In Payhawk legen Sie zunächst eine Kaufanfrage für eine Bestellung an und übermitteln dann die Kaufanfrage zur Genehmigung. Nach der Genehmigung legt das System automatisch die Bestellung an.
Besonderheiten
Sie können Rabatte, Inzahlungnahmen, Rückgaben und Ähnliches hinzufügen, indem Sie Artikel mit negativen Stückpreisen in Ihre Bestellanforderung aufnehmen.
Sie müssen keinen Lieferanten für Ihre Bestellanforderung angeben, um sie zu erstellen, zur Genehmigung zu senden und die Genehmigung zu erhalten. Damit Payhawk Ihre Bestellung jedoch mit den entsprechenden Ausgaben auf der Grundlage der hochgeladenen Rechnungen verknüpfen kann, müssen Sie die Lieferantendaten hinzufügen.
Beschaffungsanfragen erstellen
Die Mindestangaben, die du machen musst, wenn du eine Bestellanforderung in Payhawk erstellst, sind die folgenden:
Beschreibung der angeforderten Waren oder Dienstleistungen.
Anzahl der Einheiten, die Sie kaufen möchten.
Währung der Bestellung.
Nettobetrag pro Einheit der angeforderten Waren oder der gesamte Nettopreis für die angeforderten Dienstleistungen.
So erstellen Sie eine Kaufanfrage über das Payhawk-Webportal:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einkäufe. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche + Neu.
Gehen Sie im sich öffnenden Dialogfenster wie folgt vor:
Beschreiben Sie den Zweck der Kaufanfrage.
(Optional) Geben Sie den Namen des Lieferanten für die von Ihnen angefragten Artikel ein.
Beachten Sie, dass Sie eine Kaufanfrage ohne Lieferanten erstellen können, diesen jedoch vor der Genehmigung des Dokuments angeben müssen, da der Name des Lieferanten nach der Erstellung als Name der Bestellung selbst verwendet wird.
(Optional) Hängen Sie ein Dokument für Ihre Kaufanfrage an, beispielsweise das Lieferantenangebot.
Erstellen Sie die Kaufanfrage, indem Sie auf Weiter klicken.
Kaufgegenständen und Details hinzufügen
Nachdem Sie Ihre Kaufanfrage erstellt und auf Weiter geklickt haben, werden Sie automatisch zum neu erstellten Dokument weitergeleitet, um die Kaufdetails hinzuzufügen.
Wenn Sie sich aus irgendeinem Grund vor der Eingabe der Details abgemeldet haben, können Sie so auf Ihre Kaufanfrage zugreifen:
Gehen Sie zu Einkäufe > Entwurf.
Wählen Sie die Kaufanfrage aus, indem Sie darauf klicken.
Geben Sie unter Posten die erforderlichen Felder ein. Beachten Sie, dass diese je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens variieren können:
Kategorie. Dies ist die von Ihren Payhawk-Administratoren definierte Ausgabenkategorie, zu der die angeforderten Artikel gehören.
Alle benutzerdefinierten Felder, die von Ihren Payhawk-Administratoren definiert wurden, z. B. Klasse oder Kostenstelle.
Fügen Sie die Details zu den Artikeln hinzu, die Sie anfragen möchten:
Beschreibung.
Anzahl der Einheiten.
Nettopreis pro Einheit (der Preis ohne Mehrwertsteuer, US-Umsatzsteuer und andere Steuern).
Wenn Sie mehr als einen Artikel benötigen, fügen Sie für jeden die erforderlichen Angaben hinzu.
Wenn Sie aus irgendeinem Grund die erforderlichen Felder nicht ausgefüllt haben, können Sie die Kaufanfrage nicht zur Genehmigung einreichen. Payhawk zeigt dann eine Benachrichtigung an, die Sie auffordert, die fehlenden Informationen anzugeben.
Erstmaliges Einreichen von Beschaffungsanfragen
So reichen Sie Ihre Beschaffungsanfragen zur Genehmigung ein:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einkäufe > Entwurf.
Wählen Sie die gewünschte Beschaffungsanfragen aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden. Infolgedessen erhält der Genehmiger eine Benachrichtigung in seinem Posteingang, und die Beschaffungsanfragen wird auf die Registerkarte Ausstehende Genehmigung verschoben.
Zurückgesendete Beschaffungsanfragen zur Genehmigung einreichen
Nachdem Sie Ihre Beschaffungsanfragen zur Genehmigung eingereicht haben, stellt sich möglicherweise heraus, dass einige der bereitgestellten Informationen falsch sind und der Genehmiger das Dokument zur Aktualisierung an Sie zurückgeschickt hat.
So bearbeiten Sie eine Beschaffungsanfragen und reichen sie erneut ein, nachdem sie an Sie zurückgeschickt wurde:
Gehen Sie zu Einkäufe > Zurückgesendet.
Wählen Sie die Beschaffungsanfragen aus, indem Sie darauf klicken, und bearbeiten Sie die Angaben wie erforderlich.
Um die Anmerkung zur Beschaffungsanfragen zu bearbeiten, klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen die Option Bearbeiten.
Um die Artikel zu ändern, wählen Sie die gewünschten aus.
Um weitere Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuen Posten hinzufügen und geben Sie die erforderlichen Details ein.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.
