Bestellungen sind Geschäftsunterlagen, die von Ihrem Unternehmen (in der Funktion als Käufer) für Waren oder Dienstleistungen an einen Lieferanten (in der Funktion als Verkäufer) ausgestellt werden.
In der Regel enthalten Bestellungen Angaben zu Art, Menge und vereinbartem Preis der Produkte oder Dienstleistungen, die der Lieferant an Ihr Unternehmen liefern wird. Zusätzlich ist eine Bestellung mit einer eindeutigen Bestellnummer versehen, die der Lieferant auf der Rechnung, die Sie erhalten, angeben muss.
Arten von Bestellungen
Im Payhawk-System werden Mitarbeiter, die Kaufanfragen erstellen können, als Antragsteller bezeichnet. Als Antragssteller können Sie Folgendes erstellen:
Einmalige Bestellungen – Bestellungen für eine Reihe von Lieferungen, die vorläufig benötigt werden. Nach der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen wird die Bestellung abgeschlossen.
Wiederkehrende Beschaffungsanfragen – Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen regelmäßig benötigt, z. B. jeden Monat.
Anmerkungen zu Bestellungen
Die Payhawk-Administratoren Ihres Unternehmens haben unter Umständen Einstellungen für Bestellungen definiert, die sich auf Ihren Prozess als Antragsteller auswirken:
Nicht alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens können Bestellanfragen einreichen.
Einige der Waren erfordern möglicherweise einen Wareneingangsschein.
Abweichungsregeln werden für Situationen aufgestellt, bei denen die Lieferantenrechnung den Bestellbetrag übersteigt oder die erhaltene Menge der Artikel von der bestellten Menge abweicht. In solchen Fällen können bevollmächtigte Personen in Ihrem Unternehmen ergänzende Informationen anfordern, um den Sachverhalt zu klären.
Lebenszyklus von Bestellungen für Mitarbeiter
Jede Bestellung in Payhawk muss verschiedene Phasen durchlaufen. Zur Erstellung einer Bestellung reichen Mitarbeiter zunächst eine Bestellanfrage ein, die gemäß den vordefinierten Genehmigungsworkflows im Unternehmen genehmigt werden muss. Nach der Genehmigung der Bestellanfrage wird die Bestellung automatisch erstellt und kann dem Lieferanten mit der Bitte um Lieferung von Waren oder Dienstleistungen zugesandt werden.
Payhawk-Administratoren können darüber hinaus jeden Schritt im Lebenszyklus einer Bestellung in Ihrem Unternehmen konfigurieren. Sie können den verschiedenen Personen in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Rollen zuweisen. So müssen Bestellungen zum Beispiel nicht unbedingt einen Genehmigungsprozess durchlaufen.
Um mehr über die Besonderheiten des Lebenszyklus einer Bestellung und die auf jeder Registerkarte verfügbaren Aktionen zu erfahren, lesen Sie den Übersichtsartikel zu Bestellungen für Buchhalter.
Abgleich von Bestellpositionen mit verschiedenen Rechnungen oder Rechnungszeilen
Beim Anlegen von Bestellungen tragen Sie die angeforderten Waren oder Dienstleistungen als Bestellpositionen ein und geben deren Nettoeinzelpreise an. Danach werden die Ausgaben für diese Bestellung erstellt und die Ausgabenbelege hinzugefügt.
Wenn Sie eine Bestellung mit einer einzelnen Position haben, gleicht Payhawk die verknüpfte Rechnung automatisch mit dieser ab.
Wenn Sie eine Bestellung mit einer einzelnen Position und eine Rechnung mit 2 oder mehr Zeilen haben, gleicht Payhawk die Rechnung automatisch mit der Bestellung ab.
Wenn Sie eine Bestellung mit 2 oder mehr Positionen und eine Rechnung mit einer einzigen Position haben, dann müssen Sie die Bestellposition auswählen, die abgeglichen werden soll.
Bei einer Bestellung und einer Rechnung mit einer gleichen Anzahl von Positionen sollte die Rechnung in Positionen aufgeteilt werden. Dazu können Sie die Schnellaktion Aufteilen in [number] Positionen verwenden und die entsprechenden Positionen aus der Bestellung und der Rechnung automatisch abgleichen lassen. Außerdem können Sie die Beträge und Kategorisierungen der Rechnungspositionen hinzufügen.
Falls Sie eine Bestellung und eine Rechnung mit einer unterschiedlichen Anzahl von Positionen haben, sollten Sie die Bestellpositionen manuell mit den entsprechenden Rechnungszeilen abgleichen.
