Je kunt in de stappen 'indienen', 'goedkeuren' en 'beoordelen' van de uitgavencyclus kaartuitgaven en geldopnames voor goederen of diensten afgenomen van twee of meer leveranciers opsplitsen, zolang de gewenste kaartuitgaven voldoen aan enkele criteria.
Je hebt bijvoorbeeld 10 boeken besteld bij een online boekhandel en hier met een enkele kaarttransactie voor betaald; de boeken worden echter door verschillende leverancier bezorgd. Elke leverancier stuurt een factuur voor de betreffende boeken en hun bedragen. Je ontvangt de facturen niet tegelijk, aangezien de boeken niet op hetzelfde moment worden bezorgd.
Normaal gesproken kun je de kosten opsplitsen in regelitems wanneer je alle facturen ontvangt. Je kunt ze vervolgens beoordelen en exporteren naar je ERP-systeem. Vervolgens moet je in je boekhoudsoftware alle geëxporteerde regels handmatig bewerken om de juiste leverancier, documentdatum en documentnummer in te stellen.
Als je daarentegen deze kaartuitgave opsplitst in meerdere uitgaven, kun je alleen de uitgaven beoordelen en exporteren waarvoor je de facturen hebt ontvangen, zonder dat je in je boekhoudsysteem extra handwerk hoeft uit te voeren nadat de uitgave is geboekt, aangezien alle benodigde uitgavengegevens tijdens het opsplitsten al zijn ingediend.
Je kunt kaartuitgaven alleen in het Payhawk-webportaal opsplitsen in meerdere uitgavenposten.
Vereisten voor het opsplitsen van uitgaven
Je kunt in Payhawk een uitgave per kaarttransactie opsplitsen in meerdere uitgaveposten als deze voldoet aan de volgende criteria:
Het is een kaartuitgave, dat wil zeggen dat er al een kaarttransactie in Payhawk is opgenomen.
Het is geen beoordeelde uitgave.
De uitgave is niet gekoppeld aan een abonnement.
De uitgave heeft geen regelitems.
De functionaliteit voor het opsplitsen van uitgaven wordt momenteel ondersteund voor een aantal van de beschikbare directe integraties van Payhwk met ERP-systemen. Voor niet-ondersteunde integraties geeft het systeem een popup als je probeert je kaarttransacties in meerdere uitgaven op te splitsen.
Opsplitsen en samenvoegen van uitgaven
Je kunt een gesplitste uitgave ongedaan maken via de handeling 'uitgave samenvoegen'. Zie voor meer informatie het artikel uitgaven samenvoegen in Payhawk.
Resultaat van opsplitsen uitgaven
Nadat de uitgave is opgesplitst, hebben de resulterende uitgaven de volgende kenmerken:
Het totaal van alle uitgaven is gelijk aan het bedrag van de oorspronkelijke uitgave.
De nieuwe uitgaven worden aangemaakt met een link naar dezelfde transactie. Je kunt een uitgave met meerdere transacties ook opsplitsen.
De aanmaakdatum van de opgesplitste uitgaven is de datum waarop de uitgave is opgesplitst.
De uitgavecategorisatie en andere kenmerken worden overgenomen uit de oorspronkelijke uitgave.
In de app onkosten geeft elke opgesplitste uitgave een informatiepaneel betaald samen met X andere uitgave(n) en bevat een hyperlink naar de filter betalingsnummer.
Als de kaartuitgave al voorzien is van een bijgevoegd uitgavedocument, wordt het opgeslagen en bijgevoegd bij de eerste uitgave na de split.
Als een kaartuitgave is goedgekeurd en vervolgens opgesplitst in meerdere uitgaven, wordt de status gewijzigd en moet deze opnieuw worden ingediend.
Als de oorspronkelijke uitgave is goedgekeurd, worden alle nieuwe uitgaven gereset naar de status niet ingediend.
Als een uitgave al is opgesplitst vanaf een andere uitgave, bevat deze een link naar de transacties van de vorige split. Als bijvoorbeeld uitgave A met transactie T wordt gesplitst in uitgaven A1 en A2, en uitgave A1 wordt gesplitst in uitgaven A3 en A4, resulteert dit in uitgaven A2, A3 en A4 gekoppeld aan transactie T.
Als het bedrag van de gesplitste uitgaven is bijgewerkt en de som niet meer overeenkomt met het bedrag van de transactie, geeft Payhawk een waarschuwing weer zodat je actie kunt ondernemen. Gesplitste uitgaven met waarschuwingen over een niet-overeenkomend bedrag, kun je niet in bulk beoordelen.
Splitsen in meerdere uitgavenposten
Splits als volgt een kaartuitgave of geldopname in meerdere uitgavenposten:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad uitgaven > indienen, goedkeuren of beoordelen.
Selecteer de gewenste uitgave en klik op het optiemenu (drie stippen).
Selecteer de optie splitsen in meerdere uitgavenposten. Als gevolg hiervan splitst het systeem de uitgave standaard in tweeën.
Voer je opmerkingen en de bedragen in voor elke opgesplitste uitgave. Om nog een opgesplitste uitgaven toe te voegen, klik je op de knop + uitgave toevoegen. Als je nieuwe regels toevoegt en de bedragen bijwerkt, worden deze automatisch afgetrokken van de eerste uitgave. Wel zo makkelijk.
Klik als je klaar bent op splitsen in [aantal] uitgavenposten.
Als er bij het splitsen en bewerken van de uitgaven een discrepantie optreedt, geeft Payhawk een foutmelding zodat je actie kunt ondernemen.
