Door specifieke voorwaarden in te stellen en rollen of specifieke medewerkers als onderdeel van de goedkeuringsflow te definiëren, kun je complexe, robuuste en flexibele workflows creëren die aansluiten bij de diverse behoeften binnen je organisatie.

In Payhawk kun je de volgende rollen of personen opnemen in het goedkeuringsproces:

Elk workflowproces bevat een of meer goedkeuringsstappen. Elke goedkeuringsstap kan een of meer goedkeuringen bevatten, elk met zijn eigen afzonderlijke voorwaarden. Wanneer aan de goedkeuringsvoorwaarde wordt voldaan, is een goedkeuring vereist. Als de goedkeuring meerdere goedkeurders bevat, kan elk van hen goedkeuren.

Voor bedragen van meer dan 1000 euro die afkomstig zijn van het techniek-team, kun je bijvoorbeeld specifieke personen, en ook alle Payhawk-beheerders in je bedrijf als goedkeurders aanwijzen. Wanneer een medewerker van techniek een aanvraag indient voor meer dan 1000 euro, kan elke aangewezen goedkeurder deze goedkeuren.

Als je elk van deze specifieke personen en rollen wilt laten goedkeuren, moet je aparte goedkeuringsstappen maken.

Voor bedragen van meer dan 1000 euro die afkomstig zijn van het verkoopteam in de categorie 'reizen' moet je bijvoorbeeld afzonderlijke goedkeuringsstappen definiëren, elk met dezelfde voorwaarden en de gewenste goedkeurder.

Standaard kun je in elke stap en voor elke workflow medewerkers met Payhawk accountant- of beheerdersrechten opnemen. Bekijk voor meer informatie het artikel over rollen en rechten in Payhawk.

De rol teammanager in Payhawk is een aanpasbare rol, omdat je ervoor kunt kiezen de functtie teammanagers toewijzen niet te gebruiken voor specifieke teamstructuren of de teamstructuur voor je organisatie uit te schakelen.

Als het gaat over workflows, dan is de teammanager de manager van het team waartoe de medewerker behoort die het goedkeuringsverzoek indient.

Teams in Payhawk hoeven niet overeen te komen met de formele interne structuur van je bedrijf. Bekijk voor meer informatie de artikelen over het managen van medewerkers en teams.

De tweedelijnsmanager in Payhawk is een aanpasbare rol, omdat je ervoor kunt kiezen om geen subteams te gebruiken of de teamstructuur voor je organisatie uit te schakelen.

Als het gaat over workflows, dan is de tweedelijns manager (op het tweede niveau) de manager die is toegewezen aan het bovenliggende team. Zo kun je bijvoorbeeld een 'marketingteam' (bovenliggend) definiëren met een 'online marketing' als subteam. De tweedelijns manager (op het tweede niveau) voor een medewerker in het team online marketing zou in dit geval de teammanager van het marketingteam zijn. Bekijk voor meer informatie de artikelen over het managen van medewerkers en teams.

De categoriemanager in Payhawk is ook een aanpasbare rol omdat je kunt besluiten om een of meer managers toe te wijzen aan elke uitgavencategorie die je hebt aangemaakt. Als een categoriemanager is toegewezen, kun je deze opnemen in je goedkeuringsflows. De rol categoriemanager wordt automatisch toegevoegd aan de opties zodra een beheerder is toegewezen aan de uitgavencategorie.

Je kunt één of meerdere managers toewijzen aan elke aanpasbare veldwaarde die je voor je organisatie hebt aangemaakt. Vervolgens kun je de beheerdersrol van aanpasbare velden gebruiken in de workflows. Afhankelijk van de geselecteerde waarde van een specifieke uitgave, is goedkeuring van de bijbehorende beheerder van aanpasbare velden nodig.

Als je bijvoorbeeld Angela Rossi hebt aangewezen als categoriemanager voor de kostenplaats 'financiën' en Ivan Ivanov als categoriemanager voor de kostenplaats 'hardware', dan:

Je kunt elke medewerker binnen je bedrijf selecteren bij het instellen van aanpasbare workflows voor je organisatie.

Het opnieuw toewijzen van de goedkeuring van uitgaven gebeurt automatisch als de goedkeurder aan een rol is gekoppeld (bijvoorbeeld team- of categoriemanager). Verzoeken worden dan doorgestuurd naar de nieuwe persoon die aan die rol is toegewezen. Als de goedkeurder echter een specifieke medewerker is, worden de uitgavenverzoeken standaard naar de beheerders van Payhawk gestuurd.