Dit artikel geeft antwoord op een aantal van de meest gestelde vragen (FAQ) met betrekking tot multi-entiteitenbeheer in Payhawk.
Kan ik documenten automatisch doorsturen van een gecentraliseerde bedrijfse-mail naar het 'postvak bonnetjes en facturen'?
Als je een groepsbeheerder bent in Payhawk, kun je documenten (ontvangstbewijzen of facturen) doorsturen naar het 'postvak bonnetjes en facturen'? vanuit één gecentraliseerde bedrijfs-e-mail (bijvoorbeeld finance@your-company.com) door dit e-mailadres als gebruiker toe te voegen aan elke entiteit binnen de groep.
Bij ontvangst van de e-mail in het 'postvak bonnetjes en facturen' zal het Payhawk systeem proberen het bedrijf te definiëren waarop het document betrekking heeft door de bedrijfsnaam en BTW te lezen die op de bon of factuur vermeld staan.
Als de poging succesvol is en de uitgave is betaald (de e-mail is verzonden naar paid@payhawk.me), zal het systeem de bon automatisch koppelen aan de betaalde uitgave in de betreffende entiteit.
Als de poging succesvol is en de uitgave niet is betaald (de factuur is verzonden naar unpaid@payhawk.me), zal het systeem automatisch proberen de uitgave aan te maken tegen de bon of factuur in de betreffende entiteit.
Als de poging mislukt, zal Payhawk de gebruiker die is geregistreerd met de gecentraliseerde e-mail via zijn Payhawk-mailbox op de hoogte stellen en vragen om het bedrijf te selecteren waar de uitgave moet worden aangemaakt.
Hoe weet Payhawk bij welke entiteit een ontvangst hoort als een medewerker in meerdere entiteiten zit?
Wanneer medewerkers documenten voor betaalde of onbetaalde uitgaven die bij verschillende entiteiten binnen de groep horen doorsturen naar de 'postvak bonnetjes en facturen', voert Payhawk de volgende controles uit:
Om het document aan de juiste entiteit te koppelen, controleert het systeem de bedrijfsnaam en het btw-nummer.
Om het document aan de juiste uitgave te koppelen, controleert het systeem het totaalbedrag in de valuta van de entiteit, de naam van de leverancier en het e-mailadres van de gebruiker.
Wanneer een groepsworkflow goedkeuring activeert, wordt dan de consolidatievaluta van de groep gebruikt of de valuta van elke entiteit?
Een groepsworkflow gebruikt altijd het vooraf gedefinieerde bedrag in de groep en past de lokale valuta van elke entiteit toe.
Als de goedkeuringsdrempel bijvoorbeeld is ingesteld op 50, wordt goedkeuring vereist bij 50 GBP voor een Britse entiteit, 50 USD voor een Amerikaanse entiteit en 50 EUR voor een Griekse entiteit.