Hi!
Wir sind super begeistert Sie mit an Bord zu haben. In diesem Artikel lernen Sie wie Sie Ihre Teams mit Payhawk verwalten können.
Unten sehen Sie die Aktionen die Sie mit Ihrem Team durchführen können:
Laden Sie Ihre Teammitglieder ein. Sie können die Mitglieder in 3 verschiedenen Rollen zuteilen, Employee (Mitarbeiter), Accountant (Buchhalter), oder Administrator.
Wenn ein Mitglied Ihr Team verlässt können Sie diese Person ganz einfach von der Plattform löschen.
Wenn Sie ein Premium oder Enterprise Abo haben, können Sie Fund Requests (Geldanträge) aktivieren. Dies ist super nützlich für Reisende.
Bei einem Enterprise Abo können Sie auch Ausgabenrichtlinien erstellen. Mit dieser Funktion können Sie Karten unter einer Richtlinie gruppieren um gewisse Funktionen zu bestimmen wie wiederkehrende Limits, Geldautomatenabhebung, und approval chains (Genehmigungsketten) für Geldanträge. Somit können Sie mehrere Karten gleichzeitig kontrollieren und sparen sich Zeit.
Anpassung der Teams an die Bedürfnisse des Unternehmens
Bevor wir loslegen, lass uns kurz einen Blick darauf werfen, was und wie wir alles anpassen können.
In diesem Artikel schauen wir uns folgende Bereiche an
Teams aktivieren und deaktivieren
Einstellen von benutzerdefinierten Namen
Mitarbeitern erlauben, Teil mehrerer Teams zu sein
Teams als Label in Ausgaben zeigen
Wenn Sie auf das 'Settings' Menü gehen und Teams klicken, werden Sie einen Schalter für jede Einstellung sehen.
Team organization and management
Dieser Schalter erlaubt es Ihnen, die Teams Funktion zu benutzen, um Firmenstrukturen zu konfigurieren. Sie ist standardmäßig angeschaltet. Wenn Sie keine Teams benutzen, können Sie diese ruhig abschalten.
Erstellen eines benutzerdefinierten Namens
Wir wissen, dass jede Firma andere Namen benutzt, um Ihre Mitarbeiter zu organisieren. Deshalb können Sie Ihre eigenen Namen erstellen z.B. Cost Center, Projekt oder Abteilung.
Sobald Sie den Namen ändern wird es auf dem Ausgabenbildschirm als auch auf dem Dateiexport sichtbar sein.Mitarbeitern erlauben, Teil mehrerer Teams zu sein
Wenn in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter zu mehr als einem Team gehören können, müssen Sie diese Funktion aktivieren. Mehr darüber erfahren Sie hier
Teams als Label in Ausgaben zeigen
Wenn ein Mitglied eines Teams eine Ausgabe betätigt, wird der Name des Teams in der Ausgabe gezeigt.
Dieser Schalter wird es möglich machen, diese Informationen auf dem Ausgabenbildschirm und auf dem Export für Administrator und Buchhalter. Für Ausgaben eingereicht durch Mitarbeiter, die nicht an ein Team zugewiesen sind, können Administrator und Buchhalter trotzdem diese Ausgaben an Teams zuweisen (Im Bild unten zusehen).
Der Teamname sowie die externe ID wird sichtbar sein für jede Ausgabe im Datenexport, wenn dieser Schalter an ist.
Dieser Schalter ist standardmäßig ausgeschaltet. Also bitten wir Sie, diesen Schalter zu aktivieren, wenn diese Informationen relevant für Sie sind.
Mitarbeiter als Teil mehrerer Teams
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Teil von mehr als einem Team sind, können Sie dies jetzt in Payhawk einstellen.
Als Administrator können Sie dies in den Einstellungen "Settings --> Teams" einstellen, indem Sie den Schalter "Allow employees to be members of multiple teams" einschalten.
Dadurch wird die Option "Show Teams as a label in expenses" automatisch eingeschaltet, so dass Sie Informationen über das Team haben, zu dem die entsprechende Ausgabe gehört. Wenn ein Mitarbeiter zu mehr als einem Team gehört, sollte er/sie auch das Team für den entsprechenden Ausgabenantrag angeben.
Wenn Sie diese Option in den Einstellungen deaktivieren möchten, können Sie dies nur tun, wenn Sie die Teamstruktur so geändert haben, dass kein Mitarbeiter zu mehr als einem Team gehört.