel achterstallige declaraties je wilt toelaten voordat de kaart wordt geblokkeerd.
Als het automatisch blokkeren van kaarten eenmaal is ingeschakeld, houdt het systeem automatisch nieuwe uitgaven bij voor kaarten waar dit uitgavenbeleid aan is toegewezen.
Om te voorkomen dat kaarten onbedoeld worden geblokkeerd, is het automatisch blokkeren van kaarten alleen van toepassing op nieuwe uitgaven.
Hierdoor:
Worden kaarthouders met achterstallige declaraties zowel in het Payhawk-webportaal als in de mobiele app via waarschuwingen gevraagd om de ontbrekende documenten in te dienen.
Als je als kaarthouder het maximum aantal toegestane achterstallige declaraties nadert, ontvang je 24 uur van tevoren een melding op je telefoon en per e-mail.
Bereik je als kaarthouder het maximum, dan krijg je de melding dat je kaart is geblokkeerd door het uitgavenbeleid van je bedrijf.
Om je kaart te deblokkeren, moet je als kaarthouder je achterstallige declaraties indienen. Zodra het aantal achterstallige declaraties weer onder de drempel van het uitgavenbeleid valt, deblokkeert Payhawk je kaart automatisch. Zie voor meer informatie de artikelen over bedrijfsbeleid dat van invloed is op kaarthouders.
Automatische kaartblokkering kan alleen worden toegepast op kaarten van individuele medewerkers.