Welkom bij Payhawk!
We zijn ontzettend blij je aan boord te verwelkomen en hopen met ons platform je leven eenvoudiger te maken!
Het Payhawk Customer Success team staat klaar om je te begeleiden gedurende het volledige proces. Je kunt hen van maandag tot vrijdag van 08:00-18:00 uur CET ook bereiken via de live chat voor proactieve ondersteuning.
Wil je de meestgestelde vragen bekijken? Bezoek dan het helpcentrum van Payhawk voor handige ondersteunende artikelen.
Doelgroep
Deze gids is bedoeld voor medewerkers die bedrijfskosten betalen, hun Payhawk-betaalkaarten gebruiken, onkosten uploaden en onkostenaangiften van teamleden indienen en goedkeuren.
Overzicht
Deze snelstartgids begeleidt je langs de basisstappen voor het gebruik van Payhawk en helpt je bij het opzetten en gebruiken van het webportaal en de mobiele app van Payhawk:
Begin nu met jouw Payhawk-ervaring!
Stap 1 - Registreer je bij Payhawk met een e-mailuitnodiging
De meest gebruikelijke manier om je Payhawk-account te registreren is m.b.v. een e-mailuitnodiging die je Payhawk-beheerder je heeft gestuurd:
Ga naar je Inbox.
Open de uitnodigingse-mail en klik op de link: registreer. Hierna word je doorgestuurd naar het Payhawk-webportaal.
Stel een wachtwoord in voor je Payhawk-account en bevestig dit door het opnieuw in te voeren. Klik op account aanmaken om je registratie te voltooien.
Zie wachtwoordvereisten.
Voer op het volgende scherm je voornaam, achternaam en mobiele telefoonnummer in met de landencode, beginnend met een + (plusteken). Klik op doorgaan. Hierna ontvang je een SMS-bericht ter verificatie op het ingevoerde nummer.
Voer in het dialoogvenster bevestig je telefoonnummer de code uit het SMS-bericht in en klik op verificatie telefoon.
Voor meer informatie:
Stap 2 - Activeer je account op de mobiele app
Voordat je kunt beginnen met het gebruik van Payhawk, moet je de mobiele Payhawk-app downloaden en van daaruit je Payhawk-account activeren.
Het activeren van je Payhawk-account is enkel mogelijk via de mobiele Payhawk-app:
Open de mobiele Payhawk-app en voer het e-mailadres in dat je eerder bij Payhawk geregistreerd hebt. Klik op volgende.
Voer het wachtwoord in dat je tijdens de registratie hebt aangemaakt. Klik op inloggen.
Als je reeds eerder toegewezen Payhawk-kaarten hebt, moet je op het volgende scherm een veiligheidscode met vier cijfers aanmaken die het gebruik van je virtuele en fysieke kaarten zal beschermen. Denk eraan, je mag deze veiligheidscode met niemand delen!
Je wordt automatisch doorgestuurd naar het volgende scherm. Voer de veiligheidscode opnieuw in. Je kunt Payhawk nu gaan gebruiken.
Je kunt je veiligheidscode eenvoudig bijwerken door naar je profielpagina te gaan en op veiligheidscode wijzigen te klikken.
Voor meer informatie:
Stap 3 - Activeer je Payhawk-betaalkaart
Je kunt nu je fysieke en virtuele Payhawk-betaalkaarten activeren.
De virtuele Payhawk-betaalkaarten zijn bedoeld voor online betalingen en bieden de optie ze toe te voegen aan Google en Apple Pay.
De fysieke Payhawk-betaalkaarten zijn bedoeld voor online en POS-betalingen.
Activeer je virtuele kaart
De virtuele Payhawk-betaalkaarten worden onmiddellijk toegevoegd op de mobiele telefoon van de kaarthouder. Je virtuele kaart wordt automatisch geactiveerd zodra deze is uitgegeven.
Ga naar de mobiele Payhawk-app voor toegang tot je virtuele Payhawk-kaart en druk op de toets kaarten rechts onderaan.
Activeer je fysieke kaart
Gefeliciteerd, je fysieke Payhawk-kaart is aangekomen! Je kunt deze nu gebruiken voor bedrijfsgerelateerde aankopen in winkels en tijdens je reizen over de hele wereld!
Je kunt je fysieke Payhawk-kaart alleen in de Payhawk-app activeren:
Open de mobiele Payhawk-app op je telefoon.
Druk op het kaarten-symbool aan de rechterzijde.
Voer de veiligheidscode van je mobiele Payhawk-app in.
