Bestellungen sind ein grundlegender Bestandteil des durchgängigen Kreditorenbuchhaltungsprozesses innerhalb eines Unternehmens und helfen Unternehmen dabei, die Verwaltung ihrer Ressourcen und Beziehungen zu Lieferanten transparent zu gestalten.

Bestellungen sind Geschäftsdokumente, die von Ihrem Unternehmen (als Käufer) von Waren oder Dienstleistungen für einen Lieferanten (als Verkäufer) ausgestellt werden. Im Allgemeinen geben POs die Art, die Menge und den vereinbarten Preis für Produkte oder Dienstleistungen an, die der Lieferant Ihrem Unternehmen bereitstellt. Darüber hinaus hat jede Bestellung eine eindeutige PO-Nummer, die der Lieferant auf der darauffolgenden Rechnung an Sie vermerken muss.

Vor dem Anlegen einer Bestellung bei Payhawk reichen Mitarbeiter eine Beschaffungsanfrage ein, die dann gemäß den vordefinierten Genehmigungsworkflows des Unternehmens genehmigt wird. Nach Genehmigung der Beschaffungsanfrage wird die Bestellung automatisch erstellt und kann an den Lieferanten gesendet werden, um die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen anzufordern.

Für POs für Waren ist ein Liefernachweis in Form eines Wareneingangsscheins (Goods Received Note, GRN) oder Empfangsscheins erforderlich. Der Lieferant sendet dann eine Rechnung an den Käufer und fordert ihn zur Zahlung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen auf. Die Rechnung wird automatisch mit der Bestellung verknüpft, indem die PO-Nummer über die optische Zeichenerkennung (OCR) von Payhawk aus der Rechnung extrahiert wird.

Infolgedessen führt Payhawk automatisch einen 3-Wege-Abgleich durch, d. h. das System überprüft die Mengenangaben der Bestellung und des Empfangsscheins und dann den Nettobetrag auf der Bestellung und der Rechnung des Lieferanten auf Unstimmigkeiten, bevor die Zahlung ausgeführt wird.

POs, für die kein GRN erforderlich ist, lösen einen 2-Wege-Abgleich aus. Das Payhawk-System prüft automatisch den Nettobetrag auf der Bestellung und der Lieferantenrechnung.

Im Payhawk-System werden Mitarbeiter, die Beschaffungsanfragen erstellen können, als Antragsteller bezeichnet. Antragsteller können auch Beschaffungsanfragen löschen, die noch nicht zur Genehmigung verschickt wurden, Beschaffungsanfragen zur Genehmigung einreichen und Empfangsscheine zu POs hochladen.

Alle Mitarbeiter können Rechnungen hochladen und mit POs verknüpfen und Ausgaben zur Genehmigung einreichen.

Das Festlegen der Nummerierungskonvention, Unstimmigkeitenregeln, Beschaffungsanfrageegenehmigungen, Genehmigungsworkflows für Zahlungen und Ausgabenkategorien, die Empfangsscheine erfordern, wird von den Payhawk-Administratoren übernommen.

Um Beschaffungsanfragen in Payhawk zu erstellen, müssen Sie die folgenden Angaben machen:

In Payhawk können Sie Ihre Beschaffungsanfrage löschen, solange sie noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurde.

Nach deren Erstellung können Sie Ihre Beschaffungsanfrage zur Genehmigung einreichen. Die Genehmiger werden von Ihren Payhawk-Administratoren vordefiniert und erhalten die Anfrage über ihren Posteingang.

Genehmiger können die Beschaffungsanfrage genehmigen, für die Anforderung weiterer Einzelheiten an Sie zurücksenden, oder sie ablehnen und komplett löschen.

Wenn für Ihre Bestellung festgelegt wurde, dass für die von Ihnen angeforderten Artikel ein Empfangsschein erforderlich ist, können Sie den Empfangsschein für die teilweise oder vollständige Lieferung hochladen.

Wenn der Lieferant eine Rechnung für die entsprechenden Artikel oder Dienstleistungen ausstellt, können Sie sie hochladen, damit das Finanzteam die Zahlung später begleichen und verrechnen kann.

Wenn die PO-Nummer in der Rechnung enthalten ist, extrahiert Payhawk diese automatisch und verknüpft sie mit der Rechnung.