Im Payhawk-Webportal können Sie Ihre bestehenden Ausgaben bearbeiten oder ganz löschen, bevor Ihre Ausgabenanträge genehmigt wurden.
Besonderheiten
Bezahlte und überprüfte Ausgaben können weder von Mitarbeitern noch von Buchhaltern oder Administratoren von Payhawk gelöscht werden.
Ausstehende Genehmigungen, genehmigte und abgelehnte Ausgaben können nur von Payhawk-Administratoren bearbeitet oder gelöscht werden.
Bearbeiten und Löschen von nicht eingereichten Ausgaben
So bearbeiten Sie eine Ausgabe im Payhawk-Webportal, die noch nicht eingereicht worden ist:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben und wählen Sie die Ausgabe, die Sie bearbeiten möchten, durch Anklicken aus.
Klicken Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm auf eines der Ausgabendetails.
Alternativ können Sie Ihre Ausgabe auch löschen, indem Sie auf das Menü mit den drei Punkten klicken und die Option Löschen wählen. Auf dem nächsten Bildschirm aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung und klicken auf Löschen.
Bearbeiten und Löschen von eingereichten oder genehmigten Ausgaben
Bei der Einreichung von Ausgaben, d. h. bei der Beantragung der Genehmigung, Prüfung und Auszahlung, haben Sie vielleicht die falschen Daten angegeben oder es versäumt, ein optionales Detail hinzuzufügen.
In solchen Fällen können Sie Ausgaben, die Sie bereits eingereicht haben oder die bereits genehmigt wurden, bearbeiten, ohne darauf warten zu müssen, dass der Genehmigende sie ausdrücklich an Sie zurückschickt.
Die Rückgabe für die Bearbeitung der Ausgabe wird dem Prüfprotokoll hinzugefügt und kann über die Historie ansehen Option angesehen werden.
So aktualisieren Sie Ihre eingereichten oder genehmigten Ausgaben:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf die Registerkarte Ausgaben > Alle.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie sie anklicken.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Bearbeiten. Daraufhin wechselt die Ausgabe zurück auf die Registerkarte Abgeben.
Um die Ausgabe zu löschen, wählen Sie alternativ die Option Löschen. Markieren Sie im Bestätigungsdialog das Kontrollkästchen zur Bestätigung Ihrer Wahl und klicken Sie auf Löschen.
Wenn die Ausgabe von einigen oder allen erforderlichen Genehmigern genehmigt wurde:
Bestätigen Sie auf dem nächsten Bildschirm, dass Sie die Ausgabe bearbeiten möchten und klicken Sie auf Ausgabe bearbeiten.
Aktualisieren Sie die notwendigen Details.
Klicken Sie auf Senden.
Wenn die Ausgabe bereits eingereicht, aber noch nicht genehmigt wurde:
Sie werden zum Bildschirm mit den Ausgabendetails weitergeleitet. Aktualisieren Sie die erforderlichen Daten.
Klicken Sie auf Senden.
Bearbeiten und erneutes Einreichen oder Löschen von zurückgegebenen Ausgaben
Ihr Genehmiger hat möglicherweise eine Spesenanfrage zurückgeschickt, die Sie aktualisieren müssen. Sobald die Ausgabe zurückgegeben wurde, wird Payhawk Sie in der mobilen App und per E-Mail benachrichtigen.
Um Ihre zurückgegebenen Ausgaben zu bearbeiten und einzureichen oder sie ganz zu löschen, folgen Sie den gleichen Schritten wie in diesem Artikel beschrieben.