Kaufen (Bestellungen) sind Geschäftsunterlagen, die von Ihrem Unternehmen (in der Funktion als Käufer) für Waren oder Dienstleistungen an einen Lieferanten (in der Funktion als Verkäufer) ausgestellt werden.
In der Regel enthalten Kaufen Angaben zu Art, Menge und vereinbartem Preis der Produkte oder Dienstleistungen, die der Lieferant an Ihr Unternehmen liefern wird. Zusätzlich ist eine Kaufe mit einer eindeutigen Bestellnummer versehen, die der Lieferant auf der Rechnung, die Sie erhalten, angeben muss.
Arten von Käufen
Im Payhawk-System werden Mitarbeiter, die Kaufanfragen erstellen können, als Antragsteller bezeichnet. Als Antragssteller können Sie Folgendes erstellen:
Einmalige Kaufe – Kaufen für eine Reihe von Lieferungen, die vorläufig benötigt werden. Nach der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen wird die Kaufe abgeschlossen.
Wiederkehrende Beschaffungsanfragen – Kaufen von Waren oder Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen regelmäßig benötigt, z. B. jeden Monat.
Anmerkungen zu Käufen
Payhawk-Administratoren in Ihrem Unternehmen haben unter Umständen Einstellungen für Käufe definiert, die sich auf Ihren Prozess als Antragsteller auswirken:
Nicht alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens können Bestellanfragen einreichen.
Einige der Waren erfordern möglicherweise einen Wareneingangsschein.
Abweichungsregeln werden für Situationen aufgestellt, bei denen die Lieferantenrechnung den Bestellbetrag übersteigt oder die erhaltene Menge der Artikel von der bestellten Menge abweicht. In solchen Fällen können bevollmächtigte Personen in Ihrem Unternehmen ergänzende Informationen anfordern, um den Sachverhalt zu klären.
Kaufphasen und -prozesse
Jeder Kauf in Payhawk durchläuft mehrere Phasen, die von befugten Mitarbeitern oder Rollen in Ihrem Unternehmen bearbeitet werden. Diese Phasen werden in den durch den Payhawk-Administrator Ihres Unternehmens konfigurierten Workflows bestimmt – z. B. lässt sich einstellen, dass Käufe keine Prüfungen oder Genehmigungen durchlaufen.
Zum kompletten Kauf-Lebenszyklus gehört Folgendes:
Käufe zur Genehmigung einreichen (erfolgt durch den Antragsteller über Registerkarte Einreichen).
Den Kauf überprüfen (ein optionaler Schritt; falls dies im Workflow enthalten ist, wird er durch auf Registerkarte Prüfen zugewiesene Prüfer durchgeführt).
Genehmigung des Kaufs (durch zugewiesene Genehmiger auf Registerkarte Genehmigen durchgeführt). Nachdem der Kauf genehmigt wurde, kann er an den Lieferanten geschickt werden, um die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen anzufordern.
Hinzufügen von Empfangsscheinen zum Kauf (kann von allen Mitarbeitern durchgeführt werden, die über die Registerkarte Empfangen oder Rechnung Zugriff auf den Kauf haben).
Hinzufügen von Rechnungen zum Kauf (kann von allen Mitarbeitern durchgeführt werden, die über die Registerkarte Empfangen oder Rechnung Zugriff auf den Kauf haben).
Bezahlen von Rechnungen (durch autorisierte Mitarbeiter oder Rollen im Unternehmen).
Schließen von Käufen (wird von Payhawk-Administratoren auf der Registerkarte Schließen durchgeführt).
Payhawk-Buchhalter und -Administratoren können genau wie zugewiesene Kaufprüfer auf alle Käufe zugreifen.
Weitere Einzelheiten zu den Kaufphasen, verfügbaren Aktionen, Rollen und Verantwortlichkeiten finden Sie im Überblick über Käufe für Buchhalter.
Abgleich von Bestellpositionen mit verschiedenen Rechnungen oder Rechnungszeilen
Beim Anlegen von Kaufen tragen Sie die angeforderten Waren oder Dienstleistungen als Bestellpositionen ein und geben deren Nettoeinzelpreise an. Danach werden die Ausgaben für diese Kaufe erstellt und die Ausgabenbelege hinzugefügt.
Wenn Sie eine Kaufe mit einer einzelnen Position haben, gleicht Payhawk die verknüpfte Rechnung automatisch mit dieser ab.
Wenn Sie eine Kaufe mit einer einzelnen Position und eine Rechnung mit 2 oder mehr Zeilen haben, gleicht Payhawk die Rechnung automatisch mit der Kaufe ab.
Wenn Sie eine Kaufe mit 2 oder mehr Positionen und eine Rechnung mit einer einzigen Position haben, dann müssen Sie die Bestellposition auswählen, die abgeglichen werden soll.
Bei einer Kaufe und einer Rechnung mit einer gleichen Anzahl von Positionen sollte die Rechnung in Positionen aufgeteilt werden. Dazu können Sie die Schnellaktion Aufteilen in [number] Positionen verwenden und die entsprechenden Positionen aus der Kaufe und der Rechnung automatisch abgleichen lassen. Außerdem können Sie die Beträge und Kategorisierungen der Rechnungspositionen hinzufügen.
Falls Sie eine Kaufe und eine Rechnung mit einer unterschiedlichen Anzahl von Positionen haben, sollten Sie die Bestellpositionen manuell mit den entsprechenden Rechnungszeilen abgleichen.
