Payhawk hat seine Importfunktionen für verschiedene Datentypen erweitert. Diese Verbesserungen optimieren die allgemeine Benutzererfahrung in verschiedenen Szenarien und ermöglichen ein nahtloses Self-Service-Onboarding und eine effizientere Stammdatenverwaltung.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Ausgabenverwaltung
Bei der Einrichtung des Payhawk-Kontos Ihres Unternehmen ist der Import der organisationssweiten Stammdaten ein wesentlicher Schritt für den erfolgreichen Start mit Payhawk. Dazu gehören Teamstrukturen, Ausgabenkategorien, Ihr Kontenplan und weitere zentrale Daten. Da dieser Import manuelle Eingaben erfordert, besteht ein erhöhtes Risiko für Inkonsistenzen oder unvollständige Datensätze.
So funktioniert der Massenimport von Stammdaten
Sie können ab sofort neue Stammdaten hinzufügen oder bestehende Stammdaten im Massenverfahren aktualisieren, zusammen mit allen relevanten Einstellungen. Laden Sie dazu eine Vorlagendatei herunter, tragen Sie Ihre Daten im vorgegebenen Format ein und laden Sie die Datei anschließend wieder hoch, um den Import abzuschließen.
Das System unterstützt den Import der folgenden Arten von Stammdaten:
Lieferanten
Standardmäßig empfohlene Werte (Ausgabenkategorisierungen für Teams, Mitarbeiter und Lieferanten)
Zahlungsangaben (Mitarbeiter und Lieferanten)
Wichtige Funktionalitäten
Der Massenimport von Stammdaten trägt dazu bei, Prozesse zu rationalisieren und die Effizienz in verschiedenen Szenarien zu verbessern.
Anwendungsfälle | Best Practices |
Kontrolliertes Benutzer-Onboarding | Das Importieren von Benutzern im Massenverfahren spart Zeit und rationalisiert das Onboarding. Durch die Aktivierung einer stillen Einladung können Sie Payhawk vollständig einrichten, bevor Sie die Mitarbeiter benachrichtigen, was eine reibungslose Implementierung gewährleistet und einen vorzeitigen Zugriff verhindert.
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Dynamische Datenaktualisierung | Mit dem Massenimport können Sie Zeit sparen, indem Sie dynamische Daten, die häufig geändert werden müssen (wie Teammitglieder, Manager, externe IDs und vieles mehr) effizient aktualisieren.
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Optimierter Import großer Datensätze
| Der Massenimport erleichtert die Datenverwaltung, und eine systemkonforme Datenstrukturierung sichert den erfolgreichen Import. Die korrekte Zuordnung von Hierarchieebenen und die Begrenzung der Wertanzahl helfen dabei, Importfehler zu vermeiden und die Abläufe zu optimieren.
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Hinweise zum Massenimport von Stammdaten
Verwenden Sie immer eine Vorlage, die von derselben Entität erstellt wurde, für die Sie Daten importieren möchten. Verwenden Sie keine Vorlagen für verschiedene Entitäten.
Ändern Sie die Spaltenüberschriften nicht und verändern Sie nicht die Struktur der Vorlage.
Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus. Füllen Sie zum Beispiel das Feld Geschäftliche E-Mail-Adresse aus, wenn Sie Mitarbeiter im Massenverfahren importieren.
Wählen Sie nur vordefinierte Werte aus den Dropdown-Menüs aus. Geben Sie keine benutzerdefinierten oder nicht unterstützten Werte manuell ein.
Wenn Sie bestehende Datenzeilen in Payhawk kopieren oder neu anordnen, stellen Sie sicher, dass jeder Payhawk-System-ID-Wert korrekt mit dem entsprechenden Eintrag verknüpft bleibt. Dadurch wird verhindert, dass falsche Daten in vorausgefüllten Zeilen aktualisiert werden oder doppelte Datensätze entstehen.
Die Massenimport-Funktion erlaubt aus Sicherheitsgründen nicht das Löschen von bestehenden Daten. Wenn Sie Daten löschen oder archivieren möchten, können Sie dies über das Payhawk-Portal tun.
Überprüfen Sie die Zusammenfassung, nachdem der Import abgeschlossen ist. Wenn es Probleme gibt, laden Sie die entsprechende Fehlerdatei herunter, nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor und importieren Sie die Daten erneut.