In diesem Artikel finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit Anfragen und Bestellungen in Payhawk.
Können Mitarbeitende die Payhawk-Beleg-Mailbox für mit Anfragen verknüpfte Rechnungen verwenden?
Wenn eine Rechnung die Nummer der Anfrage enthält und an die Payhawk-Beleg-Mailbox gesendet wird, um bezahlt oder unbezahlte Ausgaben gesendet wird, extrahiert die optische Zeichenerkennung (OCR) von Payhawk die Daten und verknüpft die Rechnung automatisch mit der entsprechenden Anfrage.
Wenn die Nummer der Anfrage aus irgendeinem Grund nicht gelesen werden kann, müssen Sie die Rechnung manuell mit der Anfrage verknüpfen.
Können Anfragende Genehmigungsanfragen einreichen, wenn der Lieferant noch nicht ausgewählt wurde?
Ja. Der vorgesehene Prozess in Payhawk sieht vor, dass der Lieferant erstellt und zur Anfrage hinzugefügt werden muss, bevor diese genehmigt wird.
Kann ein Anfragender bei der Erstellung einer Anfrage einen Lieferanten zuweisen, der nicht in Payhawk vorhanden ist?
Nein. Der Lieferant muss zunächst über die Lieferant-App von einem Payhawk Administrator im System angelegt werden. Weitere Informationen zur Erstellung von Lieferanten finden Sie im FAQ-Artikel zu Lieferanten.
Kann die Anfrage-ID für die Ausgabe automatisch vom System extrahiert werden?
Ja, die optische Zeichenerkennung (OCR) von Payhawk extrahiert automatisch die ID und/oder die Bestellnummer, wenn sie in der hochgeladenen Rechnung enthalten ist.
Können Payhawk Administratoren eine Anfrage löschen, nachdem sie genehmigt wurde?
Anfragen können manuell vom Anfragenden oder von Payhawk-Buchhaltern und -Administratoren geschlossen werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Thema Anfragen schließen.
Müssen die Mitarbeitenden, die nicht eingereichte Anfragen löschen können, Payhawk Administratoren sein?
Nein. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über Bearbeiten und Löschen von Anfragen.
Kann Payhawk mehrere Rechnungen mit einer einzigen Anfrage abgleichen?
Ja.
Kann Payhawk eine Rechnung mehreren Anfragen zuordnen?
Nein. Wenn sich eine Rechnung auf zwei getrennte Anfragen bezieht, müssen Sie die Rechnung zweimal hochladen und jede Kopie der entsprechenden Anfrage zuordnen, wobei Sie nur die relevanten Posten in jeder Anfrage angeben.
Unterstützt Payhawk einen 3-Wege-Abgleich?
Ja. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt über das Zwei- und Drei-Wege-Abrechnungsverfahren bei Payhawk vor der Zahlung.
Wie können Benutzer konfigurieren, welche Kategorien von Anfragen eine Empfangsbestätigung erfordern?
Kunden können die Kategorien, für die eine Empfangsbestätigung erforderlich ist, unter Einstellungen > Anfragen > Empfangsbestätigung auswählen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über das Festlegen der Ausgabenkategorien, für die Empfangsbestätigungen für Anfragen erforderlich sind.
Kann Payhawk Abweichungen automatisch erkennen?
Ja. Payhawk gleicht hochgeladene Empfangsbestätigungen und Rechnungen automatisch mit Anfragen ab und benachrichtigt Sie bei Mengen- und/oder Preisabweichungen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Festlegung von Schwellenwerten für Abweichungen bei Anfragen.
Wie können Benutzer die Schwellenwerte für Abweichungen und Workflows definieren?
Sie können Schwellenwerte für Abweichungen auf der Registerkarte Einstellungen > Anfragen > Regeln festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Festlegung von Schwellenwerten für Abweichungen bei Anfragen.
Gleichzeitig können Sie unter Einstellungen > Workflows > Ausgabentypen > Rechnung benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows für den Fall von Abweichungen festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Definition von Workflows für Rechnungszahlungen mit Anfragen.
Wie können Benutzer festlegen, wer Bestellungen einreichen darf?
Benutzer können unter Einstellungen > Anfragen > Bestellungen festlegen, wer Anfragen einreichen darf.
Können Benutzer eine benutzerdefinierte Nummerierung und ein Präfix für Bestellungen festlegen?
Ja. Sie können die Daten unter Einstellungen; Anfragen > Bestellungen > Anpassung anpassen.
Können Benutzer eine zentrale Rechnungs-E-Mail-Adresse für Bestellungen festlegen, an die die eingehenden Rechnungen gesendet werden?
Ja. Sie können die E-Mail-Adresse im Feld Einstellungen; Anfragen; Allgemein; Anpassung; Zentrale Rechnungsadresse einstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über Konfiguration der Grundeinstellungen für Anfragen.
Kann eine Anfrage von mehreren Personen genehmigt werden?
Ja. Sie können die Workflows für die Genehmigung von Anfragen in der App Einstellungen > Workflows > Anfragen anpassen. Dort können Sie eine bestimmte Rolle festlegen, z. B. „Payhawk Buchhalter“ oder „Administrator“; eine Person, wie beispielsweise einen Teammanager oder einen Manager eines benutzerdefinierten Ausgabenfeldes, oder einen betragsbasierten benutzerdefinierten Genehmigungsworkflow auswählen.
Was sind die Schritte im Lebenszyklus einer Anfrage?
Einreichen - Die Anfrage wurde nicht eingereicht oder an den Mitarbeitenden zurückgesandt.
Überprüfung - Die Anfrage wurde eingereicht, aber nicht überprüft, oder er wurde zur Überprüfung zurückgeschickt.
Genehmigen - Die Anfrage wurde geprüft, aber noch nicht genehmigt.
Empfangen - Die Anfrage ist genehmigt, aber noch nicht vollständig eingegangen.
Rechnung - Alle Posten sind vollständig eingegangen, aber die Anfrage ist noch nicht fakturiert.
Bezahlen - Alle Posten sind vollständig eingegangen und in Rechnung gestellt, aber eine oder mehrere Rechnungen sind noch nicht bezahlt.
Schließen - Alle Posten sind eingegangen und in Rechnung gestellt, jedoch ist die Anfrage noch nicht abgeschlossen.
Alle Einzelheiten finden Sie im Lebenszyklus von Anfragen bei Payhawk.
Können Benutzer eine bereits genehmigte Anfrage archivieren oder löschen?
Sie können die Anfrage nicht löschen, aber Sie können sie schließen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.
Kann Payhawk Berichte für Anfragen auf der Grundlage bestimmter Kriterien erstellen?
Ja. Um Anfragen nach bestimmten Kriterien zu filtern, gehen Sie zur App Anfragen und wählen Sie die gewünschten Filter.
Sind die erstellten Anfragen mit der ERP- oder Buchhaltungssoftware des Unternehmens verknüpft?
Nein.
Kann eine geschlossene Anfrage wieder geöffnet werden?
Ja, eine Anfrage kann von jeder Person wieder geöffnet werden, die auch die Berechtigung hat, sie zu schließen. Dies umfasst alle Benutzer, die die Anfrage in Payhawk einsehen können: den Eigentümer und Prüfer der Anfrage, den Teammanager des Eigentümers der Anfrage sowie die Buchhalter und Administratoren von Payhawk in Ihrem Unternehmen.