Über die App Einstellungen > Einkäufe sowie die Registerkarten Allgemein, Empfangsschein und Regeln können Payhawk-Administratoren die Bestellungen für das Unternehmen konfigurieren.
Die Grundeinstellungen für Bestellungen konfigurieren
Zu den Grundeinstellungen gehören die Definition der Personen, die Beschaffungsanfragen zur Genehmigung einreichen können, sowie die Nummerierungskonvention, die auf die Bestellungen angewendet wird.
So legen Sie die Grundeinstellungen für die Bestellungen in Ihrem Unternehmen fest:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Einkäufe.
Auf der Registerkarte Allgemein:
Verwenden Sie im Abschnitt Rollen das Drop-down-Menü, um auszuwählen, wer in Ihrem Unternehmen Bestellungen zur Genehmigung einreichen kann.
Wählen Sie im Abschnitt Personalisierung das Nummernpräfix und das Format der automatisch generierten Nummer für die neu erstellten Bestellungen aus, z. B. PO-[automatisch generierte Nummer].
(Optional) Sie können die zentrale E-Mail-Adresse zur Rechnungsstellung definieren, die automatisch zur Bestellung hinzugefügt wird, damit der Lieferant die Rechnungen später an diese übermitteln kann.
(Optional) Sie können auch das Logo Ihres Unternehmens hinzufügen, das dann automatisch auf den Bestellungen angezeigt wird.
(Optional) Sie können auch zusätzliche Informationen in die Bestellungen aufnehmen. Schalten Sie die Schaltfläche Zusatzinformationen ein, geben Sie den Titel des Abschnitts ein und fügen Sie die Informationen hinzu, die in den Bestellungen sichtbar sein sollen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
Festlegen, welche Ausgabenkategorien Empfangsscheine erfordern
Sie können die Ausgabenkategorien definieren, für die Bestellungen einen Empfangsschein erfordern. Die Ausgabenkategorien, die Sie auf der Registerkarte Empfangsschein sehen können, entsprechen den Kategorien, die Sie via Einstellungen > Ausgaben-Felder definiert haben.
Weitere Informationen zum Verwalten Ihrer Ausgabenfelder in Payhawk finden Sie in den folgenden Artikeln:
Ist ein Empfangsschein für eine Ausgabenkategorie erforderlich, löst dies den 3-Wege-Abgleich für diese Kategorie aus und erfordert, dass das Finanzteam die Details auf die Bestellung, der Rechnung des Lieferanten und dem Empfangsschein überprüft, bevor die Zahlung ausgeführt wird.
So wählen Sie die Ausgabenkategorien aus, für die Bestellungen Empfangsscheine erfordern:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Einkäufe.
Auf der Registerkarte Empfangsbestätigung sehen Sie die definierten Ausgabenkategorien und Unterkategorien für Ihr Unternehmen. Markieren Sie diejenigen, für die ein Empfangsschein erforderlich sein soll.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
Hinweise zu Abweichungsregeln für Bestellungen
Ausgabenkategorien die so konfiguriert sind, dass Empfangsscheine für Bestellungen erforderlich sind, lösen einen 3-Wege-Abgleich (von Bestellung, Rechnung und Empfangsschein) aus, während Ausgabenkategorien, deren Bestellungen keine Empfangsscheine erfordern, einen 2-Wege-Abgleich (von Bestellung und Rechnung) auslösen.
Wenn Payhawk beim Abgleich eine Unstimmigkeit zwischen den Beträgen in den Dokumenten feststellt, löst das System für die Zahlung einen Genehmigungsprozess gemäß den vordefinierten Workflows für den mit Bestellungen verknüpften Ausgabentyp aus.
Um den Zahlungsprozess zu vereinfachen, können Sie mit Payhawk Unstimmigkeitenregeln für PO-bezogene Ausgabentypen definieren, die bestimmte Abweichungen in den Beträgen der Dokumente (Bestellung, Rechnung und Empfangsschein, falls erforderlich) zulassen.
Payhawk löst in den folgenden Fällen einen Workflow zur Genehmigung von Unstimmigkeiten aus:
Wenn der Rechnungsbetrag höher ist als der Betrag in die Bestellung und dabei den zulässigen Schwellenwert für zulässige Unstimmigkeiten überschreitet.
Wenn die Stückzahl der erhaltenen Artikel geringer ist als die gekaufte und auf dem Empfangsschein das Kontrollkästchen Ich erwarte keine weiteren Einheiten aktiviert ist.
Wenn mehr Artikel erhalten als gekauft wurden.
Unstimmigkeitenregeln können nur in der Währung Ihres Basiskontos definiert werden. Wenn Sie eine Bestellung zur Zahlung in einer anderen Währung erhalten, wendet Payhawk den aktuellen Wechselkurs an, um die Abweichung zu berechnen. Wenn Sie beispielsweise eine Unstimmigkeitenregel von 20 GBP definieren und eine Bestellung erhalten, die den genehmigten Betrag von 21 EUR überschreitet, wird keine Diskrepanz ausgelöst.
Unstimmigkeitenregeln für Bestellunge definieren
So definieren Sie Unstimmigkeitenregeln für Bestellungen:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Einkäufe.
Definieren Sie auf der Registerkarte Abweichungsregeln Folgendes:
Die Rollen oder Personen im Unternehmen, die in der Lage sind, Zahlungen für Unstimmigkeiten zu genehmigen (zu initiieren), indem sie auf den Link Workflowkonfiguration klicken. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Festlegen von Workflows für Ausgabentypen mit Bestellung-Bezug.
Unter Betragsdiskrepanz können Sie einen Prozentsatz und/oder einen bestimmten Betrag festlegen, der als akzeptabler Schwellenwert toleriert wird.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
Wenn eine Mengenunstimmigkeit vorliegt, wird die Toleranz für Betragsunstimmigkeiten ignoriert.
