Om onkostendocumenten te uploaden in Payhawk, kun je een foto maken met de camera van je telefoon en gebruikmaken van de OCR-functionaliteit van Payhawk, afbeeldingen uploaden vanuit je galerij, pdf-bestanden toevoegen vanuit je Mijn bestanden-app of documenten rechtstreeks vanuit je e-mail delen met behulp van de functie voor het uploaden van bestanden op je apparaat.
Je kunt ook de ingebouwde cameratools gebruiken om de kwaliteit van documenten te verbeteren en indien nodig meerdere documenten aan één kostenpost toevoegen.
Foto's maken van bonnetjes en facturen of deze vanaf je telefoon toevoegen als afbeeldingen en bestanden
Als je een kostenpost op je mobiel maakt, kun je op verschillende manieren een bon of factuur toevoegen, afhankelijk van je situatie:
Gebruik de camera van je telefoon om het document te scannen op het moment dat je de kostenpost aanmaakt.
De OCR-technologie (Optical Character Recognition) van Payhawk herkent je document automatisch, maakt een foto, past de randen aan en haalt de gegevens van je leverancier eruit.
Je kunt de foto ook handmatig maken.
Een foto uploaden vanuit de fotogalerij van je telefoon.
Voeg een bestand toe uit de map Bestand op je telefoon.
Meerdere bonnen en facturenuploaden voor een kostenpost
In Payhawk kun je twee of meer bonnetjes en facturen toevoegen aan een kostenpost, zowel bij het aanmaken van de kostenpost als daarna.
De gegevensextractie van Payhawk stelt de onkostengegevens voor uit het eerste document dat je uploadt.
Om meerdere bonnen of facturen aan een rekening, een declaratie of een reeds aangemaakte kaarttransactie toe te voegen, open je de kostenpost en tik je op de knop + (plus). Zie voor meer informatie het artikel over het aanmaken en indienen van uitgaven in de mobiele Payhawk-app.
Je kunt extra documenten toevoegen aan ingediende, niet-ingediende of geretourneerde kosten. Om dit te doen, selecteer je eerst de optie Bewerken en tik je vervolgens op de knop + (plus) om meer bestanden te uploaden.
Als je per ongeluk een bon of factuur bij de verkeerde kostenpost hebt geüpload, kun je deze naar de juiste kostenpost verplaatsen met de optie Verplaatsen naar een andere kostenpost in het Payhawk-webportaal.
Bijgevoegde bonnen en facturen draaien
Nadat je een foto van je onkostendocument hebt gemaakt, kun je de afbeelding draaien door op het pictogram Bewerken te tikken.
De leesbaarheid van bijgevoegde bonnen en facturen verbeteren
Als de gegevens op het onkostendocument moeilijk leesbaar zijn, kun je de leesbaarheid verbeteren door gebruik te maken van de weergavemodi die beschikbaar zijn via het pictogram Sterren.
Bijgevoegde bonnen en facturen verwijderen en vervangen
Als de afbeelding van een bon of factuur die je hebt geüpload tijdens het aanmaken van de kostenpost van slechte kwaliteit is, kun je deze op de volgende manier vervangen:
Open de uitgave, tik op het menu met de drie puntjes en selecteer Document weggooien.
Bevestig je actie door op Document verwijderen te tikken.
Je kunt nu een nieuwe foto maken of een duidelijkere afbeelding of bestand uploaden vanaf je mobiele apparaat.
Als de kostenpost al is goedgekeurd of beoordeeld, vraag dan de goedkeurder of beoordelaar om de kostenpost naar je terug te sturen. Zodra je het document hebt teruggestuurd, kun je de uitgave bewerken en het document vervangen door de juiste versie.
Bonnen en facturen uploaden naar Payhawk via de bestandsdelingsfunctie van je toestel
Je kunt ook de standaard functie voor het delen van bestanden op je mobiele apparaat gebruiken om bonnen of facturen, opgeslagen als bestanden of afbeeldingen, rechtstreeks naar Payhawk te uploaden.
Open de afbeelding of het bestand op je telefoon.
Tik op de knop Delen.
Selecteer uit de optielijst de mobiele Payhawk-app.
Volg de instructies.
Handmatig ongematchte facturen aan onkosten koppelen
Facturen die naar het Payhawk-postvak bonnetjes en facturen worden gestuurd, worden automatisch gekoppeld aan de juiste kostenpost.
Als het systeem geen match kan vinden, kun je het onkostendocument op de volgende manier handmatig aan de kostenpost koppelen:
Controleer je Payhawk-postvak bonnetjes en facturen op ongematchte facturen.
Koppel de factuur handmatig aan de juiste kostenpost in het systeem.
Controleer of de factuur correct is gekoppeld aan de kostenpost.
