In den Ausgabenrichtlinien wird eine Reihe von Ausgabenlimits und erweiterten Kartenkontrollen definiert, die Sie den Karten der Mitarbeiter zuweisen können.
Eine Ausgabenrichtlinie erstellen
So erstellen Sie eine Ausgabenrichtlinie in Ihrem Unternehmen:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Karten > Richtlinien.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu. Wenn Sie noch keine Ausgabenrichtlinien festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Erste Richtlinie erstellen.
Geben Sie im nächsten Dialog folgende Informationen ein:
Geben Sie unter Richtlinienname einen Namen für Ihre Ausgabenrichtlinie ein.
Geben Sie unter Ausgabelimit das Kartenlimit für die Karten der Richtlinie an.
Legen Sie unter Wiederkehrend den Zeitraum für das Aufladen des Kartenbetrags fest – zum Beispiel ein monatlich wiederkehrendes Limit.
Legen Sie unter Limiteinstellungen die Modalitäten fest, nach denen die Karteninhaber im Rahmen der Ausgabenrichtlinie den Kartenbetrag ausgeben dürfen:
Wählen Sie Erhöhen auf , um die Mittelanforderung über Aufladezeiträume hinweg zu übertragen.
Wählen Sie Erhöhen um, um die verfügbaren Geldmittel auf der Karte über die Aufladezeiträume zu akkumulieren.
Wählen Sie Einstellen auf, um ein permanentes Limit für jeden Aufladezeitraum festzulegen.
Wählen Sie unter Mittelanforderungen aus dem Dropdown-Menü aus, ob zusätzliche Mittelanforderungen von Mitarbeitern im Rahmen der Ausgabenrichtlinie zugelassen oder ausgeschlossen werden sollen. Falls erlaubt, definieren Sie den Workflow für die Genehmigung.
Klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Bildschirm können Sie nun die erweiterten Kartenkontrollen für Ihre Ausgabenrichtlinie festlegen.
Kartenkontrollen für eine Ausgaberichtlinie konfigurieren
Nachdem Sie die Ausgabenlimits und die allgemeinen Kartenkontrollen für Ihre Ausgabenrichtlinie festgelegt haben, lassen sich nun auch die erweiterten Kartenkontrollen für die Richtlinie definieren:
Unter Erweiterte Kontrollen:
Online-Zahlungen – Aktivieren oder deaktivieren Sie Online-Zahlungen über die entsprechende Schaltfläche.
Bargeldabhebungen – Aktivieren oder deaktivieren Sie Bargeldabhebungen, indem Sie diese Option aktivieren bzw. deaktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, legen Sie fest, ob Abhebungen immer erlaubt sind oder nur auf Antrag des Karteninhabers im Rahmen der Richtlinie erlaubt werden sollen.
Tägliches Limit – Bestimmen Sie ein Tageslimit, indem Sie die entsprechende Schaltfläche aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, geben Sie den Betrag in das Eingabefeld ein.
Einzeltransaktionslimit – Bestimmen Sie ein Limit für einzelne Transaktionen, indem Sie die entsprechende Schaltfläche aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, geben Sie den Betrag in das Eingabefeld ein.
Land und Region – Legen Sie die Länder oder Regionen fest, in denen Sie Transaktionen mit den Karten unterbinden möchten, indem Sie die entsprechende Schaltfläche aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, wählen Sie die Orte aus, die Sie blockieren möchten.
Datum und Zeit – Legen Sie eine Zeitzone für die Ausgaben fest, indem Sie die entsprechende Schaltfläche aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, wählen Sie die jeweiligen Tage und Uhrzeiten aus.
Händlerkategorie – Erlauben Sie nur bestimmte Händlerkategorien, indem Sie die entsprechende Schaltfläche aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, wählen Sie die Kategorien aus der Dropdown-Liste aus.
Händler – Setzen Sie Händler auf die schwarze Liste, indem Sie die entsprechende Schaltfläche dafür aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, wählen Sie die Händler aus der Dropdown-Liste aus.
Karten mit automatischer Sperre – Aktivieren oder deaktivieren Sie die automatische Sperrung der Karte, indem Sie die entsprechende Schaltfläche aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie die Option einschalten, wählen Sie in der Dropdown-Liste die Anzahl der Tage aus, nach denen das System eine Ausgabe als verspätet behandelt. Im nächsten Feld geben Sie dann die Anzahl der verspäteten Ausgaben an, bei deren Erreichen die Karte des jeweiligen Karteninhabers automatisch gesperrt wird.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Eine Ausgabenrichtlinie bearbeiten
So können Sie eine bestehende Ausgabenrichtlinie in Ihrem Unternehmen bearbeiten:
Navigieren Sie zur Registerkarte Karten > Richtlinien.
Wählen Sie die Richtlinie, die Sie ändern möchten, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie im Feld Allgemeine Einstellungen Express auf Bearbeiten
Bearbeiten Sie die gewünschten Informationen und klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf Ja, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Kartenkontrollen für eine Ausgaberichtlinie bearbeiten
So bearbeiten Sie die vorhandenen erweiterten Kartenkontrollen:
Navigieren Sie zur Registerkarte Karten > Richtlinien.
Wählen Sie die gewünschte Richtlinie aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie im Feld Erweiterte Kontrollen auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Bearbeiten Sie die gewünschten Informationen und klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf Ja, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Eine Ausgabenrichtlinie löschen
So löschen Sie eine Ausgabenrichtlinie:
Navigieren Sie zur Registerkarte Karten > Richtlinien.
Wählen Sie die Richtlinie, die Sie löschen möchten, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option Löschen.
Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf Ja, um Ihre Auswahl zu bestätigen. Die entsprechenden Karten werden daher ihre individuellen Einstellungen anwenden.