Selecteer de kaart die je wilt activeren.
Druk op activeer je kaart, waarna je fysieke Payhawk-kaart klaar is voor gebruik!
Je fysieke Payhawk-betaalkaarten worden door je Payhawk-beheerder besteld via het Payhawk-webportaal.
Elke fysieke kaart is gekoppeld aan een individuele werknemer.
Voor meer informatie:
Stap 4 - Betaal met je Payhawk-kaart
Start nu met uitgeven en gebruik je Payhawk-kaarten voor betalingen!
Betaal met je virtuele Payhawk-kaart
Virtuele kaarten worden onmiddellijk op de mobiele telefoon van de kaarthouder toegevoegd. Je virtuele kaart wordt automatisch geactiveerd zodra deze is uitgegeven. De perfecte oplossing voor betaling van alle online onkosten.
Open de mobiele Payhawk-app voor toegang tot de gegevens van je virtuele kaart en ga naar de kaart via het kaarten-symbool rechts onderaan.
Betaal met je fysieke Payhawk-kaart
Na het activeren van je fysieke Payhawk-kaart kun je deze gebruiken voor bedrijfsgerelateerde laankopen en het betalen van wereldwijde zakelijke reizen!
Je kunt voor het eerst contactloos betalen met je fysieke Payhawk-kaart als het te betalen bedrag onder de limiet voor contactloos betalen valt die door de verkoper is ingesteld. Als het bedrag hoger is dan deze limiet, moet je je kaart in de betaalautomaat steken en je pincode invoeren. De winkelier bepaalt de limieten voor contactloos betalen en afrekenen met pincode.
Voor toegang tot je PIN-code:
Open de mobiele Payhawk-app en druk op kaarten.
Selecteer de kaart en druk op de optie PIN bekijken. De PIN verschijnt gedurende vijf seconden op het scherm.
Voor meer informatie:
Stap 5 - Upload je onkosten met de mobiele app
Nadat je betaald hebt met je Payhawk-betaalkaart kun je de onkosten uploaden via de mobiele app.
Je kunt de volgende typen onkosten in Payhawk aanmaken:
Kaartbetaling. Dit zijn de onkosten die je betaald hebt met je fysieke of virtuele Payhawk-kaart.
Overschrijving. Dit zijn de onkosten die het bedrijf verschuldigd is of betaald heeft via een overschrijving.
Vergoeding. Dit zijn de onkosten waarvoor je met je eigen geld hebt betaald. Voor dit soort onkosten moet je worden vergoed.
Bedrijfscontanten. Dit zijn de onkosten die je hebt betaald met contant geld van je bedrijf.
Kilometervergoeding. Deze dekt de kosten voor zakelijke ritten met je eigen auto.
Dagvergoeding. Deze dekt de overige kosten gemaakt tijdens je zakenreis.
Uploaden kaartbetalingen
Wanneer je betaalt met je Payhawk-betaalkaart, wordt automatisch een onkostenpost aangemaakt in onkosten.
Na het maken van een kaartbetaling ontvang je een melding op je mobiele telefoon om het ontvangstbewijs in te dienen.
Open de mobiele Payhawk-app.
Druk op onkosten en selecteer de betreffende onkosten. Je mobiele camera wordt automatisch geopend.
Neem een foto van het ontvangstbewijs.
Als je de factuur of het ontvangstbewijs via e-mail hebt ontvangen, kun je de afbeelding ook uploaden vanuit je galerij of als bestand uit je lokale bestanden-map.
Payhawk past automatisch de randen van het document aan en neemt automatisch de foto.
Voer een beschrijving (notitie) in van de onkosten en kies de juiste categorie.
Als iemand in je bedrijf al eerder bij deze leverancier een betaling heeft verricht, zal Payhawk de juiste categorie automatisch voorstellen.
Facturen, vergoedingen en contant geld uploaden
JUpload alle onkosten die je moet betalen, of die via overschrijving, bedrijfsmiddelen of eigen geld zijn gedekt, door de volgende stappen te volgen:
Open de mobiele Payhawk-app.
Druk op het plussymbool (+) naast je profielfoto.
Selecteer het soort onkosten dat je wilt uploaden (overschrijving of vergoeding).
Je telefooncamera wordt geopend en de Payhawk-functie voor optische tekenherkenning (OCR) stelt je in staat automatisch een foto van de factuur of het ontvangstbewijs te nemen.
Voer de valuta en het bedrag in.
