Door specifieke voorwaarden in te stellen en rollen of specifieke medewerkers als onderdeel van de goedkeuringsflow te definiëren, kun je complexe, robuuste en flexibele workflows creëren die aansluiten bij de diverse behoeften binnen je organisatie.
Beschikbare goedkeurders
In Payhawk kun je de volgende rollen, roluitbreidingen of gebruikers opnemen in het goedkeuringsproces:
Elke Payhawk-accountant
Elke Payhawk-beheerder
Elke Payhawk-accountant of -beheerder
Elke IT-beheerder
Elke Senior AP Specialist
Elke auditor
De teammanager van de medewerker die de onkosten of het verzoek indient
De manager van de medewerker die de onkosten of het verzoek indient
De functiespecifieke manager die is toegewezen aan het specifieke aangepaste veld (bijvoorbeeld projectmanager of kostenplaatsmanager)
De categoriemanager toegewezen aan de specifieke kostencategorie (bijvoorbeeld Social Media Ads)
De lagergeplaatste categoriemanager die is toegewezen aan de bovenliggende categorie van het ingediende onkosten-item
Een specifieke medewerker (bijvoorbeeld de CFO)
Een specifieke medewerker uit een bepaalde werknemersgroep
Meerdere goedkeurders voor een stap toewijzen
Elk workflowproces bevat een of meer goedkeuringsstappen. Elke goedkeuringsstap kan een of meer goedkeuringen bevatten, elk met zijn eigen afzonderlijke voorwaarden. Wanneer aan de goedkeuringsvoorwaarde wordt voldaan, is een goedkeuring vereist. Als de goedkeuring meerdere goedkeurders bevat, kan elk van hen goedkeuren.
Voor bedragen van meer dan 1000 euro die afkomstig zijn van het techniek-team, kun je bijvoorbeeld specifieke personen, en ook alle Payhawk-beheerders in je bedrijf als goedkeurders aanwijzen. Wanneer een medewerker van techniek een aanvraag indient voor meer dan 1000 euro, kan elke aangewezen goedkeurder deze goedkeuren.
Als je elk van deze specifieke personen en rollen of roluitbreidingen wilt laten goedkeuren, moet je aparte goedkeuringsstappen maken.
Voor bedragen van meer dan 1000 euro die afkomstig zijn van het verkoopteam in de categorie 'reizen' moet je bijvoorbeeld afzonderlijke goedkeuringsstappen definiëren, elk met dezelfde voorwaarden en de gewenste goedkeurder.
Rollen en roluitbreidingen in Payhawk toewijzen
Bij elke stap en voor elke workflow kun je werknemers opnemen aan wie een standaard Payhawk-rol (Accountant, Beheerder, IT-beheerder, Senior AP Specialist of Auditor) of de roluitbreiding Teammanager.
Als je een rol of roluitbreiding in een goedkeuringsworkflow opneemt, kunnen alle medewerkers aan wie die rol of roluitbreiding is toegewezen, het verzoek goedkeuren zodra de workflow wordt geactiveerd. Als je bijvoorbeeld de rol IT-beheerder in een workflow opneemt, kan elke medewerker in je bedrijf met die rol het verzoek goedkeuren zodra het is ingediend en/of beoordeeld.
Toewijzing van tweedelijnsmanagers
De tweedelijnsmanager in Payhawk is een aanpasbare rol, omdat je ervoor kunt kiezen om geen subteams te gebruiken of de teamstructuur voor je organisatie uit te schakelen.
Als het gaat over workflows, dan is de tweedelijns manager (op het tweede niveau) de manager die is toegewezen aan het bovenliggende team. Zo kun je bijvoorbeeld een 'marketingteam' (bovenliggend) definiëren met een 'online marketing' als subteam. De tweedelijns manager (op het tweede niveau) voor een medewerker in het team online marketing zou in dit geval de teammanager van het marketingteam zijn. Bekijk voor meer informatie de artikelen over het managen van medewerkers en teams.
Toewijzing van categoriemanagers
De categoriemanager in Payhawk is ook een aanpasbare rol omdat je kunt besluiten om een of meer managers toe te wijzen aan elke uitgavencategorie die je hebt aangemaakt. Als een categoriemanager is toegewezen, kun je deze opnemen in je goedkeuringsflows. De rol categoriemanager wordt automatisch toegevoegd aan de opties zodra een beheerder is toegewezen aan de uitgavencategorie.
Toewijzing van beheerders van aanpasbare velden
Je kunt één of meerdere managers toewijzen aan elke aanpasbare veldwaarde die je voor je organisatie hebt aangemaakt. Vervolgens kun je de beheerdersrol van aanpasbare velden gebruiken in de workflows. Afhankelijk van de geselecteerde waarde van een specifieke uitgave, is goedkeuring van de bijbehorende beheerder van aanpasbare velden nodig.
Als je bijvoorbeeld Angela Rossi hebt aangewezen als categoriemanager voor de kostenplaats 'financiën' en Ivan Ivanov als categoriemanager voor de kostenplaats 'hardware', dan:
Is Angela Rossi de goedkeurder wanneer de kostenplaats voor een bepaalde uitgave 'financiën' is.
Is Ivan Ivanov de goedkeurder wanneer de kostenplaats voor een bepaalde uitgave 'hardware' is.
Toewijzing van specifieke medewerkers
Je kunt elke medewerker binnen je bedrijf selecteren bij het instellen van aanpasbare workflows voor je organisatie.
Onkosten opnieuw toewijzen na vertrek van een goedkeurder
Het opnieuw toewijzen van de goedkeuring van uitgaven gebeurt automatisch als de goedkeurder aan een rol is gekoppeld (bijvoorbeeld team- of categoriemanager). Verzoeken worden dan doorgestuurd naar de nieuwe persoon die aan die rol of roluitbreiding is toegewezen. Als de goedkeurder echter een specifieke medewerker is, worden de onkostenverzoeken standaard doorgestuurd naar Payhawk-beheerders.