Zodra de levering van artikelen of diensten is bevestigd, kan een aanvraag automatisch worden afgesloten door het systeem of handmatig worden afgesloten door een Payhawk Accountant of Beheerder.
Aanvragen automatisch sluiten
Om het automatisch sluiten van aanvragen in te schakelen, moet je de functie aanzetten in de app instellingen. De standaardoptie 'automatisch sluiten' wordt geactiveerd bij als de gekoppelde facturen volledig betaald zijn. Dit betekent dat er aan de volgende voorwaarden is voldaan:
De status van de ontvangen hoeveelheid is FULL.
De status van het gefactureerde bedrag is MATCHED.
Als de optie 'automatisch sluiten' is ingeschakeld, wordt deze toegepast ongeacht of het factuurbedrag is voldaan per bankoverschrijving of gemarkeerd als handmatig betaald.
Als een onkosten-item als onbetaald wordt gemarkeerd of een bankoverschrijving na vereffening wordt teruggeboekt, kan de aanvraag niet opnieuw worden geopend.
Zo schakel je de optie voor automatisch sluiten voor aanvragen in:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad instellingen > aanvragen > regels.
Selecteer in het uitklapmenu automatisch sluiten de optie gekoppelde factuur is betaald.
Klik op opslaan.
Aanvragen handmatig sluiten
Zo sluit je een aanvraag handmatig:
Ga naar aanvragen > sluiten en selecteer de gewenste aanvraag.
Klik op sluiten.
Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op bevestigen.
Je kunt een aanvraag ook sluiten in een eerdere stap van de levenscyclus:
Ga naar aanvragen en selecteer de gewenste aanvraag.
Klik op het menu, de drie stippen, en selecteer sluiten.
Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op bevestigen.
Aanvragen opnieuw openen
Als een aanvraag gesloten is, kun je deze toch nog heropenen:
Ga naar aanvragen > Alle en selecteer de gewenste aanvraag.
Kies heropenen in het menu met drie stippen.
Klik in het dialoogvenster dat verschijnt voer jde reden in voor heropenen en klik je op heropenen.
De heropende aanvraag komt nu op het tabblad indienen te staan en moet opnieuw worden ingediend volgens de goedkeuringsworkflow die voor jouw bedrijf is gedefinieerd.
