Met de krachtige workflowmogelijkheden van Payhawk kun je uitgebreide goedkeuringsflows op maat bouwen en afstemmen op basis van uitgavensoorten, goedkeurders en goedkeuringsvoorwaarden die aansluiten bij de specifieke behoeften van je bedrijf. Tegelijkertijd behoud je volledig inzicht in elke gedefinieerde stap en de toegewezen teamgenoot.
Je kunt ook je op maat gemaakte workflow-terugvalopties inrichten, zodat het goedkeuringsproces in uitzonderlijke gevallen beveiligd is. Bijvoorbeeld als een medewerker zonder teammanager een uitgave indient die de goedkeuring van een teammanager vereist.
In Payhawk kun je goedkeuringsflows inrichten voor kaartverzoeken en transacties, vergoedingen, facturen, inkooporders en nog veel meer.
Workflows voor kostensoorten
Op basis van je bedrijfsuitgavencyclus in Payhawk kun je workflows voor facturen, vergoedingen en kaarttransacties inrichten op maat.
De uitgavencyclus van een factuur begint bijvoorbeeld bij het indienen. Eerst moet een goedkeurder die uitgave goedkeuren. Daarna moeten de bevoegde medewerkers de uitgave beoordelen. Vervolgens moeten de betalingsgegevens en de uitvoeringsdatum van de betaling worden bevestigd, de betaling worden geautoriseerd en de uitgave worden betaald.
Voor een factuur zijn de uitgavenstappen: indienen, goedkeuren, beoordelen en betalen (bevestig details en autoriseren).
Kaartuitgaven bevatten de stappen indienen, goedkeurenen beoordelen alleen als ze al zijn betaald.
Bij dag- en kilometervergoedingen wordt de stap betalen vervangen door vergoeden, omdat het bedrag wordt terugbetaald aan de declarerende medewerker.
Raadpleeg voor meer informatie het artikel over goedkeuringsworkflows instellen voor uitgavensoorten.
Workflows voor inkooporders
Om een inkooporder aan te maken in Payhawk, moeten medewerkers eerst een aankoopaanvraag indienen. Vervolgens kunnen bevoegde medewerkers het bedrag en andere details of voorwaarden goedkeuren voordat de levering van start gaat. Vervolgens kunnen de bevoegde medewerkers de facturen uploaden en ontvangstbewijzen voor de geleverde goederen of diensten en kan de inkooporder worden gesloten.
Inkooporders kunnen soms discrepanties vertonen, bijvoorbeeld in het aantal ontvangen goederen of het goedgekeurde prijsverschil ten opzichte van de gefactureerde prijs. In dergelijke gevallen kun je specifieke medewerkers toestaan om inkooporders met afwijkingen goed te keuren.
De workflow die je kunt aanpassen voor inkooporders omvat het instellen van meerdere stappen, rollen of personen die kunnen:
Inkoopaanvragen goedkeuren.
Facturen uploaden.
Keur betalingen voor inkooporders goed wanneer het inkooporderbedrag overeenkomt met het factuurbedrag.
Keur factuurbetalingen voor inkooporders goed wanneer het inkooporderbedrag niet overeenkomt met het factuurbedrag.
Keur betalingen goed wanneer de factuur is ontvangen zonder dat er een voorafgaande inkooporder is geplaatst.
Workflows voor kaartaanvragen
Als dat is toegestaan, kunnen werknemers nieuwe kaarten aanvragen. Je kunt bepalen wie kaartaanvragen kan goedkeuren en wie kaarten kan uitgeven.
