Met Payhawk kun je workflows creëren en aanpassen op basis van verschillende typen onkosten, goedkeurders en goedkeuringsvoorwaarden afgestemd op de specifieke vereisten van jouw bedrijf. Het systeem biedt ook duidelijk inzicht in elke stap van het proces en laat zien welke gebruikers betrokken zijn bij het goedkeuringsproces.
Je kunt uitzonderingen definiëren om ervoor te zorgen dat het goedkeuringsproces doorgaat in uitzonderlijke gevallen, zoals wanneer een medewerker zonder toegewezen teammanager onkosten indient die normaal gesproken door zijn of haar manager moeten worden goedgekeurd.
In Payhawk kun je goedkeuringsworkflows definiëren voor kaartaanvragen en -transacties, terugbetalingen, de betaling van rekeningen, aankopen, en nog veel meer.
Workflows voor verschillende typen onkosten
Op basis van de levenscyclus van onkosten in Payhawk, kun je de workflows aanpassen voor de betalingen van rekeningen, onkosten die moeten worden vergoed en kaarttransacties.
Als alle stappen voor de workflow van een bepaald type onkosten zijn ingeschakeld, doorloop je de volgende stappen als je een rekening betaalt:
(Indienen) Onkosten worden ingediend door degene die ze gemaakt heeft.
(Goedkeuren) Ze worden vervolgens goedgekeurd door een medewerker die in de workflow voor het goedkeuren van onkosten is toegewezen als goedkeurder en zo is in Payhawk is geactiveerd door een Payhawk-beheerder binnen je bedrijf.
(Controleren) Vervolgens bekijkt een beoordelaar de details van de onkosten om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan het onkostenbeleid van je bedrijf.
(Betalen > Details bevestigen) Na de controle bevestigen medewerkers met de benodigde machtigingen de details van de betaling.
De stappen Details bevestigen en Authoriseren implementeren het vier ogen-principe, waarbij een daartoe gemachtigde medewerker de details van de betaling bevestigt en een andere medewerker de betaling autoriseert.
Als de betaling van de rekening is gepland, wordt in dit stadium bepaald hoe deze wordt uitgevoerd.
Standaard kan de betaling worden ingesteld op Direct uitvoeren of voor de datum waarop het onkosten-item uiterlijk moet worden vergoed. De betaling kan echter ook op een specifieke datum worden ingesteld.
(Betalen > Autoriseren) Medewerkers die de rechten hebben betalingen te autoriseren vervolgens de vergoeding van de onkosten.
Als de betaling is ingesteld op Direct uitvoeren, wordt deze direct na autorisatie betaald.
Als de betaling is ingepland, wordt deze geautoriseerd en automatisch betaald op de opgegeven datum (datum waarop het onkosten-item uiterlijk moet worden vergoed of een specifiek gekozen datum).
Zie voor meer informatie het artikel over Goedkeuringsworkflows instellen voor verschillende typen onkosten.
Stappen in de workflows voor de betaling van rekeningen
Voor een rekening zijn de stappen Inzenden, Goedkeuren, Controleren, en Betalen met de optie Betalen, inclusief de stappen Details bevestigen en Autoriseren, waarvoor vier ogen-principe wordt gehanteerd.
Stappen in de workflows voor de vergoeding van kaartuitgaven
Voor kaartuitgaven gelden alleen de stappen Indienen, Goedkeuren en Controleren, omdat ze al zijn betaald.
Stappen in de workflows voor de vergoeding van onkosten
Voor onkosten die vergoed worden, zoals een kilometer- of dagvergoeding, zijn de stappen Inzenden, Goedkeuren, Controleren, en Betalen met de optie Betalen, inclusief de stappen Details bevestigen en Autoriseren, waarvoor vier ogen-principe wordt gehanteerd.
Standaard staat de stap Details bevestigen voor te vergoeden onkosten op Automatisch (in Payhawk), maar dit kan worden gewijzigd door een Payhawk-beheerder.
Workflows voor aankopen
Als alle stappen voor de workflow van een aankoop zijn ingeschakeld, doorloop je de volgende stappen als je een aankoop doet:
(Indienen) Een aankoopverzoek wordt ingediend.
(Controleren) De aankoop wordt vervolgens gecontroleerd door een medewerker die in de workflow is toegewezen als controleur en zo is in Payhawk is geactiveerd door een Payhawk-beheerder binnen je bedrijf.
(Goedkeuren) Vervolgens bekijkt een goedkeurder de details van de aankoop om er zeker van te zijn dat deze voldoet aan het onkostenbeleid van je bedrijf.
(Ontvangen) Nadat goedkeuring is verleend, kunnen medewerkers met toegang tot de aankoop ontvangstbewijzen uploaden voor de ontvangen goederen.
(Factuur) Nadat goedkeuring is verleend, kunnen medewerkers met toegang tot de aankoop facturen uploaden voor de ontvangen goederen of diensten.
(Betalen > Details bevestigen) Geautoriseerde medewerkers van je bedrijf bevestigen vervolgens de details van de betaling.
De stappen Details bevestigen en Authoriseren implementeren het vier ogen-principe, waarbij een daartoe gemachtigde medewerker de details van de betaling bevestigt en een andere medewerker de betaling autoriseert.
(Betalen > Autoriseren) Medewerkers die de rechten hebben betalingen te autoriseren vervolgens de vergoeding van de aankoop.
(Sluiten) Als het automatisch sluiten van de aankopen niet is ingeschakeld of als er discrepanties zijn tussen de aankoophoeveelheid of het aankoopbedrag en de gefactureerde en/of geleverde hoeveelheden, kunnen geautoriseerde medewerkers de aankopen handmatig sluiten.
Workflows voor kaartaanvragen
Als dat mag, kunnen medewerkers nieuwe fysieke, virtuele en kaarten voor eenmalig gebruik aanvragen. Je kunt vervolgens zelf bepalen wie deze aanvragen kan goedkeuren en wie de kaarten kan uitgeven.
