Payhawk-beheerders kunnen openstaande facturen van bedrijven betalen en hun medewerkers direct vanuit Payhawk terugbetalen voor de onkosten die ze gemaakt hebben. Zo kan je organisatie betalingen van kaarttransacties, contante aankopen en bankoverschrijvingen in één proces onderbrengen.
Personen met het recht om gegevens te bevestigen in je bedrijf kunnen bepalen of de bankoverschrijving na autorisatie onmiddellijk moet worden uitgevoerd of dat deze zal worden ingepland voor automatische betaling op een specifieke datum of de datum waarop het onkosten-item uiterlijk moet worden vergoed.
Voor rekeningen in de VS voert Payhawk terugbetalingen en bankoverschrijvingen uit via een ACH Pull vanaf de gekoppelde bankrekeningen.
Voor rekeningen in de EER en het VK voert Payhawk terugbetalingen en bankoverschrijvingen uit vanaf de Payhawk-valutarekening (wallet).
Rekeningen betalen of terugbetalingen uitvoeren die zijn ingesteld voor onmiddellijke betaling
Om een de betaling van een rekening te autoriseren en uit te voeren of je medewerkers de onkosten te vergoeden vanuit Payhawk:
Ga in Payhawk naar Onkosten > Betalen > Autoriseren.
Selecteer het onkosten-item dat je wilt betalen door erop te klikken.
Als de manier waarop de betaling wordt uitgevoerd is ingesteld op Nu betalen, klik dan op Autoriseren. Je ontvangt een pushmelding van de app van Payhawk waarmee je de betaling kunt autoriseren.
Bevestig de betaling op je telefoon om deze uit te voeren.
Geplande rekeningen betalen of terugbetalingen uitvoeren
Als een onkosten-item is geautoriseerd en op een bepaald moment terugbetaald wordt, neemt het systeem dit voor zijn rekening, mits het saldo van de betreffende valutarekening voldoende is.
Geplande betalingen worden uitgevoerd om 11:00 uur Nederlandse tijd op de aangegeven dag.
Als het systeem een geplande betaling niet heeft kunnen uitvoeren omdat er onvoldoende geld beschikbaar is, zal Payhawk de onkosten terugplaatsen op het tabblad Betalen > Autoriseren en een foutmelding weergeven.
Als je toch onmiddellijk een overschrijving moet doen voor een geplande betaling van een factuur of deze moet verzetten, raadpleeg dan het artikel Beheer van geplande betalingen.
Gedeeltelijke betaling van onkosten via bankoverschrijving
Op dit moment is het niet mogelijk een rekening gedeeltelijk te betalen en later het resterende bedrag te voldoen.
Een mogelijke oplossing is om een bankoverschrijving uit te voeren en als totaalbedrag de hoogte van de gedeeltelijke betaling die je wilt doen, in te voeren. Je kunt de betaling dan verwerken met een opmerking in het veld Notitie met bijvoorbeeld de tekst Betaling deel 1. Als je later het resterende bedrag wilt voldoen, doe je een tweede overschrijving, voeg je dezelfde factuur bij, voer je het resterende bedrag in, en plaats je opnieuw een notitie, bijvoorbeeld Betaling deel 2.
Je kunt het onkosten-item ook opdelen in meerdere regelitems en het al betaalde bedrag met een minteken markeren.