De logica van de leveranciersbeheeroplossing en -implementatie is op verschillende plekken binnen de uitgaven- en inkoopcyclus bij Payhawk te zien.
Leveranciersbeheer raakt vooral de volgende fasen:
Voordat je een uitgave opgeeft
Bij het beoordelen van een uitgave
Bij het toevoegen van de betaalgegevens van een leverancier
Voordat je een aankoop opgeeft
Tijdens en na het goedkeuren van een aankoop
Voordat je een uitgave opgeeft
Medewerkers zien bij het aanmaken en verzenden van een uitgave. het veld leveranciersnaam en hebben de optie om het veld in te vullen. Als een medewerker een leverancier selecteert uit het drop-downmenu, worden alle aanpasbare velden die gemarkeerd zijn voor leveranciergestuurde uitgavencategorisatie vooraf ingevuld met de opgeslagen waarden voor deze leverancier.
Zo kun je bijvoorbeeld een Standaard [voorbeeld]-leverancier instellen. Stel een medewerker maakt een kaartuitgave aan in KFC. Je Payhawk-boekhouder heeft KFC liever niet als leverancier en kan tijdens het beoordelingsproces van de uitgave kiezen voor Standaard food als leverancier. De volgende keer dat een medewerker bij KFC een kaartuitgave aanmaakt, wordt de leverancier automatisch opgezocht als Standaard food.
Ook kunnen medewerkers een leverancier als nieuw markeren. Zo word je als Payhawk-boekhouder of -beheerder op de hoogte gesteld dat een bedrijf als nieuwe leverancier is voorgesteld en kun je beslissen of het bedrijf als leverancier wordt toevoegen of wordt vervangen door een bestaande leverancier.
Als je een leverancier bij het versturen van een uitgave als nieuw markeert, wordt die leverancier niet aangemaakt.
Alleen Payhawk-boekhouders en -beheerders kunnen de melding over het aanmaken van een nieuwe leverancier voor verzonden uitgaven bekijken.
Bij het beoordelen van een uitgave
Het veld Leverancier is verplicht als een uitgave nog beoordeeld moet worden. Payhawk-boekhouders en -beheerders kunnen of een nieuwe leverancier aanmaken of een bestaande leverancier kiezen uit het drop-downmenu.
Als ze kiezen voor een bestaande leverancier, kan het beoordelingsproces worden voortgezet.
Als je als Payhawk-boekhouder of -beheerder ervoor kiest om een nieuwe leverancier aan te maken, word je gevraagd om de gegevens van de nieuwe leverancier toe te voegen. Zie voor meer informatie het artikel over leveranciersgegevens toevoegen. Als een van deze velden is geconfigureerd als vereist vanuit instellingen > uitgavenvelden, moeten de leveranciersgegevens bij het toevoegen van een leverancier worden opgegeven.
Als er een bestaande leverancier is met dezelfde Leveranciersnaam of hetzelfde Belastingnummer, geeft Payhawk een corresponderende foutmelding weer en wordt er geen duplicaat leverancier aangemaakt.
Als je een leverancier hebt toegevoegd of geselecteerd uit het drop-downmenu, kan de uitgave-beoordeling volgens het standaard uitgave-beoordelingsproces worden voortgezet
.
Bij het toevoegen van de betaalgegevens van een leverancier
De betalingsgegevens van de leverancier moeten zijn toegevoegd voordat we uitgaven per bankoverschrijvingen kunnen verwerken. Als er voor die leverancier geen betalingsgegevens zijn opgeslagen, vraagt Payhawk de Payhawk-boekhouder of -beheerder om deze toe te voegen.
Als de bankgegevens zijn opgeslagen onder Leveranciers, kunnen Payhawk-boekhouders en -beheerders het scherm met de automatisch ingevulde bankgegevens bekijken en een referentie toevoegen.
Als de bankgegevens van de leverancier voordat de uitgave is betaald via de app Leveranciers is gewijzigd, geeft Payhawk een waarschuwingsbericht weer. Je wordt gevraagd om aan te geven welke gegevens kloppen: de laatst bevestigde leveranciersgegevens of de gegevens die het laatst zijn bijgewerkt.Als deze discrepantie is weggewerkt of als er geen discrepantie is, kun je de uitgave via mobiele 2FA-bevestiging betalen.
Voordat je een aankoop opgeeft
Als je als medewerker een aankoop opgeeft, krijg je het veld leveranciersnaam te zien. Om een bestaande leverancier aan de aankoop toe te voegen, kun je deze selecteren in het drop-downmenu met bedrijven.
Wil je als medewerker een bedrijf toevoegen als nieuwe leverancier, dan kun je het bedrijf markeren als nieuwe leverancier. De Payhawk-boekhouders en -beheerders worden op de hoogte gesteld.
Door een leverancier bij het versturen van een aankoop te markeren als nieuw, wordt die leverancier niet aangemaakt.
Alleen Payhawk-boekhouders en -beheerders kunnen de melding voor het aanmaken van een nieuwe leverancier voor opgegeven aankopen inzien.
Tijdens en na de goedkeuring van de aankoop
Als je als medewerker bij het opgeven van een aankoop een leverancier als nieuw hebt gemarkeerd, krijgen boekhouders en beheerders een melding dat er een bedrijf is voorgesteld als nieuwe leverancier en worden ze gevraagd om te beslissen of de leverancier wordt toegevoegd of vervangen door een bestaande.
