Je kunt in de beoordelingsstappen 'indienen', 'goedkeuren' en 'beoordelen' van de uitgavecyclus uitgaven in Payhawk samenvoegen zolang de gewenste uitgaven voldoen aan bepaalde vereisten.
Vereisten voor het samenvoegen van uitgaven
Je kunt uitgaven in Payhawk samenvoegen zolang ze voldoen aan de volgende vereisten:
Ze zijn niet beoordeeld.
Ze hebben dezelfde uitgave-valuta.
Ze hebben hetzelfde uitgavetype.
Het zijn geen kilometer- of dagvergoedingen.
Ze hebben geen regelitems.
Het zijn geen abonnementen.
Ze hebben dezelfde betalingsvaluta (voor kaartuitgaven).
De som van het totaal is niet nul (voor kaartuitgaven).
Ze zijn nog niet betaald (voor rekeningen en declareerbare uitgaven).
Uitgaven samenvoegen en opsplitsen
Je kunt uitgaven samenvoegen om zo een opsplitsing van uitgaven ongedaan te maken. Je kunt alleen geen uitgaven samenvoegen die vanuit andere uitgaven zijn opgesplitst.
Als je bijvoorbeeld een uitgave A hebt die is opgesplitst in uitgaven A1 en A2, een uitgave B die is opgesplitst in uitgaven B1 en B2, en een uitgave C, kun je uitgaven A1 en B1, of A1 en C, of A1 en A2 en B1 niet samenvoegen.
Resultaat samenvoegen uitgaven
Na het samenvoegen heeft de resulterende uitgave de volgende kenmerken:
Het bedrag van de uitgave is gelijk aan de som van alle geselecteerde uitgaven.
Alle uitgavedocumenten van de samengevoegde uitgaven worden weergegeven.
Ongeacht eventuele eerdere goedkeuringen van samengevoegde uitgaven, wordt de goedkeuringsstatus van de resulterende uitgave altijd 'niet verzonden'. Deze vind je dus in het tabblad indienen (als de optie 'indienen' is ingeschakeld).
De uitgavegegevens, aanmaakdatum en andere gegevens worden overgenomen uit de bovenste uitgave zoals deze bij het selecteren van de samen te voegen uitgaven werd weergegeven in het dialoogvenster aan de rechterkant.
Uitgaven samenvoegen die daarvoor in aanmerking komen
Voeg als volgt uitgaven samen die voldoen aan de bovenstaande vereisten:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad onkosten > indienen (goedkeuren of beoordelen).
Beweeg de muis naar de gewenste uitgaven en vink de betreffende selectievakjes aan.
Klik in het dialoogvenster aan de rechterkant op het optiemenu (drie stippen) en selecteer samenvoegen.