Voeg een opmerking toe aan de onkosten (bijvoorbeeld, dineren met een klant).
Selecteer de onkostencategorie, het project, de reis of de kostenplaats (indien vereist).
Druk op de toets ✔ om het proces te voltooien.
Daarna wordt je onkostenaangifte naar de juiste goedkeurders gestuurd.
Declaraties van kilometers uploaden
Je kunt kilometervergoedingen aanmaken in de Payhawk-app en deze indienen bij de betreffende goedkeurders aan de hand van de volgende stappen.
Open de Payhawk-app.
Klik op het pictogram + (plus) naast je profielfoto.
Selecteer het type onkosten dat je wilt uploaden (Kilometervergoeding).
Voer de details van je reis in, waaronder de gegevens van het voertuig en de straatnaam en het straatnummer voor zowel je vertrekpunt als je bestemming.
Tik op kilometervergoeding toevoegen.
Vul de vereiste gegevens in en tik op indienen. Vervolgens wordt er automatisch een onkostendeclaratie ingediend bij de betreffende goedkeurder binnen je bedrijf.
Dagvergoedingen uploaden
Je kunt dagvergoedingen aanmaken in de Payhawk-app en deze indienen bij de betreffende goedkeurders door de volgende stappen te volgen.
Open de Payhawk-app.
Klik op het pictogram + (plus) naast je profielfoto.
Selecteer het type onkosten dat je wilt uploaden (Dagvergoeding).
Voer de benodigde reisgegevens in.
Selecteer in het veld aftrekposten de maaltijden die bij de prijs zijn inbegrepen, indien van toepassing.
Tik op dagvergoeding maken. De betreffende goedkeurders bij je bedrijf ontvangen automatisch een uitgave-verzoek.
Stap 6 - Keur onkostenaangiften goed of weiger ze
Als je bedrijf een onkostenworkflow gebruikt en je deel uitmaakt van de goedkeuringsketen, ben je in staat onkostenaangiften goed te keuren of te weigeren.
Als goedkeurder ontvang je de onkostenaangiften in je inbox. Alle aangiften die je moet beoordelen, komen onder de tab UITSTAANDE terecht. Nadat je ze hebt goedgekeurd of geweigerd, worden de aangiften verplaatst naar de tab ALLE.
Let tijdens het afwijzen en wissen van onkostenaangiften op het volgende:
Wanneer je een aangifte voor kaartkosten afwijst en wist, worden daarbij de onkosten niet gewist, maar zal de reden tot afwijzing worden weergegeven voor de boekhouder.
Bij het afwijzen en wissen van een aangifte van andere onkosten worden daarbij de onkosten wel gewist.
Onkosten goedkeuren op het Payhawk-webportaal
Ga naar je inbox en selecteer een aangifte die je wilt beoordelen.
Beoordeel de aan onkosten gerelateerde informatie en het geüploade onkostendocument.
Als je wilt overgaan tot goedkeuring, klik dan op goedkeuren. Hierna kunnen de boekhouders verdergaan met hun beoordelingsproces.
Als je een onkosten-item wilt terugsturen naar de medewerker die het heeft ingediend, klik je op afwijzen. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt de optie terugsturen naar medewerker, motiveer je beslissing en klik op terugsturen.
Als je onkostenverzoeken wilt afwijzen en onbetaalde onkosten wilt verwijderen, klik je op afwijzen. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt afwijzen en verwijderen, motiveer je beslissing en klik op afwijzen en verwijderen.
Onkosten goedkeuren in de mobiele Payhawk-app
Ga naar je inbox en selecteer een aangifte die je wilt beoordelen.
Beoordeel de aan onkosten gerelateerde informatie en het geüploade onkostendocument.
Als je wilt overgaan tot goedkeuring, druk dan op goedkeuren. Hierna kunnen de boekhouders verdergaan met hun beoordelingsproces.
Als je een onkosten-item wilt terugsturen naar de medewerker die het heeft ingediend, tik je op afwijzen. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt de optie terugsturen naar medewerker, motiveer je beslissing en tik op terugsturen.
Als je onkostenverzoeken wilt afwijzen en onbetaalde onkosten wilt verwijderen, tik je op afwijzen en verwijderen. Op het volgende scherm motiveer je je beslissing en tik je op afwijzen.
Voor meer informatie:
Video-onboarding
De stappen die in deze handleiding worden beschreven, worden ook behandeld in de speciale onboarding-videobibliotheek van Payhawk op YouTube. De inhoud is alleen beschikbaar in het Engels.