Je kunt de zichtbaarheid en de opties 'vereist voor beoordelen' of 'indienen' voor elk ingebouwd uitgavenveld instellen.
Zichtbaarheidsopties voor specifieke velden
Je kunt via Payhawk bepalen welke medewerkers bepaalde uitgavenvelden kunnen zien.
De volgende uitgavenvelden hebben specifieke zichtbaarheidsopties:
Het uitgavenveld document kan alleen worden ingesteld op iedereen.
De uitgavenvelden documentdatum en leverancier kunnen niet worden ingesteld op niemand.
Het uitgavenveld belastingtarief kan niet worden ingesteld op iedereen.
Als de optie sta werknemers toe lid te zijn van meerdere teams is uitgeschakeld, geeft team:
de zichtbaarheidsopties accountants en beheerders en niemand weer.
de knop vereist voor beoordeling weer als de zichtbaarheid is ingesteld op accountants en beheerders.
Als de optie sta werknemers toe lid te zijn van meerdere teams is ingeschakeld in het menu instellingen > teams, geldt voor het uitgavenveld teams het volgende:
De zichtbaarheid is ingesteld op iedereen als read-only.
Zowel de knoppen vereist voor indienen als vereist voor beoordeling zijn zichtbaar en beschikbaar.
De zichtbaarheid van ingebouwde uitgavenvelden instellen
Je kunt via Payhawk bepalen welke medewerkers bepaalde uitgavenvelden kunnen zien.
Wijzig bijvoorbeeld als volgt de zichtbaarheid van het uitgavenveld documenttype:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar instellingen > uitgavenvelden.
Klik op het gewenste ingebouwde uitgavenveld, bijvoorbeeld documenttype.
Klik op het drop-down menu en selecteer de gebruikersrollen die toegang moeten hebben tot het veld, bijvoorbeeld accountants en beheerders.
Klik op wijzigingen opslaan.
De opties 'vereist voor beoordeling' instellen voor ingebouwde uitgavenvelden
Je kunt als Payhawk-beheerder ook definiëren welke ingebouwde uitgavenvelden vereist zijn voor beoordeling. Als een van de vereiste velden leeg is gelaten, kunnen Payhawk-accountants de uitgave niet markeren als beoordeeld (via de app uitgaven).
Als de zichtbaarheid van het ingebouwde uitgavenveld is ingesteld op niemand, is vereist voor beoordeling niet beschikbaar.
Schakel als volgt vereist voor beoordeling in voor een ingebouwd uitgavenveld:
Ga naar instellingen > uitgavenvelden.
Klik op het gewenste ingebouwde uitgavenveld, bijvoorbeeld documentdatum.
Schakel de knop vereist voor beoordeling in.
Klik op wijzigingen opslaan.
De optie 'vereist voor indienen' instellen voor ingebouwde uitgavenvelden
Velden die vereist zijn voor indienen zijn velden die medewerkers moeten invullen voordat ze hun uitgaven indienen.
Vereist voor indienen is alleen beschikbaar als de zichtbaarheid van het ingebouwde uitgavenveld is ingesteld op iedereen.
Schakel als volgt de instelling vereist voor indienen in voor een ingebouwd uitgavenveld:
Ga naar instellingen > uitgavenvelden.
Klik op het gewenste ingebouwde uitgavenveld, bijvoorbeeld documentdatum.
Schakel de knop vereist voor indienen in.
Het veld document geeft een extra optie voor het instellen van een drempelwaarde waaronder medewerkers geen document hoeven bij te voegen om een uitgave in te dienen. Voer het gewenste bedrag in om dit in te stellen.
Klik op wijzigingen opslaan.
Instellingen voor uitgavencategorieën
Uitgavencategorieën bieden extra opties voor suggestie-strategieën voor het automatisch invullen van uitgavengegevens in het veld 'categorie' van de uitgave. Zie voor meer informatie het artikel over suggestiestrategieën voor uitgavencategorieën en aanpasbare uitgavenvelden.
Zie de volgende bronnen voor meer informatie over het beheren van uitgavencategorieën: