Afhankelijk van de situatie, moet je wellicht verschillende uitgaven aanmaken in het Payhawk-webportaal en uitgave-verzoeken indienen bij de relevante goedkeurders zoals gedefinieerd in de workflows van je bedrijf.
Je kunt alleen uitgaven indienen als een Payhawk-beheerder de indieningsoptie heeft ingeschakeld als onderdeel van je bedrijfsworkflows Anders wordt je uitgave automatisch geregistreerd ter beoordeling door de geautoriseerde personen.
Documenten uploaden voor nieuwe uitgaven
Bij het aanmaken van een uitgave, kun je als volgt uitgavedocumenten uploaden in PDF, JPG en PNG:
Door ze te verslepen.
Door deze te uploaden vanaf je bestandssysteem.
Door te plakken vanaf het klembord.
Kaartuitgaven
Zodra je hebt betaald met je zakelijke betaalkaart, wordt een uitgave automatisch in Payhawk aangemaakt. Upload als volgt documenten voor kaartuitgaven:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad uitgaven > indienen.
Klik op de betreffende uitgave.
De OCR-functionaliteit van Payhawk vult de uitgave-gegevens op basis van het document en de leverancier automatisch in. Bekijk de automatisch geëxtraheerde informatie en vul eventuele overige velden handmatig in.
Klik op indienen.
Rekeningen en terugbetalingen
Maak als volgt een rekening of terugbetaling aan:
Ga in het Payhawk-webportaal naar onkosten.
Klik op de knop + nieuw.
Selecteer op het volgende scherm rekening of terugbetaling. Klik voor dit voorbeeld op rekening.
Het scherm voor terugbetalingen geeft je huidige terugbetalingsgegevens weer. Klopt er iets niet, bewerk ze dan en klik vervolgens op de knop opslaan.
Upload het uitgavedocument. Klik op de knop 1 uitgave toevoegen.
De OCR-feature van Payhawk extraheert automatisch de leveranciersgegevens. Voer eventuele benodigde gegevens in.
Klik op indienen.
Kilometervergoeding
Maak als volgt een kilometerdeclaratie aan:
Ga in het Payhawk-webportaal naar onkosten.
Klik op de knop + nieuw.
Selecteer in het volgende scherm kilometervergoeding.
Voer in het volgende scherm de gegevens van je reis in. Klik op kilometervergoeding toevoegen.
Klik op indienen.
Dien als volgt terugkerende kilometerdeclaraties in:
Ga naar onkosten, klik op de knop + nieuw en selecteer kilometervergoeding.
Selecteer onder recent de uitgave die je wilt dupliceren.
Vink het selectievakje toevoegen voor meerdere data aan.
Selecteer in het volgende scherm de gewenste data voor de herhaling en klik op kilometervergoeding toevoegen.
Selecteer in het scherm onkosten de uitgave die je wilt indienen.
Klik op indienen.
Dagvergoeding
Maak als volgt een declaratie voor een dagvergoeding aan:
Ga in het Payhawk-webportaal naar onkosten.
Klik op de knop + nieuw.
Selecteer op het volgende scherm dagvergoeding.
Voer op het volgende scherm de gegevens in van je reis en verblijf en selecteer de maaltijden die zijn opgenomen in de prijs (inhoudingen). Klik op de knop 1 uitgave toevoegen.
Upload het document in het volgende dialoogvenster.
Klik op indienen.
Uitgaven in bulk indienen
Je kunt ook meerdere uitgaven tegelijk indienen:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad onkosten > indienen.
Vink de selectievakjes aan van de uitgaven die je wilt indienen.
Het dialoogvenster naast de uitgavenlijst geeft nu een samenvatting van alle geselecteerde uitgaven.
Klik op indienen.
